Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

 Реквизит  оформляется в  соответствии  с Почтовыми правилами Республики Беларусь. Включает в себя следующие части: наименование учреждения и (или) структурного подразделения (в именительном падеже), указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже), почтовый адрес. Например: 

Национальный  банк

Республики  Беларусь

Начальнику  финансового управления

Петрову П.П.,

Ул.Полевая, 2,

220000, г. Минск.

Для внутреннего документа указывают лишь название структурного подразделения и должность и фамилию руководителя, которому адресуют документ.

Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а  затем почтовый адрес:

Петрученко  Е.В.,

Пр. Независимости, 45, кв. 52,

220086, г. Минск.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, например, директорам, управляющим, филиалам банка и т.д.

На одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют список на рассылку, в котором перечисляют адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. И на каждом экземпляре пишут только один адрес.

(17)Гриф утверждения. Рассматриваемый реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа над текстом. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ                                           УТВЕРЖДЕНО

Директор предприятия                               Приказ министра финансов

Подпись       В.И.Сидоров                          Республики Беларусь

2002.   10.03.2002 № 22

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

(18)Резолюция. Этот реквизит пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.  Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. Она включает фамилию и инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; личную подпись руководителя; дату составления резолюции.

При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей. При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Общие указания выражают с помощью предлога «к». Например, «К сведению», «К исполнению». Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуют подчиненным лицам. Например:

Ледневу С.А

Срочно принять меры

к устранению последствий

аварии в цехе № 3 к 25.05.2002

Подпись Дата

(19)Заголовок к тексту. Его формулирует составитель документа. Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа. Например: Приказ (о чём?), положение (о чём?), протокол (чего?) правила (чего?), акт (чего?), письмо (о чём?).

(20)Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых контролируется. Состоит из буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле первого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным карандашом или краской.

(21)Текст. Это основной реквизит документа. Его печатают через 2-4 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту. Тексты документов печатают, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Абзацы в тексте печатают с отступом в 5 печатных знаков от границы левого поля.

В тексте документа  обычно выделяют две смысловые части. В первой части указывают основание или причину создания документа, а во второй – выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В тексте документа может быть три смысловые части: первая - введение, где излагаются причины создания документа, вторая – доказательство, в которой описываются  события, факты, следствия, и третья – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами. В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части, если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании.

Текстовая часть  документа может быть представлена в виде трафарета, анкеты или таблицы. 

Тексты документов, сложных по содержанию и больших  по объёму, делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются. Разделы должны иметь заголовки.

(22) Отметка о наличии приложения. Этот реквизит располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатают, начиная от нулевого положения строчными буквами, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

       Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

       При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами:

Приложение: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.

                2.  Штатное расписание на 2 л.  в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а

только  количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано наименование приложения или нет.

Пример:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Инструкция по делопроизводству в 3 экз.

(23)Подпись. Реквизит является обязательным элементом документа. В его состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ личная подпись; расшифровка подписи (причем инициалы ставят перед фамилией).

При оформлении  документа на бланке организации в наименование должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Пример:

Управляющий  банком                     подпись            Е.Л.Кротов

Если документ оформляется не на бланке – указывается наименование должности с полным наименованием организации.

Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Пример:

Директор                                 Подпись                    К.Н.Иванов

Главный бухгалтер                 Подпись                   И.Н.Петров

       В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ. А их обязанности в составе комиссии. Располагают подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.

Пример:

Председатель  комиссии                         Подпись                               А.Г.Петров

Секретарь комиссии                               Подпись                               А.В.Сидоров

Члены комиссии:                                    Подпись                               И.П.Арсенов

                                                                  Подпись                              А.П.Николаев

        Документы  коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарём

Если должностное  лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.

При подписании исходящих документов подписывается,  как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

При оформлении актов и протоколов подписи проставляются  на всех экземплярах документов.

(24)Гриф приложения. Проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция и др.). Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, печатается в 100 мм от границы левого поля.

Пример:

                                                                                 Приложение 2

                                                                                 к постановлению

                                                                                 Министерства образования

                                                                                 Республики Беларусь

                                                                                 30.06.2005 № 55

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

(25)Гриф согласования. Это реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической  силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне её – с подчинёнными и неподчинёнными организациями (внешнее согласование).

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации); личной подписи; её расшифровки и  даты. Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля. 

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор  ПО «Кристалл»

Подпись  Л.В.Морозов

01.04.2002

Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т.д.), гриф согласования оформляется по форме:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол  заседания коллегии

Министерства  образования 

Республики  Беларусь

20.01.2005 № 1

        Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне.

        При отсутствии места на документе  оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист  согласования прилагается

Подпись

Дата

       Заполненный лист согласования  прилагается к документу.

           (26)Визы. Это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

           Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица. Визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи, дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.

Пример:

Юрисконсульт

Подпись          Д.М.Лозовая

01.04.2002

      Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования определяется нормативными правовыми актами организации и зависит от вида документа и его содержания.

      Визированию подлежат как внутренне документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.

      Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.

      При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись              А.В.Смирнов

25.06.2005

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

           Проект документа может быть  завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визи располагаются одна под другой в порядке визирования.

         Реквизит «визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

        Виза ознакомления начинается  словами: «С приказом (актом, протоколом  и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, её расшифровку и дату.

Пример:

С приказом ознакомлен             Подпись                       О.Н.Петров

                                                                                           01.07.2005

           При необходимости виза ознакомления  может включать наименование должности работника.

          Этот реквизит располагается,  начиная от границы левого  служебного поля ниже реквизита  «Подпись». 

(27)Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Печати бывают гербовые и простые. Печать с гербом государства имеют только государственные организации, учреждения, предприятия.

Организации, учреждения, предприятия негосударственной  формы  собственности имеют печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могу иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.