Оформление распорядительных документов

     2. Предприятия, организации вспомогательных  органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

           Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел  предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

           По документам сроки  хранения которых не предусмотрены  Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

           При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.

           К документам долговременного  хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.)

           Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать , что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

           Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2  группы:

• дела по личному составу;
• дела по основной (производственной )деятельности.

           На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.  В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

           На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

           Акты и описи  составляются и подписываются членами  ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

           Прием-передача дел  в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

           Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

           Документы долговременного  и постоянного хранения могут  передаваться в государственные архивы на договорной основе.

 

Заключение

 

           Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

           Неважно на каком  уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам. 

 

Приложение  А

       ПОСТАНОВЛЕНИЕ 

     00.00.00                                         №1145 

Москва 

     Об упорядочении деятельности  по развитию собаководства 

     В целях упорядочивания мероприятий  по развитию собаководства и  обеспечению организованного единства в их осуществлении Правительство Федерации

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

     Возложить на министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирования вопросов развития собаководства в Российской Федерации. 

Председатель  Правительства

Российской  Федерации                                                                              М.Касьянов

 

Приложение  Б

ЗАО "Российская пушнина"

Совет директоров

РЕШЕНИЕ

00.00.00

О подготовке к пушному

Аукциону  в Санкт-Петербурге                            №5 

     На основании координационного  плана от 00.00.00 Совет директоров  ассоциации "Российская пушнина"

РЕШИЛ:

1. Назначить ответственным ЗАО на аукционе Васильева А.Д.
2. Васильеву подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом и представить на рассмотрение Совету до 00.00.00.

 

Председатель  Совета                                                                             А.Л.Шилов

Члены Совета         Л.А.Горбунов

                                                                   А.С.Шумов

Визы  

В дело №

00.00.00

 

Приложение  Д

Наименование  предприятия

РАСПОРЯЖЕНИЕ 

00.00.00 №3

О перераспределении  служебных

помещений  

    В связи с производственной необходимостью:

1. Отделу маркетинга переместить сотрудников.

     Ответственный - нач.отдела Смирнов А.И.

     Срок  исполнения 01.10.2001.

2. Отделу рекламы освободить комнату №21, разместив сотрудников на имеющихся площадях.

Ответственный - нач. отдела                                                  Г И Антонов

Директор  предприятия                                                              Г.К.Лан

 

Приложение  В

Администрация N-ской области

Управление школ

ПРИКАЗ

97. №42

г. N-ск

       О подготовке школ области к новому

       учебному  году 

       В целях своевременной  и качественной подготовки школ к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Начальнику ремонтно-строительного  управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ предоставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.97.

  2. Начальнику хозяйственного управления  Галкину Г.Г. обеспечить РСУ  необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.08.97.

  3. Ремонтно-строительному управлению  произвести ремонт школьных зданий  до 15.08.97. Результаты выполненной  работы представить приемочной комиссии.

  4. Создать приемочную комиссию  в составе:

  5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И. 
 

  Начальник управления  подпись  О.И.Леонтьев 

 

Приложение  Г

Администрация N-ской области

Управление школ

 

  ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 
 

  03.05.97   № 42

г. N-ск 

     О подготовке школ области к новому

     учебному  году 
 

       В целях своевременной  и качественной подготовки школ к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

  2. Начальнику хозяйственного управления  Галкину Г.Г. обеспечить РСУ  необходимыми материалами для  ремонта школ в пределах сметы до 15.08.97. 

Начальник управления  подпись   И.О.Леонтьев 

Выписка верна:

Секретарь     подпись   С.В.Вишнякова 

Выписку получил:    подпись    Г.Г.Галкин

 

Приложение  Е

 

  Герб (эмблема, товарный знак)

  НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ 
 

  УКАЗАНИЕ

  00.00.00

  Место издания 

  Заголовок выражает краткое 

  содержание, начинается с 

  предлога  «О…» 

  Текст констатирующей части. Может быть передан  пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ. Указывают автора, полное название, поисковые данные (номер, дату) документа.

  Констатирующей  части может не быть.

  Распорядительная  часть начинается словом

  ОБЯЗЫВАЮ:

  Если  согласно законодательству исполнителя  нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его  должностные обязанности, то распорядительную часть начинают словом

  ПРЕДЛАГАЮ:

  Излагают  текст в повелительной форме. Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (полное наименование должности, Ф. И. О.) - действие (глагол в неопределенной форме) - срок исполнения (без слова срок).

  В последнем пункте указывают должностное  лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа. 
 

  Наименование  должностного лица,

  подписавшего  документ    (подпись)  И. О. Фамилия 

  Гриф  согласования,

  визы (при необходимости) 

  В дело 00 - 00 (подпись), дата         Идентификатор

                                                                                                                                    Электронной копии

                                                                                                                    документа 
Приложение Ж 

    Форма журнала регистрации входящий документов