Конспект лекция по "Делопроизводству"

 

 

Тема 1. ПРЕДМЕТ  ТА ЗАВДАННЯ КУРСУ.

ОСНОВНІ ТЕРМІНИ 

 

1. Організація  діловодства та його особливості 
2. Значення діловодства 
3. Нормативно-правова база діловодства 
4. Правове регулювання процесів створення і функціонування документів 
5. Процеси обсягу документообігу та його вимоги 
6. 3 історії діловодства України 

 

 

 

Нині підвищення рівня  організації та ефективності управлінської  роботи залежить від того, наскільки  раціонально поставлене діловодство  в установах, організаціях, закладах та інших органах, наскільки правильно  та грамотно встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між державами, установами, організаціями, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Від того, наскільки  правильно складений та оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить від ведення  діловодства.

Діловодство — це галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи. Документування й організацію роботи з документами, тобто весь процес із часу створення документа і до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство.

Термін «діловодство»  в усному мовленні з'явився у XVII ст. й означає сам процес вирішення справи — «діло (справу) вирішувати». Оскільки при вирішенні будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуті домовленості, прийняте рішення, уже в XVI ст. вживається слово «діло» як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше слово «діло (справа)» зафіксоване в документах у 1584 р.

Отже, діловодство — це галузь ведення службових і ділових документів, що полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів усередині установи. Діловодство має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства здебільшого залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності.

В усі часи діловодство  було важливою ділянкою державної діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль і навіть ділова мова.

Нині діловодство в  установах частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби — управління справами, канцелярії чи секретаріати. Загальне керівництво роботою служб  діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов'язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства  охоплюють документування управлінської  діяльності установ, що здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до актів законодавства.

Діловодство включає правила  складання текстів та оформлення службових документів установленої форми на бланках установи (крім деяких внутрішніх документів) за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен  мати обов'язкові реквізити.

Окремий порядок і правила  ведення встановлені для діловодства  за зверненнями громадян в органах  державної влади і місцевого  самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно  від форм власності, у засобах  масової інформації. За окремим порядком здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Відповідно до статті 11 Закону «Про мови в Українській РСР» мова роботи діловодства і документації, а також взаємовідносини державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ і організацій ведеться українською мовою. 

 

1. Організація  діловодства та його особливості  

 

Діловодство — це діяльність апарату управління, що охоплює питання створення документів (тобто документування) та організації роботи з документами у процесі здійснення ним управлінських функцій.

Діловодство є важливою складовою  роботи кожної установи, у процесі  якого беруть участь усі працівники установи: одні створюють документи, інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у  своїй практичній діяльності. Від  правильної організації діловодства  залежить успіх діяльності органів  державної влади, а також суб'єктів  господарської та іншої діяльності.

Організація діловодства  умовно поділяється на дві частини:

1) забезпечення своєчасного  і грамотного створення документів (документування);

2) організація роботи  з документами: одержання —  обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Особливості сучасного діловодства  полягають насамперед у переведенні  його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних  стандартів у цій галузі.

Як сам процес створення  документів, так і організація  роботи з ними завжди регламентуються  спеціальними законодавчо-нормативними і нормативно-методичними актами, що регулюють ведення діловодства.

Діловодство пов'язане з  різними сторонами управлінської  діяльності і має загальний характер для органів управління, ведеться у будь-якому апараті управління.  

 

Діловодство поділяється на:

а) адміністративне (загальне), що систематизує службові документи  управлінського характеру: акти управління, службові й доповідні записки, зведення, протоколи, огляди, звіти, довідки, службові листи, характеристики, накази, розпорядження, протоколи, доручення тощо;

б) спеціальне, що систематизує спеціальні документи: правоохоронні, митні, податкові, судові, нотаріальні, бухгалтерські, комерційні тощо.

Діловодство здійснюється за такими основними напрямами:

1)  скорочення документопотоків (вхідного, вихідного, внутрішнього) на основі уніфікації та стандартизації видів форм типових текстів документів.

Примітка: уніфікація та стандартизація є основним напрямом удосконалення  документації.

Уніфікація документів полягає в установленні однакового складу і форм управлінських документів, які фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.

Стандартизація — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості; це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється певний зразок. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом. Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості документа, що створюється;

2)  раціоналізація праці щодо діловодства в апараті управління; підвищення його ефективності;

3) удосконалення контролю  за виконанням документів, що  забезпечує своєчасне та якісне  виконання приписів і доручень, які в них містяться.

