Организация работы с документами

Трафаретные документы требуют значительно  меньше времени на составление.

Широкое распространение получили анкеты, например, "опросный лист для получения  сведений". Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно  собирать любые сведения. В УСОРД  дана первая попытка в анкетной форме  представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.

Глава 4. Регистрация и учет документов

     Движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи  в дело образуют документооборот  организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в  схемах прохождения документов, которые  разрабатываются службой документационного  обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью  средств вычислительной техники.

     Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники  должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов.

4.1 Порядок обработки поступающих документов

     Документы, поступающие в организацию, в  том числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

     На  полученном документе проставляется  регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

     Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные  подразделения и ответственным  исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

     Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

     Документы, адресованные руководству организации  или не имеющие указания конкретного  должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются  в службе документационного обеспечения.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие  решения руководства. Остальные  документы после предварительного рассмотрения службой документационного  обеспечения направляются исполнителям.

     Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее  время.

Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

     При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

4.2 Порядок обработки отправляемых документов

     Документы, отправляемые организацией, в том  числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как  почтовое отправление и сдаются  в отделение связи. Обработка  и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

4.3 Передача документов внутри организации

     Передача  документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или  лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в  регистрационной форме.

     Передача  документов на ВЦ для обработки, а  также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

4.4 Учет количества документов

     Учет  должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется  как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

     В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

     Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

4.5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

     В организациях создаются ИПС ручного  типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

     Для достижения информационной совместимости  поисковых массивов организации  отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой  номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

4.6 Правила регистрации и индексирования документов

     Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на нем индекса При  регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются  дата и индекс поступления. с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

     Индекс  документа состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами  по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

     Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или  утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется.

     Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы  руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы  руководителя вышестоящей организации  по основной деятельности, решения  коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения  результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое  снабжение и т.д. Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам в  пределах каждой регистрируемой группы.

     Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы  и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем  организации, документы, поступающие  из вышестоящих организаций или  направляемые им, - в службе документационного  обеспечения и т.д. Место регистрации  документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению  управления и в табеле документов организации.

     Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа) Для поступающих в организацию документов, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных  подразделениях, где документ будет  исполняться и контролироваться.

     Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

     Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках  установленной формы.

Для регистрации  документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

     В автоматизированной ИПС регистрация  документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной  карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем  прямого ввода их с документа.

     Справочные  картотеки формируются из регистрационно-контрольных  карточек в зависимости от задач  конкретных ИПС в соответствии с  используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

- справочные

- контрольно-справочные

- по  географии поступающих документов

- по  предложениям, заявлениям и жалобам  граждан

- тематические (приказы, решения) и др.

Информационно-поисковые  массивы автоматизированных ИПС  формируются на основе информации о  документах, зафиксированных на машинных носителях.

Глава 5. Организация контроля за исполнением документов

     Контролю  подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов  контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного  обеспечения и ответственные  исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению  руководства организации специальной  службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и  т.п., или специально назначенным  лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению  и т.д.) ведется по поручению руководителей  в соответствующих структурных  подразделениях.