Основні правила роботи відомчого архіву

Загальні вимоги

1.Обліку підлягають усі зберігаючі в архіві організації документи, в тому числі неописані і непрофільні для даного архіву, а також страхові копії документів, копії фонду користування (за наявності) та опису справ і документів  
2. Основними одиницями обліку документів незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є:  
архівний фонд, архівна колекція;  
одиниця зберігання.  
3. Усі облікові документи централізованого обліку у відомчому архіві повинні бути зосереджені в особи, відповідальної за ведення цього обліку, а облікові документи сховищ - відповідно у осіб, які несуть відповідальність за облік документів у сховищах. Облікові документи зберігаються у сховищі (або спеціально виділеному приміщенні) у сейфах або металевих шафах.

Призначення

Номенклатура справ складається  для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві організації. Вона намічає угруповання виконаних документів у справи, систематизацію справ, індексацію і терміни зберігання справ, є основою для складання описів справ постійного і тимчасового зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а відомчому архіві та архіві організації використовується для обліку справ тимчасового зберігання.

Проведення експертизи цінності документів  
у відомчому архіві

1. Відомчий архів проводить експертизу цінності документів при відборі на державне зберігання під безпосереднім методичним керівництвом відповідного державного архіву.  
   2. При проведенні експертизи цінності документів у відомчому архіві використовуються типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання, типові переліки документів, що підлягають передачі на державне зберігання, перелік документів організації, які підлягають прийому в конкретний державний архів, номенклатура справ організації, затверджена в установленому порядку. Для встановлення прийомів і методів роботи з визначення цінності документів використовуються нормативно - методичні документи з цього питання, розроблені і затверджені Головархівом СРСР, іншими установами державної архівної служби СРСР, а також міністерствами (відомствами), самою організацією.  
   3. Проведення експертизи цінності у відомчому архіві базується на аналізі складу документації організації, в першу чергу на аналізі організаційно - розпорядчої документації (постанов, наказів, вказівок, рішень, протоколів основних дорадчих органів і т.п.), а також планової та звітної документації. При цьому уточнюється, де (у яких структурних підрозділах) повинні бути залишені на зберігання основні екземпляри цих документів. Дублетні екземпляри, як правило, виділяються до знищення  
   Склад дублетних документів, що залишаються на зберігання, повинен узгоджуватися з відповідним державним архівом.  
   4. При проведенні експертизи цінності документів у відомчому архіві уточнюється також характер повторення міститься в них в інших документах, вид, форма і повнота повторення. Виділення документів з повторюється інформацією до знищення проводиться тільки після звірення їх з документами, що залишають на державне зберігання, під методичним керівництвом відповідного державного архіву.  
   5. У разі виявлення в процесі проведення експертизи цінності документів у відомчому архіві нестачі документів постійного зберігання відповідними структурними підрозділами організації повинні бути вжиті заходи з розшуку цих документів.  
   Рішення ЦЕК (ЕК) та вимоги відомчого архіву та служби діловодства організації про необхідність переформування справ, розшуку відсутніх справ і документів доводяться до відома керівників структурних підрозділів, як правило, у формі наказу або вказівки керівника організації.

В «Основних  правилах організації роботи відомчих архівів» особливу увагу приділено унікальним і особливо цінних документів.

Мета використання

застосування архівних документів організацією, в структурі якої функціонує архів, зацікавленими державними та громадськими організаціями при  розробці планів економічного і соціального  розвитку, при вирішенні народногосподарських завдань, питань розвитку науки і  культури, в ідейно - виховної та агітаційно - пропагандистській роботі, а також  для забезпечення прав і законних інтересів громадян.