Оперативное управление кадровой документацией организации

         В процессе предварительного изучения состава и содержания имеющейся в распоряжении предприятия кадровой документации анализируются функциональное назначение, содержание и структура соответствующих документов, в том числе:

• документы, составляющие правовую базу деятельности предприятия и его кадровой службы, — прежде всего законодательные и нормативные правовые акты органов власти и управления, регламентирующие различные аспекты кадровой работы предприятия;
• организационно-правовая документация предприятия — устав или положение, штатное расписание, регламент работы должностных лиц из числа руководящего состава предприятия, а также коллегиальных (совещательных) органов предприятия, правила внутреннего трудового распорядка и т. п.;
• организационно-правовая документация кадровой службы — положение о службе, положения о подразделениях службы, должностные инструкции работников службы;
• распорядительная документация предприятия — приказы, указания» распоряжения и иные решения руководства предприятия и руководителя кадровой службы по вопросам кадровой работы и кадрового делопроизводства;
• нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения деятельности предприятия: инструкция по делопроизводству, правила подготовки отдельных видов документов, инструкции по работе с документами, номенклатура дел и др,;
• документация кадровой службы, образовавшаяся в процессе ее повседневной деятельности (по меньшей мере, за три предшествующих года).

         По итогам предварительного изучения состава и содержания имеющейся в распоряжении предприятия кадровой документации устанавливаются виды документов, образующиеся в процессе организации кадровой работы, периодичность их подготовки (ежедневно, еженедельно и т. д.), а также формы указанных документов. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в соответствующей карте (карточке), в которую вносятся:

• полное наименование формы документа (включая заголовок к тексту документа.  
  если он имеется);
• функциональное назначение документа; 
• сведения об этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразделении (должностном лице), в компетенцию которого входит подготовка соответствующего документа, об основных особенностях его подготовки — например, необходимости во внешнем или внутреннем согласовании проекта и т. п., о порядке придания документу юридической силы
• посредством его подписания или утверждения, с простановкой оттиска печати или без, и т. д., об адресате (адресатах) документа— как внутри предприятия, так и за его пределами, о регистрации документа, обеспечении контроля его исполнения, месте хранения контрольного экземпляра документа (подлинника или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия).

         В табель форм документов по кадровой работе в обязательном порядке включаются:

         • формы документов, утвержденные указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, а также иными организационно-распорядительными документами федеральных органов управления по вопросам ДОУ и кадровой работы;

• формы документов, утвержденные организационно-распорядительными документами органами межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля, а также иными территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых по вопросам ДОУ и кадровой работы обязательны для выполнения предприятием;
• формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в разделы 0200000 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», 0300000 «Унифицированная система первичной учетной документации» и 0800000 «Унифицированная система документации по труду» и применяемые в процессе повседневной деятельности предприятия в интересах обеспечения требуемой эффективности кадровой работы;
• формы документов по кадровой работе, не утвержденные соответствующими организационно-распорядительными документами, не включенные в ОКУД, но прошедшие в установленном порядке унификацию и введенные в действие в соответствии с решениями (организационно-распорядительными документами) руководства предприятия'.

         Подготовленные карты (карточки) группируются в соответствии с основным классификационным признаком — например, в зависимости от функционального назначения документов, после чего дополняются образцовыми (в ряде источников — эталонными) формами соответствующих документов (в бумажном и (или) электронном виде). На основе указанных форм в дальнейшем формируется альбом форм. Данные из предварительно сгруппированных карт (карточек) заносятся в таблицы, образующие в своей совокупности проект табеля форм. В графах таблиц фиксируются сведения, характеризующие соответствующие документы, в том числе:

• наименование формы документа;
• код формы документа;
• основание для применения формы документа;
• периодичность подготовки документа;
• основные этапы и особенности подготовки документа;
• структурные подразделения (должностные лица), ответственные за подготовку документа.

         В необходимых случаях в табеле форм могут отражаться и иные сведений, необходимые для надлежащей подготовки документов по кадровой работе, в том числе о порядке

         регистрации документа, об организаций контроля исполнения документа, о порядке (месте и сроках) хранения контрольного экземпляра документа, а также о количестве документов, подлежащих тиражированию.

