Как правило, регистрации подлежит не вся  документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

       Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. [6] 

       Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в  определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму  с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно  выделить три цели:

• учет документов
• контроль за их исполнением
• справочная работа по документам 

Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц. 

Однако  существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

• рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения;
• программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометкой "лично";
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы. [7]

            В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.

            Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

        На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

       - централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

       - децентрализованная, при которой  регистрация документов осуществляется  в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

       - смешанная, сочетающая в себе  элементы централизованной и децентрализованной систем. [15]

       Практика  показывает, что наиболее эффективной  среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

       Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

       В практической деятельности служб документационного  обеспечения наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов - журнальная и карточная.

       Вывод: без регистрации документов организация не сможет взаимодействовать с ее подразделениями и тем более с другими организациями. Кроме того документы, подлежащие регистрации, в противном случае считаются не действительными.

Глава 2

Формы и порядок регистрации документов

      В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации. [2]

            Журнальная форма  может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом  документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета  специальных видов документации, требующей особого внимания к  их сохранности. Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности. [12]

      Назовем основные виды журналов, необходимых  для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих  документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

      При все надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет  целый ряд недостатков. Нарушен  основной принцип регистрации –  ее однократность, так как возникает  необходимость повторной регистрации  документа в процессе его регистрации  при журнальной форме усложнен, поскольку  инициативный документ, например, зарегистрирован  в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма  негибка для справочной работы в  архиве.

      При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

      Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной  карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек. [13]

      Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной  стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют  отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

      На  карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и  фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

      Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются  в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами  по истечении срока их хранения в  текущей работе. [8]

          Для достижения информационной  совместимости регистрационных  данных и создания условий  перехода к автоматизированной  регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

      автор документа;

      название  вида документа;

      дата  документа;

      индекс  документа (дата и индекс поступления  документа) – для документов, поступающих  в организацию;

      заголовок документа или его краткое  содержание;

      резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

      срок  исполнения;

      отметка об исполнении (краткая запись решения  вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

      номер дела по номенклатуре дел. [4]

      Организациям  предоставлено право при необходимости  увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

      исполнители;

      расписка  исполнителя в получении документа;

      ход исполнения;

      приложения  и др.

      Состав  и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны  в Инструкции по делопроизводству.

      Количество  экземпляров карточек, заполняемых  для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

      Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа  и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению  с журнальной формой.

      Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную  автоматизированную. При этом большинство  программ построено на занесении  в электронную карточку, выводимую  на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

      Компьютерная  регистрация документов позволяет:

- внести  значительно больше сведений  о документах, учитывающих специфику  организации;

- организовать  децентрализованную (на рабочих  местах) регистрацию документов  непосредственно в структурных  подразделениях с объединением  сведений о документах в единой  базе данных организации;

- организовать  на основе базы данных информационно-справочную  работу;

- организовать  эффективный контроль за исполнением  документов.

      Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет  внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить  их внутреннюю опись, дать любую справку  о состоянии движения документов. [11]

      В крупных организациях регистрация  документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

      Регистрация осуществляется в пределах групп, в  зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др. [10]

      Порядковые  регистрационные номера присваиваются  документам каждой группы в течение  календарного года. 

      Секретарь должен знать особенности регистрации  организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

      К организационным документам, как  известно, относятся положение о  структурных подразделениях, должностные  инструкции, инструкции, правила, создаваемые  внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.