Дотримання стандартів з  діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Оволодіння прийомами раціональної роботи з документами дає змогу  скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений  і належним чином оформлений документ — це свідчення високої культури виконавця.

Основними елементами діловодства  є письмові документи та документування.

Документування — це сам процес створення документів; це регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юридичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленими правовими актами чи виробленими традицією. Результатом документування є документ — зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що має юридичну силу.

Юридична сила — це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного виду документів комплексом реквізитів — обов'язкових елементів укладання документів.

Нині потреба документування інформації визначена Законом України  «Про інформацію», де зазначено, що документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в порядку, встановленому органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів.

Завданням практичного працівника-юриста є дотримання правил діловодства  при створенні будь-яких документів.  

 

2. Значення діловодства  

 

Передусім, значення діловодства  для суспільства полягає в  тому, що з його допомогою відображаються взаємовідносини, які виникають  у процесі фіксування їх службового та приватного характеру між юридичними та фізичними особами у повсякденному  житті.

Особливо велике значення має діловодство у здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести  резолюцію — це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання  є головною ланкою в організації  роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена організація  діловодства передбачає відповідний  контроль за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити  допущені помилки, уникнути їх у майбутньому  та надає роботі структури конкретності й оперативності.

Нині, коли перед державою та суспільством постало багато нових  завдань і значно зріс обсяг інформації, стали жорсткішими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання  та доведення до виконавців. Тому найважливішим  напрямом покращення діловодства є  повна автоматизація і комп'ютеризація ділових процесів, застосування новітніх засобів та технологій. Це допоможе зекономити час та зусилля на малопродуктивну  ручну працю, пошуки необхідних матеріалів.  

 

3. Нормативно-правова  база діловодства 

 

Діловодство відіграє важливу  роль у праводіловій сфері, що залежить як від технічного оснащення, так і від документаційного чинника. Тому нині надзвичайно важливим є вдосконалення його системи.

Роботу з документами  у праводіловій сфері України регулює нормативна база, завдяки якій визначаються та регламентуються процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення їх та до здачі в архів.

Нормативно-правова  база діловодства — це сукупність законів, нормативних актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у діяльності установи, а також ті, що регламентують роботу діловодства — її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо. Вона включає:

—  законодавчі акти України у сфері інформації та документації;

— укази і розпорядження  Президента України, що регламентують  питання документаційного забезпечення на найвищому рівні;

—  правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств тощо);

—  методичні документи з діловодства установ, організацій, підприємств;

— державні стандарти;

— уніфіковані системи  документації;

— Державну систему документаційного забезпечення управління, основні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. 

 

4. Правове регулювання  процесів створення і функціонування  документів 

 

Правове регулювання процесів створення і функціонування документів здійснюють:

1) Закон про  мови в Українській РСР (1989 p.), стаття 10 якого закріплює українську мову в актах найвищих органів державної влади, які приймаються і публікуються в державі. Написи на печатках, штампах, офіційних бланках державних, партійних і громадських установ та організацій в Україні виконуються українською мовою.

Стаття 11 зазначає, що мовою  роботи, діловодства і документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ і організацій є українська мова.

У випадках, передбачених частиною 2 статті 3 цього Закону, мовою роботи, діловодства та документації нарівні  з українською мовою може бути і національна мова більшості  населення тієї чи іншої місцевості, а у випадках, передбачених у частині 3 цієї ж статті, — мова, прийнятна  для населення даної місцевості;

2) Закон України  «Про інформацію» (1992 р.) закріплює право громадян України на інформацію, закладає правові основи інформаційної діяльності, затверджує інформаційний суверенітет держави і визначає правові форми міжнародного співробітництва у сфері інформації.

Закон зазначає, що суб'єктами інформаційних відносин є: громадяни  України, юридичні особи і держава. Закон встановлює основні види інформації: статистичну, масову, правову, інформацію про діяльність державних органів  влади, органів місцевого та регіонального  самоуправління, інформацію про особу  тощо. Також Закон встановлює режим  доступу до інформації (доступ до відкритої  інформації, до інформації з обмеженим  доступом, доступ громадян до інформації про них); право власності на інформацію; охорону права на інформацію, відповідальність за порушення законодавства про  інформацію тощо.