Организация хранения документов в организации

3. Оформление дел

       Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

     Оформление  дела – подготовка дела к хранению – проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел.

     В зависимости от ценности документов и сроков хранения проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.²

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего, выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает: подшивку или переплет дела и нумерацию листов.

     Если  при нумерации было допущено много ошибок, все ошибочные номера зачеркивают наклонной чертой так, чтобы они были видны, и листы нумеруются заново. При небольшом количестве ошибок нумерацию листов исправляют. На пропущенных листах ставят номер предыдущего листа с буквой «а», «б», «в» и т.д.

     На  некоторые категории дел составляется внутренняя опись документов. Дела подшиваются прочной ниткой в  твердую обложку (папку) в прокола или переплетаются. Документы подшивают таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения реквизитов документов. Если левое поле не соответствует ГОСТу, то к документу слева подклеивают полоску плотной бумаги, за которую документ и подшивают. ²

         Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

     Наиболее  ценные в историческом и художественном, отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

     К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы), проставляется также: дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела.

     На  обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа  в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

     Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При  этом факты и события отраженные в документах, должны быть раскрыты. Если в деле имеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

     Количество  листов в деле выносится на обложку  в соответствии с данным заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу производственного года, в соответствии с номенклатурой может быть уточнен по решению экспертной комиссии учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда описи и номер дела.

            Составление описей служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

     «Основные правила работы ведомственных архивов» предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты и томам и т.п.)^.

     При подготовке к передаче в ведомственный  архив дел за несколько лет дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется Хронологически-структурная. 
 

Таблица 2. Форма описи дел постоянного и длительного хранения

     Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором  они начаты делопроизводством. Дела, начатые в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

     Внутри  каждой структурной части дела располагаются  в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

– приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

– приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

– планы, сметы, отчеты, балансы;

– доклады, переписка и т.д.

     Внутри  каждой группы дела систематизируются  по значимости вопросов, хронологии или  по алфавиту.

     В описание каждого дела входит: порядковый номер; индекс дела; заголовок дела (в т.ч. и аннотация); дата, количество листов; примечания.

     В описи дел со сроком храпения свыше 10 лет перед примечанием имеется  графа-срок хранения дела. Все эти  данные переписываются с обложки  дела. Дела вносится в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

     В том случае, когда дело состоит  из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

     Если  в опись вносятся подряд дела с  однотипным содержанием и одинаковыми  заголовками, разрешается внести полностью  заголовок первого дела, а все  остальные обозначить словами «то  же». При этом все различия заголовка  и другие данные вносятся в опись полностью.

     В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического  состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

     В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их ни государственное хранение должны производиться регулярно по окончании производственного года.

     Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием  должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения.

     На  основе описей дел структурных подразделений  ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи  дел учреждения и по ней ведомственный  архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

     В маленьком учреждении или фирме  всю эту работу выполняет секретарь. Таблица 2.2. Форма описи

дело  номенклатура документ архив

     Сдача дел из структурных подразделений  в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

     Дела  принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии, после приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц осуществлявших ее. 
 
 

     Заключение

       Быстрый поиск и использование документов на хранении возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел. Номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела. С помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения. Так же номенклатура дел имеет и справочное значение.

     Формирование  дела – отнесение документов к  определенному делу и систематизация документов внутри дела. Формируют  и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. При формировании дел следует соблюдать ряд определенных требований.

     Дела  считаются заведенными с момента  включения в них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В случае, если документы уже включенные в дело в течение года потребовались работнику они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель. Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

     Экспертиза  ценностей документов – это определение значения документов. Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней, которые устанавливают сроки хранения документации.