Личное дело работника

Содержание 

Введение______________________________________________________3стр.

1. Личное дело, его назначение_____________________________4 стр.
2. Порядок формирования личных дел сотрудников___________6 стр.
3. Составить внутреннюю опись документов личного дела______14 стр.

Заключение_______________________________________________15 стр.

Список  используемой литературы_____________________________16 стр.

ПРИЛОЖЕНИЕ1___________________________________________17 стр.

ПРИЛОЖЕНИЕ2__________________________________________18 стр. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение. 

    Современные условия развития экономики и  конкуренции на рынке диктуют  свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой  компании в первую очередь зависит  от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

    Однако  особое внимание следует уделять  именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

    Личные  дела ведутся по желанию организации  и учитываются как документы  «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. [1]

    Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного  обеспечения работы с персоналом.

    Целью данной работы является разобрать для чего необходимо вести личное дело работника. Для этого разберем, из чего состоит личное дело сотрудника.

1. Личное дело, его назначение.

 

    Основным  документом персонального учета  работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

    В состав личного дела должны входить  следующие документы:

    - опись документов, имеющихся в личном деле;

    - анкета;

    - личное заявление о приеме  на работу (в конце трудовой  деятельности -- об увольнении);

    - личный листок по учету кадров  с наклеенной на него фотографией  размером 4 х 6 см (фотографии обновляются  при достижении возраста 25 и 45 лет);

    - автобиография;

    - копии документов об образовании,  присвоении ученой степени, ученого  звания;

    - характеристики;

    - копии приказов о приеме (в  дальнейшем о переводе, увольнении);

    - трудовой договор;

    - карточки учета поощрений и  взысканий;

    - материалы аттестации;

    - представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении  на учебу;

    - копии наградных листов и представлений  к присвоению почетных званий;

    другие  документы, характеризующие работника.

    При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года.

    В личные дела не должны входить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. [2, с. 186]

    Личное  дело заводят после издания приказа  о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    

2. Порядок формирования личных дел сотрудников.

 

    Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

    Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел  работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

    Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления  на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в  хронологической последовательности.

    Личное  дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

    Автобиография.

    Автобиография - это самостоятельное описание жизни человека. К этому определению нужно добавить еще одну составляющую - это вольное, свободное описание. Многие известные книги и литературные произведения - настоящие образцы автобиографии.

    Составляется  автобиография на чистом листе, где  нет никаких подсказок (граф, вопросов, пр.). Поэтому человек, не будучи связан какими-либо «регуляторами», самостоятельно описывает свою жизнь. Отличительной  чертой автобиографии является то, что сведения указываются в хронологическом порядке.

    Основными блоками информации в автобиографии, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе:

    Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения. Раньше в автобиографии было принято  указывать социальный статус родителей, например «в семье интеллигентов (рабочих, крестьян)». Сейчас человек младше 50 лет так уже не напишет - исчезла необходимость в указании социального класса. Но потребность в сведениях о родителях не исчезла, поэтому сразу после указания фамилии, имени, отчества, дате и месте своего рождения логично указать эти сведения.

    Полученное  образование (какие образовательные  учреждения, периоды, результаты). Если составитель автобиографии окончил  школу с медалью, и он считает  эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях.

    После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д.). Если какое-то учебное заведение  не закончено -- указывается причина. О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, как правило, желающих писать нет. Совсем другое дело, если отчисление носит «личный», а то и «политический» характер, например: «Из института был отчислен в 1978 году со второго курса за «антисоветские выступления». Поскольку обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (на таких-то предприятиях, в такие-то периоды, в такой-то должности или по такой-то профессии).

    Трудовая  деятельность. Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации  начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой  профессии.

    Если  на одном предприятии составитель автобиографии работал длительное время и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д.

    При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание «автобиографа» на причины увольнений, перемещений  и смены профессии. Указанные  блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь -- это изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).

    Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. Нелишними будут и сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях; на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы и т.д.

    Информация  о поощрениях и наградах в автобиографии, как правило, раскрывается составителем более полно, чем в других документах. Если при заполнении анкеты человек ограничен графами и вопросами, то здесь у него нет четких регуляторов. Поэтому чаще всего, читая в автобиографии сведения о поощрениях и наградах, чувствуется, что их писали с гордостью, осознавая значимость своего вклада в общественную и трудовую жизнь.

    В конце автобиографии указываются  паспортные данные, домашний адрес  и телефон, дата составления автобиографии, а также проставляется подпись  составителя. Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Автобиография заполняется от руки разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. В автобиографии не допускаются исправления и помарки.

    Окончательный вариант автобиографии помещается в личное дело. Но не следует забывать о ней навсегда. Произошедшие изменения  в автобиографии составителя  за время работы на предприятии, отражаются в отдельном документе-приложении, так называемом «Дополнении к автобиографии». Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».

    Резюме.

    Резюме - документ, содержащий информацию о  навыках, опыте работы, образовании  и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма  на работу.

    Существует  несколько основных форматов резюме: хронологический, функциональный и смешанный.

    В хронологическом резюме опыт работы указан в строго хронологическом  порядке (предпочтительнее использовать обратный хронологический порядок). В функциональном резюме больший  акцент делается на полученных навыках, а не на перечислении мест работы. Этот формат предпочтительнее использовать, если карьера развивалась не по прямой восходящей линии: например, вы были сначала программистом, потом продавцом-консультантом, потом некоторое время безработным, потом снова программистом, руководителем группы программистов и наконец руководителем проекта. Если опыт работы в торговле не имеет отношения к вашей предполагаемой новой работе, не следует делать на нём акцент в резюме.