Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

 Тексты на  печатях выполняются на белорусском  и (или) русском языках.

 Перечень документов, на которых  ставится печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Оттиск печати проставляется так, чтобы он затрагивал часть названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ. При этом оттиск проствляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемы.

В учреждениях  бывает и несколько простых печатей. На простой печати помещается название учреждения (организации, предприятия) или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительного документа, копии документов, пропуск и др.

Ответственность за хранение  и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

(28) Отметка об исполнителе. Реквизит располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное  лицо, подготовившее подписанный  в дальнейшем руководителем и  отправленный документ.

В состав отметки  об исполнителе включают фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.

Например:

Котова 88 00 08

(29)Отметка о заверении копии. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Для придания копии  юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита  «Подпись» и печатают без отступа  от границы левого поля. В неё входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Пример:

Верно

Инспектор отдела кадров     Подпись    О.К.Лодова

 При пересылке копии документа или выдаче ее на руки работнику заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

На копиях документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения  и должность лица, заверившего  копию.

(30)Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело. Этот реквизит располагают на нижнем поле документа, слева, начиная от границы левого поля. Он включает надпись «В дело», номер дела по номенклатуре дел в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующие об исполнении ( при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении); личную подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения-исполнителя), дату.

Пример:

В дело 05-35

Подготовлен ответ

15.02.2005 №11-10/130

Подпись   В.В.Рожкова

10.02.2002

        Этот реквизит проставляется  на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

(31)Отметка о поступлении (регистрационный  штамп входящих документов).. Реквизит проставляется на входящих документа на нижнем поле первого листа документа справа. В состав реквизита входят полное или сокращенное наименование организации-получателя, дата поступления, и регистрационного индекса документа.

  Например:

АО  «Импульс»

03.03.2002

№ 22.

          Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

         Регистрационный  индекс служит для поиска документа  в делопроизводстве и используется  для учёта количества поступивших  документов.

(32) Отметка о переносе  данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Он располагается на нижнем поле первого листа документа.