Организация работы отдела кадров

Свободные строки могут при необходимости  заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

     Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

     В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

     В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

     В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

     Приказ (распоряжение) о  переводе на другую работу (форма №  Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

     Приказ (распоряжение) визирует начальник  структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает  руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

     На  оборотной стороне делаются отметки  о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

     Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска (форма  № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

     Заполняется в двух экземплярах: один остается в  отделе кадров, другой передается в  бухгалтерию. Подписывается начальником  структурного подразделения и руководителем организации.

     На  основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

     Приказ (распоряжение) о  прекращении трудового  договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

     В разделе «справка о несданных  имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных  ценностях, числящихся за работником.

     Табель  учета использования  рабочего времени  и расчета заработной платы (форма №  Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

     Составляются  в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

     Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

     Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

     Учет  использования рабочего времени  осуществляется в табеле методом  сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

     Личные  заявления работников предприятия о  приеме, переводе или  увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

     Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований. 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

КАДРОВОЙ  СЛУЖБЫ 

     Формирование  дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

   При формировании дел необходимо соблюдать  следующие правила:

1. раздельно группировать в дела документы постоянного и временного

хранения;

2. помещать в дело только исполненные, правильно оформленные

документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

3. помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
4. помещать положения вместе с основными документами;
5. приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в

отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

6) документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате

регистрации документа, по нумерации;

     7) соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В

одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

     8) включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не

допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

     В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов.

     Неоформленные и неправильно оформленные документы  возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

     Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

     Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается  внутренняя опись документов, в конце дела –  заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

     Сроки хранения документов кадровой службы приведены в Приложении № 13 

     3.1 Формирование и ведение личных дел. 

     Личное  дело сотрудника предприятия – основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.

     Личное  дело должно включать в себя анкетно - биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся:

         - анкета;

         - автобиография;

         - личное заявление о приеме на службу или увольнение;

         - копия приказа о приеме на службу или об увольнении;

         - контракт;

         - заявления сотрудника о перемещениях;

         - представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении

в резерв;

         - копии приказов о перемещении;

         - аттестационные листы;

         - выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой

степени, награждении государственными наградами;

        - копии наградных листов;

        - карточки учета поощрений и взысканий;

        - характеристики с прежнего места работы;

        - фотографии.

     Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца.

     Номер, за которым учтено личное дело по книге  учета личных дел, целесообразно проставлять в верхнем левом углу обложки дела.

     В каждое дело вкладывается фотография сотрудника размером 4*6 см.

     В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист - заменитель.

     Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.

     Листы документов, подшитых в дело, нумеруются.

     Документы в личном деле рекомендуется располагать  в последовательности, указанной в каждой части личных дел.

     Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в

хронологическом порядке.

     В личные дела не должны входить документы  второстепенного значения, имеющие временные ( до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

     Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу.

     Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

         - заявление о приеме на работу;

         - анкета;

         - автобиография;

         - характеристика-рекомендация;

         - результаты медицинского обследования;

         - копии документов об образовании;

         - копия приказа о приеме на работу;

         - дополнение к личному делу;

         - карточка поощрений и взысканий;

         - внутренняя опись;

         - карточка форма № Т-2.

     Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.