Оформление распорядительных документов

       Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

       Контроль  исполнения порученного задания  является одной из функций управления. В контроле можно выделить: контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

       Контроль  над сроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления.

       Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

       Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

       Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт (инспектор по контролю) ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.

       Суть  предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

       Срок  исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока.

       Что касается итогового контроля, то к  нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составления раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

       В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.

       Постановка  документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения»

       Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы  документационного обеспечения управления организации в целом.

 

4. Индексация  документов

      Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место постановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит 10) и регистрационных карточках.

      Основу  индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает:

      01 - индекс структурного подразделения;

      05 - номер дела по номенклатуре;

      89 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

      Инициативные  и ответные документы имеют один индекс, который присваивается к инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

      Исключение  составляют индексы распорядительных документов, протоколов, а в отдельных случаях - предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.

      К индексам приказов по личному составу  допускается добавление буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

      Порядковый  регистрационный номер присваивается  начиная с номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

 

5. Формирование  дел

  При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

           Основанием для  группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

            При формировании  документов в дела по предметно-вопросному  признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

           Авторский признак  предполагает группировку в дела документов одного автора.

           Для группировки  переписки  используется корреспондентский  признак.  При этом в заголовке  дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

           Объединение в одном  деле документов нескольких корреспондентов  осуществляется по географическому  признаку (н-р: “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

           Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (н-р: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия  и квартальных вложениях”).

           Планово-отчетные документы  группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

           Дела формируются  в соответствии с номенклатурой  дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

           При формировании дел  необходимо учитывать следующие требования :

     документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

     подлинники  оделять от копий;

     годовые планы и отчеты - от квартальных  и месячных;

     утвержденные  документы - от их проектов;

     включать  в дело по одному экземпляру каждого документа.

           Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

           В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

           Приложения  к  документам, независимо от даты их утверждения  или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

           Документы, помещенные в дело, должны иметь: подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

           Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом  порядке идут документы, возникающие  по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

           Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, , положения, инструкции, утвержденные  распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

           Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

           Приказы по личному  составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

           Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо  от времени их составления или даты поступления.

           Лицевые счета сотрудников  предприятия по заработной плате  группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

           Протоколы заседаний  Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

           Переписка группируется за календарный год и систематизируется  в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.

           Обзоры, докладные  записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

 

6. Подготовка  документов к архивному  хранению

 

           Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

           Для долговременного  хранения документов создается архив  предприятия.

           Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

           В задачи архива входят:

• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
• информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

           Специалистами установлен оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве - 3  года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

           Для определения  сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения  не предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

           Определение конкретных сроков хранения документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.

           При использовании  Перечня необходимо учитывать, что  все организации, предприятия разделены на 2 группы:

     1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.