Обработка входящей, исходящей и внутренней документации

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

Внутри дела документы  должны быть расположены так, чтобы  они по своему содержанию последовательно  освещали определенные вопросы. При  этом документы располагаются в  хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие  – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих  правил:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5. Номенклатура дел

Совершенствование работы управленческого  аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования  и хранения документов, в том числе  и от систематизации и классификации  документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация  документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Специальным классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими  словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением  не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций  и структуры организации разрабатывается  новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел  может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

6. Подготовка документов к архивному хранению

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки  и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или  уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующим  архивным законодательством. Отбор  документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном  просмотре дел постоянного срока  хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.

2. Обработка входящей, исходящей и внутренней документации

Документы, поступившие в организацию, в  том числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию  и направляются на рассмотрение руководству  или передаются исполнителям. Первичная  обработка поступающих документов заключается в проверке целостности  упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта  поступления документов. При обнаружении  повреждения, отсутствия документов или  приложений к ним об этом сообщается отправителю.

Ошибочно  посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему  адресату. Все конверты и бандероли  за исключением адресованных "лично", должны вскрываться. Обработанные документы  передаются по назначению по мере их поступления  в течение всего рабочего дня. Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения  поступивших документов, не требующих  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям, и  осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения  обязанностей и функций. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно  структурным подразделениям или  работающим в них должностным  лицам. Документы, которые исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При  необходимости безотлагательного  исполнения поступившего документа  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством. Регистрация  документов производится с целью  обеспечения учета, контроля и поиска документов. Вся поступающая корреспонденция  сортируется на регистрируемые и  нерегистрируемые документы. Регистрации  не подлежат:

• документы, присланные в копии для сведения;
• телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
• месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
• плановые документы;
• извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;
• статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);
• сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;
• поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);
• рекламные материалы, плакаты.

Нерегистрируемые  документы передаются в структурные  подразделения по принадлежности. Входящие документы регистрируются в день поступления. Документы регистрируются в учреждении один раз. При передаче зарегистрированного документа  из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Документы  требующие обязательного рассмотрения руководства, регистрируются в Общем  отделе Департамента по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии); поступающие непосредственно в  структурные подразделения документы  регистрируются секретарем подразделения  Если поступивший документ является на запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, секретарь  обязан подобрать переписку по данному  вопросу. На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный  штамп с указанием даты и порядкового  номера. После регистрации документы  докладываются руководителю или  исполняющему обязанности заместителю. Документы должны передаваться руководству  организации или в структурные  подразделения в день поступления. Рассмотрения документов руководством должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы  более чем на одни сутки. Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя  и должностных лиц, участвующих  в работе с документом. Резолюция  подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции  первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей. Резолюция  должна проставляться непосредственно  на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном  для подшивки документа в дело. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие  резолюции необходимо, когда в  них детализируется порядок исполнения документа. Изменить резолюцию имеет  право только руководитель, наложивший её. Резолюция полностью переносится  в регистрационно-контрольные формы.  Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями или должностными лицами, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Копии с документа снимаются при необходимости быстрого ознакомлении с документом большого числа исполнителей. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.