         Примерная форма табеля представлена на рис. 5.3. для эффективности работы с табелем форм большое значение имеет обоснованный выбор его структуры. Предварительный вариант структуры вырабатывается на основе классификационной схемы функций и задач, решаемых предприятием в процессе кадровой работы, в соответствии с группировкой карт (карточек) документов. Фактически структуру табеля форм образуют расположенные в определенной последовательности разделы, в пределах которых, в свою очередь, группируются документы сходного функционального назначения, в том числе документы по подбору и расстановке кадров, их учету, аттестации, повышению квалификации, откомандированию, а также по иным вопросам кадровой работы (в частности, по нормированию труда, охране труда и т. п.). 

         ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

         ПО КАДРОВОЙ РАБОТЕ 

___________________________________________________________________________________

                   (наименование предприятия, организации, учреждения) 

         Рис. 5.3. Примерная форма табеля форм документов по кадровой работе

         В пределах разделов и, если в этом есть необходимость, подразделов табеля формы документов располагаются в определенной последовательности — например, в зависимости от относительной значимости документа, частоты его использования в процессе кадровой работы и т. п. Графы табеля форм документов заполняются с соблюдением следующих правил.

         Наименование формы документа (графа 1), как правило, указывается на основании сведений классификатора, использовавшегося при подготовке табеля. Код формы документа (графы 2 и 3) указывается в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором форм документов (ЛК), при условии, что последний ведется на предприятии. Использование в табеле форм документов только локальных кодов не разрешается.

         Имя файла, содержащего форму и текст документа (графа 4), указывается на основании сведений электронного альбома форм, при условии, что последний ведется на предприятии. В отсутствие электронного альбома форм данная графа не заполняется. Наименование структурного подразделения (должностного лица), ответственного за подготовку проекта документа (графа 5), указывается в соответствии с официальным наименованием соответствующего подразделения или должности лица.

         Наименования структурных подразделений (должностей лиц), с которыми согласуется проект документа на этапе подготовки (графа 6), указываются в необходимой последовательности на основании сведений о компетенции соответствующих подразделений и лиц.

         Право визирования документов обычно фиксируется в положении о структурном подразделении и должностной инструкции должностного лица.

         Наименование должностного лица, подписывающего проект документа (графа 7),

         указывается на основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, приказе руководителя предприятия о распределении обязанностей между должностными лицами из числа руководящего состава, а также в соответствующих должностных инструкциях. Право подписи документов не включенных в названные нормативные правовые акты и организационно-распорядительные документы, устанавливается при утверждении табеля.

         Наименование должности лица, утверждающего проект документа (проставляющего обязательную резолюцию, заменяющую утверждение) (графа 8), указывается на основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, приказе руководителя предприятия о распределении обязанностей между должностными лицами из числа руководящего состава, а также в соответствующих должностных инструкциях. В графе указывается прочерк, если документ утверждению не подлежит.

         Перечень документов, подлежащих утверждению, обычно включается в инструкцию по делопроизводству предприятия. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, установлен Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

         Наименование печати, посредством оттиска которой заверяется утверждение {подписание) соответствующей формы документа (графа 9), указывается на основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, приказе руководителя предприятия о распределении обязанностей между должностными лицами из числа руководящего состава, а также в соответствующих должностных инструкциях. В графе указывается прочерк, если документ заверению оттиском печати не подлежит. Перечень документов, подлежащих заверению оттиском печати, обычно включается в инструкцию по ДОУ предприятия.

         Наименование структурного подразделения, в котором документ регистрируется (графа 10), указывается на основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, а также инструкции по делопроизводству предприятия.

         Проект табеля форм документов по кадровой работе подписывается разработчиком (к примеру, начальником структурного подразделения кадровой службы, в непосредственном ведении которого находятся вопросы кадрового делопроизводства), руководителем кадровой службы, согласуется с руководителем службы делопроизводства и руководителем ведомственного архива, после чего утверждается руководителем предприятия. Табель форм документов по кадровой работе может также утверждаться в составе единого табеля документов предприятия или в качестве самостоятельного документа.

         Утвержденный табель форм документов тиражируется в необходимом количестве экземпляров, при этом контрольный экземпляр табеля, как правило, передается в службу делопроизводства.

         Эффективность управления кадровой документацией во многом предопределяется и тем, насколько оптимальны структура и состав номенклатуры дел кадровой службы, т. е. надлежащим образом оформленного и систематизированного перечня заголовков дел документов, образующихся в процессе деятельности службы с указанием сроков их хранения. Функциональное назначение номенклатуры дел кадровой службы заключается в обеспечении единого порядка формирования и учета дел с документами по кадровой работе, образующимися в процессе деятельности службы, и решения следующих основных задач управления кадровой документацией: