Организация работы с документами

     Описи дел составляются по установленной  форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе  с делами из структурных подразделений  в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы  и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как  отдельные единицы хранения.

Заключение

     Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

     Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

     Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость этого движения.

Материалы исследования позволили включить в  Основные положения ЕГСД принципы организации  движения документов, т.е. теоретические  основы организации документооборота:

- оперативность  движения;

- единообразный  порядок прохождения однотипных  категорий документов;

- однократность  операций одинакового целевого  назначения;

- исключение  лишних инстанций (каждое перемещение  документа оправдывается только  деловой необходимостью).

     Материалы исследования позволили включить в  Основные положения ЕГСД принципы организации  движения документов, Т.е. теоретические  основы организации документооборота:

- оперативность  движения;

- единообразный  порядок прохождения однотипных  категорий документов;

- однократность  операций одинакового целевого  назначения;

- исключение  лишних инстанций (каждое перемещение  документа оправдывается только  деловой необходимостью).

     Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила  по организации движения документов и технологии их обработки применительно  к основным документопотокам, правила  доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

     Основные  положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР.

Разработка  Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию  движения документов. Хотя как раз  на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при  этом исходили из тех же задач, которые  ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта  интеграция предполагала:

- объединение  различных источников документной  информации в единую сеть;

- организацию  документов с различными носителями  на основе общей классификационной  схемы;

- устранение  дублирования информационных и  документационных потоков;

- унификацию  приемов работы с документами.

     В Основные положения ГСДОУ включены правила приёма обработки поступающих  и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые включают все пункты обработки документов (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

     Изначальную основу, документооборота отражают такие  организационные документы, как  устав, положения, приказы о распределении  обязанностей, организационная структура  учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

     Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы

1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой  службе (с образцами документов  на основании ГОСТов РФ). Изд-е 3. М: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

2. Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

3. Красавин  А.С Проблемы документационного  обеспечения управления кадрами  //Делопроизводство. 2000.

4. Кривошеева  Н.А. Документационное обеспечение  управления: Терминологический словарь. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005.

5. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета). - Омск: Изд-во ОмГУ, 2004.

6. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003.

7. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.