Основні правила роботи відомчого архіву

Київський університет  культури

Дніпропетровський факультет менеджменту і бізнесу

 

 

 

 

 

 

Курсова робота

На тему: «Основні правила роботи відомчого архіву»

 

 

 

 

Виконала

Студентка III курсу

 

 

 

 

 

 

 

Дніпропетровськ

2012

Міністерства, відомства, установи, організації, підприємства * відповідно до Положення про Державний архівний фонд СРСР (Гат СРСР), затвердженим постановою Ради Міністрів СРСР від 4 квітня 1980 р. N 274 **, є джерелами поповнення новими документами цього національного надбання радянського народу .

Документація  у роботі організацій відображає різні сторони діяльності працюючих  в сфері матеріального виробництва, науки, культури, суспільного життя, а також функціонування органів  державного і господарського управління.

Інформація, що міститься в даних матеріалах, виступає в якості документальної пам'яті  про здійснення народу на сучасному етапі комуністичного будівництва і являє собою історичну цінність; документи організацій, після відповідної експертизи, включаються до складу Державного архівного фонду і надалі надходять на державне зберігання.

На міністерства, відомства, установи, організації, підприємства урядом покладені важливі державні обов'язки в області організації архівної справи і діловодства, а саме:

- Ведення діловодства  відповідно до вимог єдиної державної системи діловодства;

- Здійснення обліку утворюються в їх діяльності документів і формування їх у справи за узгодженими з архівними установами номенклатурами;

- Забезпечення схоронності  знаходяться в діловодстві документів;

- Проведення на основі  методичних рекомендацій Главархіву СРСР експертизи цінності документів з метою відбору їх до складу Гат СРСР. Включені в Гат СРСР документи є власністю держави і знаходяться у віданні Главархіву СРСР;

- Створення і організація  роботи відомчих архівів (або покладання їхніх функцій на інші структурні підрозділи і відповідні особи) для тимчасового зберігання документів Гат СРСР, що знаходяться в організації, до передачі їх на державне зберігання у відповідності до встановлених Положенням про Гат СРСР термінами відомчого зберігання;

- Підготовка і передача  до державних архівів документів Гат СРСР, терміни відомчого зберігання яких минули. Ці документи передаються в установленому комплекті, в упорядкованому стані, з відповідним научносправочним апаратом і страховими копіями на особливо цінні документи. Всі роботи, пов'язані з підготовкою і передачею документів, у тому числі виготовлення страхових копій, транспортування документів, виробляються силами і за рахунок коштів організацій.

Відповідальність  за стан і вдосконалення архівної справи і діловодства в організаціях несуть їх керівники.

Відомчі архіви або особи, відповідальні за архіви, яким доручається ведення архівної справи в організаціях, виконують важливі суспільно корисні функції.

У своїй практичній діяльності відомчі архіви керуються законодавством СРСР і союзних республік, наказами та вказівками міністерств (відомств) та інших вищих організацій, Головархіву СРСР, інших установ державної архівної служби СРСР, цими Правилами, положеннями про

організаціях та структурних  підрозділах, до складу яких входять відомчі архіви, положеннями про відомчі архівах.

З метою кращої та ефективної організації архівної справи, а також суворого дотримання відповідних нормативно-методичних документів в галузі архівної будівництва  Головархівом СРСР розроблені "Основні  правила роботи відомчих архівів". Вони є обов'язковими для всіх міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств країни, включених до складу організацій, що утворюється документація яких після відповідного відбору надходить в Гат СРСР і підлягає державному зберіганню.

Правила роботи відомчих архівів базуються на ленінських принципах архівного будівництва  і розроблені з урахуванням вимог, що пред'являються до відомчих архівів  Положеннями про Гат СРСР і  Головархіву СРСР, а також Законом  СРСР "Про охорону і використання пам'яток історії та культури" *, на основі досягнень радянського архівознавства, вивчення та узагальнення передового досвіду роботи відомчих архівів  і відображають спадкоємний зв'язок в роботі державних та відомчих архівів. В них враховані зміни в роботі відомчих архівів, які відбулися після видання "Основних правил постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій і підприємств СРСР" .

Ці Правила складаються  з 14 розділів, в яких розкрито сутність та основні напрямки роботи відомчих архівів.

У 1-му розділі визначаються завдання і функції відомчих архівів щодо забезпечення відомчого зберігання документів; характеризуються існуючі види відомчих архівів.

Питання організації  документів і діловодства в повному  обсязі викладені в Єдиній державній системі діловодства (ЕГСД); цілий ряд вимог до роботи з документами регламентовано відповідними ГОСТами. Разом з тим враховуючи, що велике значення в роботі відомчих архівів має виконання ними функцій методичного керівництва організацією документів у діловодстві, основу якої складають підготовка номенклатур справ та формування справ, у 2-му розділі Правил розглядаються відповідно до сучасних вимог питання розробки, порядку узгодження та затвердження номенклатур справ, а також порядок формування справ.

