Организация хранения документов в организации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ  ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«СИБИРСКАЯ  АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ» 

Контрольная работа

     по  Документоведению и делопроизводству.

                на тему: Организация хранения документов в организации. 

                                 
 

                                                            Выполнил: студент 3курса

                                                    Сердюк А.А.

                                                       группы 10207

                                                       Проверил:  
 
 
 
 

Новосибирск 2011 год

     СОДЕРЖАНИЕ

 Введение………………………………………………………………….1

1. Организация  хранения документации………………………………...2

2. Подготовка  и передача документации в архив……………………….7

3. Оформление  дел………………………………………………………...9

Заключение………………………………………………………………..16

Список литературы…………………………………………………….....18 
 
 
 
 
 
 

              
 
 
 
 

Введение

     Ежедневно в организациях и учреждениях  разрабатывается и поступает  большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

     Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.

     Цель  работы определяет следующие  задачи:

1. Раскрыть значение номенклатуры дел
2. Рассмотреть порядок формирования дел
3. Изучить условия хранения документации
4. Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения
5. Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов
6. Рассмотреть порядок оформления дел
7. Изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив

     Объектом  исследования являются документация организации.

     Предмет исследования –  система обеспечения сохранности документации в организации. 
 

1. Организация хранения  документации

     Дела  считаются заведенными с момента  включения в них исполненного документа. Они формируются в  структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

     Последовательность  расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала  находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку  с документами.

     Для дел, содержащих особо ценные документы  или сформированных по видам и  сложных по содержанию, а также  для личных дел может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается  каждый подшиваемый документ. Она  помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

     Таблица 1. Форма внутренней описи:

     Внутренняя  опись документов дела №__________

         Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Таблица 1.2. Лист-заместитель:

      

         Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы у кого они находятся.

Таблица 1.3. Карта-заместитель

          После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

     Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в  другие организации разрешается  лишь руководителем организации.

     Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться  только на основании письменного  распоряжения этих органов и с  разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

     Завершающий этап работы с документами в текущем  делопроизводстве – обработка дел  для последующего их хранения и использования.

     В структурных подразделениях документы  должны хранится еще год после  окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф

     Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения. ¹ 

2. Подготовка и передача  документации в  архив

Экспертиза  ценностей документов – это определение  политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного  значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

     Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном  архиве.

     Первым  этапом определения ценности документов, можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

     Второй  раз экспертиза ценности уже самих  документов проводится через два  года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному храпению или сдаче в архив учреждения.

     И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  архив.

     Экспертиза  научной и практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения – к уничтожению.

     Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они  должны просматривать не только описи  и акты о выделении дел к  уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.

     При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией  и практикой архивного дела принципах  историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и критериях происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

     Конкретные  сроки хранения документов устанавливаются  с помощью специально разработанных  и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

     Архивными учреждениями разработаны типовые  перечни. Они устанавливают сроки  хранения документации, типичной для  большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие  функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование и так далее).

     В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются  постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

     Если  при просмотре дела обнаружено, что  вместе с документами постоянного  хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело реформируется, и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

     Если  в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации.

     В процессе экспертизы ценности документов выделяется четыре группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; длительного хранения в архиве учреждения (свыше лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

     Дела  с постоянным и долговременным сроками  хранения готовят к сдаче в  архив учреждения.

     В небольших учреждениях, не сдающих  свои документы на государственное  хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивая их сохранность и учет.