Организация регистрации документов

2.2. Схема движения и технология обработки документов на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»

Входящие  документы:

Документы, поступившие, в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 ) . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 
Регистрируемые документы делятся на два потока: 
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в  адрес структурных подразделений. 
Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в  день поступления на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес». 
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы. 
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.  
К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Целесообразно на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. 
Руководитель организации в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. 
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка  исходящих документов происходит в  тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр  факса (телефонограммы) подшиваются  в дело.

Внутренние документы.

Внутренние  документы готовятся, оформляются  в пределах ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает  с маршрутом входящих документов. 
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом  документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. 
Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки  «Снаб-Сбыт-Бизнеса», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

- потребности «Снаб-Сбыт-Бизнеса» организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении  объема документооборота однократно обязательно  учитываются все документы. Подсчет  входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии  и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. 

2.3. Регистрация документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»

 
Общие правила регистрации документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес». Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. 
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. 
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях. В инструкции по делопроизводству ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес», если он включает нерегистрируемую документацию всего ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации  документов используются следующие  основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации  службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация  документов.

Индексация  документов в делопроизводстве - это  проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный  номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

Индекс  входящего, исходящего и внутреннего  документа, как правило, состоит  из индекса дела по номенклатуре и  регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего  документа включает:

- 06 - индекс  структурного подразделения;

- 10 - номер  соответствующего дела по номенклатуре;

- 96 - индивидуальный  порядковый номер входящего документа,  присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены 
первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется  регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 2003

Формы регистрации документов и порядок  их заполнения.В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная .

В структурных  подразделениях ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.  

Форма журнальной регистрации  исходящих документов

Форма журнальной регистрации входящих документов 

Для регистрации  всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству. 
Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. 
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. 
Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. 
 

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ  КАРТОЧКА

лицевая сторона