При все надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его регистрации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

      При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

      Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной  карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

      Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной  стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют  отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

      На  карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и  фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

      Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются  в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами  по истечении срока их хранения в  текущей работе.

      Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

      Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

      Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную  автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

      Компьютерная  регистрация документов позволяет:

- внести  значительно больше сведений  о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать  децентрализованную (на рабочих  местах) регистрацию документов  непосредственно в структурных  подразделениях с объединением  сведений о документах в единой  базе данных организации;

- организовать  на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать  эффективный контроль за исполнением  документов.

      Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

      Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

1.3.  Организация справочно-информационной работы

      Условием  успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.

      Задача  справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый – в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй – в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу.

      Информационно-справочная работа может быть построена как  традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

      Справочные  картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

      Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

      Справочная  картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные  документы, во вторую – на исполненные.

      По  мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

      Использование цветных индикаторов позволяет  проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

      Справочные  карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством  делами и документами.

      Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

      Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

      При необходимости получения информации по конкретному документу на экран  выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

      Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит.

      В настоящее время получают все  большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной  карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

      Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом. 

Глава 2. Анализ регистрации документов в

ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»

2.1.Характеристика  организации. 
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес». 
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Основными правилами организации документооборота на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» являются:

- оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок  прохождения и процесс обработки  основных видов документов должны  быть единообразными.

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в  соответствии с которыми должно происходить  движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес».

Порядок прохождения документов и организация  всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот  представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). 
В ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»  существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.  
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. 
Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» , так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.  
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.