Правовий статус, завдання та функції експертних комісій організацій, питання їх роботи та основні вимоги до проведення практичної експертизи цінності документів в діловодстві і у відомчому архіві викладено в розділі 3 Правил.

Питанням безпосередньої підготовки і передачі документів до відомчого архіву присвячений 4 розділ Правил. У розділі особливу увагу приділено сучасним вимогам до опису документів, питань складання та оформлення описів справ у діловодстві організацій.

У розділі 5 Правил викладені загальні вимоги до створення  оптимальних умов зберігання документів, їх розміщення в архівосховищі, видачі документів з архівосховища, до роботи з перевірки наявності та стану  справ і документів; розглядаються  питання забезпечення збереження особливо цінних документів, у тому числі  питання створення страхового фонду  копій особливо цінних документів.

Питання класифікації документів, що знаходяться на відомчому  зберіганні, виходячи з їх значення для практичної діяльності відомчих архівів викладені в самостійному розділі (Розділ 6). У ньому розглядаються два основних питання класифікації: віднесення документів до фонду (фондування) і систематизація справ в межах архівного фонду.

Однією з основних задач  відомчих архівів є підготовка річних розділів зведених описів справ організацій. Вимоги до складання і порядок оформлення річних розділів зведених описів справ організацій, а також закінчених описів справ встановлюються 7-м розділом Правил.

У розділах 8 і 9 розглядаються питання обліку документів відомчих архівів і створення  науково-довідкового апарату, розроблені на основі принципу наступності цих  видів робіт у державних і  відомчих архівах та уніфікації облікових  форм. Поряд з використовуваними в даний час обліковими формами Правилами вводяться нові облікові форми, що забезпечують державний облік документів Гат СРСР, що знаходяться на відомчому зберіганні, в тому числі облік особливо цінних документів і страхового фонду їх копій. У Правилах викладаються сучасні вимоги до науково-довідкового апарату документів відомчих архівів як комплексу взаємопов'язаних архівних довідників, що включають облікові та довідкові документи.

У розділі 10 викладені питання  організації використання документів відомчого архіву, визначені порядок, завдання та форми використання документів.

Вперше в  Правилах роботи відомчих архівів розглядаються  питання класифікації документів у  межах архівного фонду (Розділ 6), зберігання та підготовки документів особового походження до передачі на державне зберігання (Розділ 11) і питання  методичного забезпечення, планування роботи, роботи з кадрами, обліку та організації праці працівників  відомчих архівів (Розділ 12).

Враховуючи, що в Правилах викладаються лише основні  вимоги до роботи у відомчих архівах  з документами особистого походження, а також з особливо цінними  документами і страховим фондом копій особливо цінних документів, в роботі з цими категоріями документів відомчі архіви повинні керуватися вимогами, встановленими "Основними правилами роботи державних архівів СРСР "(М., 1984), вказівками Головархіву СРСР та інших установ державної архівної служби СРСР.

У 13-м і 14-м  розділах Правил викладено порядок  передачі відомчим архівом документів Гат СРСР на державне зберігання і  порядок прийому-передачі документів при зміні керівництва організації, завідувача відомчим архівом (особи, відповідальної за архів) і при реорганізації (ліквідації) організації.

До Правил додаються 44 форми  документів, складених з урахуванням  державних стандартів та вимог уніфікації документів. Порядок заповнення форм пояснюється в тексті Правил.

Галузеві державні фонди  та інші відомчі архіви, здійснюють постійне державне зберігання документів Гат СРСР, організують і ведуть свою роботу відповідно до "Основними  правилами роботи державних архівів СРСР" (М., 1984).

Правила не скасовують виданих  в останні роки установами державної  архівної служби СРСР інструкцій і  вказівок з окремих напрямків  роботи відомчих архівів, які слід застосовувати з урахуванням вимог, викладених у цих Правилах.

У Правилах застосовується сучасна термінологія, встановлена  ​​відповідними державними стандартами  на документи, а також передбачена "Словником сучасної архівної термінології соціалістичних країн" (вип. 1, М., 1982).

Відомчі архіви, що зберігають кінофотофонодокументів, науково-технічну, картографічну, телеметричну, машиночитаемую та іншу спеціальну документацію, керуються цими Правилами в питаннях організації планування, звітності  та методичної роботи з цими видами документів, а також в питаннях роботи з належить до цих категорій  документів управлінської документацією . У всіх інших питання робота із зазначеними видами документації регламентується спеціальними правилами Головархіву СРСР.

