Контрольная работа по дисциплине «ДОУ»

Авиационный колледж ФГБОУ ВПО РГАТУ им. П.А.Соловьева

заочное отделение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа, вариант № 8

по дисциплине «ДОУ»

по специальности  «Экономика и бух. Учет»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил  студент гр. зП-8

(шифр группы)

__________________________

(Фамилия, Имя, Отчество)

 

 

Проверил  преподаватель______

___________________________

(Ф.И.О. преподавателя)

 

 

 

г. Рыбинск

2012г.

 

Содержание:

 

1. Унификация…………………………………………………………………………………..3
2. Номенклатура дел…………………………………………………………………………….6
3. Оперативное хранение документов…………………………………………………………9
4. Оформить приказ о приеме Вас на работу…………………………………………………12
5. Бланк общего вида

Составить бланк общего вида для организации: : Министерство по налогам и сборам России, Инспекция МПС России по г.Рыбинску, Ярославская обл., г.Рыбинск, ул.Крестовая 54, каб. 210, тел. 21-01-74. ОКПО 111781, ОГРН 2123400780772, ИНН/КПП 410833187 / 691241028……………………………………………………………………………………..13

6. Источники…………………………………………………………………………………….15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Унификация.

 

Приведение документов к  оптимальному единообразию по составу  и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

 

В состав УСД входят:

- УС организационно-распорядительной  документации;

- УС банковской документации;

- УС финансово-учетной  и отчетной бухгалтерской документации  бюджетных учреждений и организаций;

- УС отчетно-статистической  документации;

- УС учетной и отчетной  бухгалтерской документации предприятия;

- УС документации по  труду;

- УС документации пенсионного  фонда;

- УС внешнеторговой документации.

 

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых  в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется  набором функций, которые она  выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой  организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция  реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации ГОСТ Р 51141 -98.

Системы документации могут  быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих  видов деятельности и отражение  их специфики. Например, в систему  документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации  присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются  решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так  важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Работа по унификации документов включает:

1. разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за определенные системы документации;
2. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках региональных и отраслевых УСД;
3. ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
4. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
5. разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Кирсанова М.В. Документационное обеспечение управления.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной  унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют  обязательный характер в пределах сферы  его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

 

Способы унификации текстов  документов

Тексты документов оформляют  в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур Унифицированная система  организационно-распорядительной документации: государственный стандарт.

Трафарет - способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для переменной. В такой форме создают приказы, заявления.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. В УСОРД анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация - в заголовках граф и боковике, а переменная -- на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.

Принципы унификации документов:

- Унификация от общего  к частному. Заключается в построении  формуляра образца документа  для конкретной системы документации  и установлении на его основе  состава реквизитов для данной  системы документации, отдельных  видов документов, конкретного документа;

- Единообразие форм документов  и правил их построения, составления,  оформления. Обеспечивают путём  максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- Комплексность унификации. При её проведении должны быть  предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- Информативность. Означает  включение в документы только  тех реквизитов, которые нужны  для решения конкретных задач,  поиска и подтверждения юридической  силы документа;

- Сокращение числа видов  документов. Достигают за счёт  совершенствования методов управления, например, при повсеместном применении  организационной техники;

- Стабильность требований  к документам. Зафиксировано в  государственных и отраслевых  стандартах;

- Сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико-экономической информации;

- Экономичность. Достигают  за счет обоснованного включения  документов в систему документации, широкого применения бланков,  рациональной компоновки форм  документов, установления оптимального объема реквизитов

Этапы унификации текстов  документов

1) Определение критериев  отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих  критериям, составление на них  аннотаций;

2) Выбор последовательности  расположения компонентов текста  в соответствии с назначением  служебного документа -- с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;

3) Предварительная унификация  стилистических средств текста;

4) Формирование окончательного  варианта унифицированного содержания  документа.

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста документа (форму документа) помещают в альбом унифицированных форм документов организации  и (или) в банк унифицированных форм ЭД.

В дальнейшем унифицированные  формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов. Содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утверждённые, а также корректируют действующие.

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава  и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Номенклатура дел.

 

Наличие номенклатуры дел  в каждой организации обязательно. Она используется как схема распределения и группировки неполных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотека исполненные документы. Номенклатура дел является основным документом в делопроизводстве и архиве организации для временного хранения (до 10 лет). Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Номенклатура дел как  один из основных инструментов организации  делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в  процессе деятельности организации;

- раздельная группировка  в дела документов постоянного  и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая  формулировка заголовка дела, которая  полностью отражает состав и  содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;