Оперативное управление кадровой документацией организации

         Министерство образования  и науки Российской Федерации

         ГОУ ВПО «Саратовский Государственный Технический Университет»

         Институт Развития Бизнеса и Стратегий 
 
 
 
 

         Контрольная работа

         По дисциплине «Документационное  обеспечение управления»

         На  тему «Оперативное управление кадровой документацией организации»

         Вариант №7 
 

         Выполнил студент  з/от

         Группы СКС-44

         Капикян О.Р

         Проверил:

         Шадченко Н.Ю 
 

 Саратов 2011

         Содержание:

Введение

1. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства предприятия
2. Особенности управления кадровой документацией предприятия
3. Табель форм документов по кадровой работе
4. Особенности организации хранения документов по кадровой работе
5. Особенности документирования кадровой работы, осуществляемой подразделениями и должностными лицами предприятия

Заключение

Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         Введение

         Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ  по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них  документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. 
Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. 
Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

         Отдел кадров традиционно  представлял собой самостоятельное  структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и  отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

         Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

         Работа любого управленческого  аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

         Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств  механизации, в третьих – эти  процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

1. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства предприятия

         Кадровое делопроизводство представляется правомерным рассматривать в качестве самостоятельного направления деятельности по документационному обеспечению предприятия (организации, учреждения). Что же представляет собой данное направление ДОУ?

         Организация кадрового делопроизводства предприятия (организация, учреждаю) — это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления кадровой документацией, документирования трудовой деятельности работников предприятия, а также деятельности руководящего состава предприятия и кадровой службы (отдела кадров). Как правило, организация кадрового делопроизводства предприятия возлагается на кадровую службу (отдел кадров). Кадровое делопроизводство предприятия организуется в соответствии с:

• законодательством РФ;
• нормативными правовыми актами Президента РФ;
• нормативными правовыми актами Правительства РФ;
• организационно-распорядительными и организационно-методическими документами федеральных органов исполнительной власти (в частности, Министерства здравоохранения и социального развития РФ, Государственного комитета РФ по статистике, Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии, Росархива и т. п.);
• организационно-распорядительными и организационно-методическими документами
• территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов управления (по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение) по вопросам кадрового делопроизводства, издаваемых ими в пределах своей компетенции;
• локальными актами предприятия.

         На основе перечисленных актов и документов предприятие (кадровая служа, иное структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее функции службы) вправе разрабатывать и утверждать инструкцию по кадровому делопроизводству, а также инструкции и иные аналогичные документы (положения, правила, разъяснения и т. п.) по отдельным вопросам управления кадровой документацией, документирования трудовой деятельности работников предприятия и деятельности кадров службы. В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях — с другими предприятиями, организациями и учреждениями, в компетенции (в ведении) которых находятся те или иные вопросы кадрового делопроизводства и в целом работы с кадрами.

         Конечной целью кадрового делопроизводства является обеспечение его наивысшей эффективности, предполагающей, с одной стороны, своевременное, полное и точное выполнение должностными лицами предприятия требований соответствующих нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и организационно-методических документов, а также положений локальных актов предприятия по вопросам ДОУ и работы с кадрами, а с другой — сокращение материальных затрат и сроков, требуемых для принятия и реализации решений по управлению кадровой документацией, документированию деятельности работников предприятия и кадровой службы. 

2. Особенности управления кадровой документацией предприятия

         Кадровая документация — это упорядоченная совокупность документов, отражающих содержание кадровой работы. Кадровая документация представляет собой один из основных компонентов организационно-распорядительной документации (ОДР). Примерный состав кадровой документации установлен Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД 011—93¹ и представлен на рис. 5.1.

         Примерная классификация документов по управлению персоналом в соответствий с их функциональным назначением представлена на рис. 5.2². Управление кадровой документацией предприятия включает:

• организацию рационального документооборота, образующегося вследствие перемещения документов, отражающих содержание кадровой работы;
• контроль исполнения указанных документов;

         оперативное хранение документов, отражающих содержание кадровой работы, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности предприятия) архив;

• последующее хранение указанных документов в архиве.

 

         Управление кадровой документацией предприятия осуществляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к управлению документацией предприятия.

           
 

         Рис 5.1Основные виды документов, образующие кадровую документацию в соответствии с ОКУД 011-93

3. Табель форм документов по кадровой работе

         Табель форм документов по кадровой работе — это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, предназначенных для реализации функций и задач повседневной деятельности кадровой службы предприятия.

         Табель форм включает³:

• характеристику юридического статуса документов;
• описание основных этапов подготовки указанных документов.

 

         Функциональное назначение табеля форм заключается в :

• оптимизации состава применяемых предприятием форм документов и документальном закреплении указанного состава;
• классификации применяемых предприятием форм документов в соответствии с их функциональным назначением;
• унификации и нормативном регулировании процедуры подготовки документов.

 

          В конечном счете применение табеля форм документов обеспечивает соответствие используемых форм решаемым задачам, а также способствует сокращению затрат и времени на подготовку соответствующих документов. Проект табеля форм документов по кадровой работе разрабатывается под организационно-методическим руководством службы делопроизводства предприятия, а также во взаимодействии с архивам, в который по истечении сроков оперативного хранения документы, сохраняющие свою практическую и (или) научно-историческую ценность, передаются на постоянное хранение. Разработка табеля форм документов по кадровой работе включает несколько этапов, в том числе:

• предварительное изучение состава и содержания имеющейся в распоряжении предприятия кадровой документации;
• выбор формы табеля;
• формирование структуры табеля;
• отбор форм документов для включения в табель.

 

         Предварительное изучение состава и содержания имеющейся в распоряжении предприятия кадровой документации предусматривает определение:

• функций и задач кадровой работы, для реализации которых требуется соответствующая документационная поддержка;
• классификационной схемы (системы классификации) документов — например, по их функциональному назначению;
• примерной структуры и состава табеля форм;
• примерного перечня документов, включить которые предполагается в табель форм.