Завдання відомчого архіву

1. Комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;
2. Використання зберігаються в архіві документів;
3. Здійснення методичного керівництва та перевірок стану організації документів у діловодстві організації, а також архівної справи та організації документів у діловодних підвідомчих організаціях

Функції

1. ведуть списки організацій (структурних підрозділів для архівів організацій) - джерел комплектування архівів;
2. приймають впорядковані документи організацій  
   (Структурних підрозділів для архівів організацій) - джерел комплектування архівів;
3. враховують, забезпечують збереження прийнятих в архів документів;
4. створюють, підтримують в актуальному стані НСА до документів архіву;
5. проводять експертизу цінності та здійснює комплекс організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання;
6. беруть участь у розробці нормативних та методичних  
   документів з архівної справи та ДОП;
7. беруть участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву та служби ДОП, в тому числі в організаціях - джерелах комплектування архіву;
8. здійснюють перевірку правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організації та інших організаціях-джерелах комплектування;
9. здійснюють використання документів на запити організації та приватних осіб, в тому числі соціально-правовим запитам громадян, веде облік та аналіз використання
10. здійснює фондування прийнятих в архів і документів;
11. здійснює і організовує щорічне складання та подання річних розділів зведених описів справ постійного зберігання на розгляд ЦЕК організації та ЕПК відповідної архівної установи;
12. здійснює за погодженням з відповідним державним архівом виявлення та облік особливо цінних документів, організовує створення і зберігання страхового фонду копій цих документів, веде облік даних копій;
13. представляє щорічно у відповідний державний архів відомості про склад і обсяг фондів, що зберігаються в архіві.
14. Центральний архів бере участь в організації та здійсненні відомчого контролю за роботою архівів та організацією документів у діловодстві організацій галузі, вносить пропозиції керівництву міністерства про досконалість архівної справи і діловодства;

Класифікація  документів у межах архіву

1.Разновідностямі архівного  фонду є:  
архівний фонд організації, що складається з документів, що утворилися в процесі її діяльності;  
об'єднаний архівний фонд, що складається з документів, що утворилися в процесі діяльності двох або більше організацій-фондообразователей, що мали між собою історично і / або логічно обумовлені зв'язку: однорідність і наступність діяльності, підпорядкованість, єдність об'єкта і часу діяльності, місцезнаходження та ін;  
архівний фонд особового походження, що складається з документів, що утворилися в процесі життя і діяльності окремої особи, сім'ї, роду і прийнятих на зберігання в архів організації;  
колекція називається сукупність окремих документів різного походження, об'єднаних за однією або кількома ознаками (тематичного, номінальному, об'єктному, авторському, хронологічним та ін.)

Організація документів у межах  архівного фонду

1.Розподіл справ усередині фонду по всіх розподілам схеми систематизації проводиться з урахуванням наступних класифікаційних ознак:  
- Структурного (у відповідності зі структурними підрозділами);  
- Хронологічного (за періодами або дат, до яких належать документи);  
- Функціонального, галузевого, тематичного, предметно - питального;  
- Номінального (за їхніми справ, видам і різновидам документів);  
- Кореспондентського (по організаціям та особам, у результаті листування з якими утворилися документи);  
- Географічного;  
- Авторського (за назвами організацій або прізвищами осіб, які є авторами документів).  
2. Поєднання структурного і хронологічного ознак дає такі варіанти схеми систематизації архівного фонду: хронологічно - структурний та структурно - хронологічний.  
3.Хронологіческі-функціональна або функціонально-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до фондів організацій з часто змінювалася структурою.  
4. Хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до невеликих за обсягом фондів, а також окремим архівним колекціям.  
5. Документи, що увійшли в об'єднаний архівний фонд, розташовуються по значущості фондообразователей, за хронологією їх створення, за алфавітом назв і т.д. У межах кожного фонду, що увійшов в об'єднаний архівний фонд, застосовуються різні схеми систематизації, вибір яких визначається характером діяльності конкретних організацій, складом і обсягом їх документів. Для фондів однорідних організацій використовується загальна схема систематизації.  
6. Систематизація документів колекцій визначається тематикою і складом документів. У межах колекції документів одного виду (різновиду) можливе групування по авторському ознакою з розташуванням груп у алфавітному порядку назв організацій або прізвищ авторів. У межах колекції документів, створеної за тематичним ознакою, можуть бути утворені групи з більш загальним тем чи питань, розташовані в порядку їх значущості або хронології. Всередині тематичних підгруп документи можуть бути об'єднані за різними ознаками, виходячи з обсягу і складу документації.  
7. Документи по особовому складу, як правило, виділяються в особливу групу, систематизуються відособлено і включаються до окремого опису  
8. При розподілі справ за схемами систематизації необхідно мати на увазі наступне:  
- Справи належать до того року, в якому вони розпочаті діловодством або в якому надійшли до даної організації (структурний підрозділ) для продовження діловодством;  
- Плани, звіти, кошториси та документи до них відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від часу їх складання, перспективні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;  
- Справи, розпочаті діловодством в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони були закінчені діловодством;  
- В межах року або хронологічного періоду справи структурних підрозділів розташовуються по значимості цих підрозділів