Основные правила хранения архивных документов

     Глава 1 Проблемы обеспечения сохранности архивных документов

     Основой безопасности архивов и обеспечения  сохранности их документальных богатств является состояние материально-технической базы архивов.

     Длительное  время - практически все 90-е годы прошлого века отрасль переживала серьезные  финансовые трудности, которые в  первую очередь сказались на состоянии  материально-технической базы архивов  и в целом на обеспечении сохранности  документов Архивного фонда Российской Федерации. Не было заложено строительство  ни одного специального архивного здания.

     Одним из основных видов работ по сохранности  документов по-прежнему является проверка их наличия и состояния, причем объемы этой работы в последнее время  увеличиваются. Проверка наличия - это  самый эффективный, хотя и очень  трудоемкий вид работы по совершенствованию  организации хранения и учета  документов.

     Весьма  острой проблемой является  большее количество необнаруженных дел и документов, зачастую низкое качества розыска и материалов, отражающих ее результаты. Как следствие этого - неоднократные случаи списания документов, которые через год находятся и вновь ставятся на учет. С другой стороны, в ряде архивов отдельные дела числятся необнаруженными не год, не 5, а десятилетиями. Треть от всех необнаруженных дел находилась на месте при предыдущих проверках наличия. Значит это утраты последних лет или плохое качество предыдущих проверок. Необходимо обратить самое серьезное внимание на работу комиссий архивных органов по подведению итогов проверки наличия дел. Эти комиссии должны не просто рассматривать представленные материалы по исключению дел из состава АФ, но и контролировать качество проводимых работ, решать вопросы совершенствования методического обеспечения работы на данном направлении, обобщать и распространять положительный опыт, организовывать повышение квалификации специалистов в области проверки наличия и розыска дел. В целях более эффективной организации работы таких комиссии подготовлена "Памятка о порядке представления государственными архивами в вышестоящих орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов" (письмо Росархива от 23.09.04 № 5/1709-Т).

     Что касается причин хищений архивных документов, то первая и главная - это грубейшие  нарушения правил их хранения, учета  и использования.

     Выделяют  три основные причины краж архивных документов:

• Во-первых, некоторые сотрудники федеральных архивов перестали бояться потерять рабочее место. Низкая зарплата, слабая социальная защищенность обусловливают постоянный недокомплект кадров архивов, их частую сменяемость. Недостаточная кадровая обеспеченность вынуждает директоров принимать на работу случайных людей, что создает условия для возможного хищения.
• Во-вторых, чтобы компенсировать низкую зарплату, директора федеральных архивов вынуждены расширять направления использования, связанные с зарабатыванием внебюджетных средств (выставочные проекты, подготовка сборников документов). Активизация в сфере использования неизбежно сказывается на всей работе по обеспечению сохранности архивных документов и, приводя к "облегчению", а то и просто игнорированию нормативно закрепленных процедур учета и контроля, становится еще одной питательной средой для архивных краж.
• В-третьих, административно-экономические преобразования обусловили массовый прием на хранение в федеральные архивы миллионы дел. После этого не только возник дефицит полок для дальнейшего приема документов АФ РФ, находящихся на ведомственном хранении в большинстве случаев в ненормативных условиях, но и в 2,5 раза увеличился объем использования архивных документов. Между тем штатная численность работников федеральных архивов была сокращена на четверть. Мы оказались в условиях дефицита, как кадров, так и штатной численности. Возросшая ненормативная нагрузка на работающих архивистов также не способствует соблюдению правил работы архивов.

     Если  брать уже выявленные, возможно, еще невыявленные и вероятные  в будущем кражи архивных документов всего лишь как одну из угроз Архивному  фонду страны, ее информационной безопасности, то еще более опасной является состояние инфраструктуры наших  архивов.

     Важнейшей стороной обеспечения сохранности документов является улучшение их физического состояния. Так было всегда, но сейчас, учитывая поистине колоссальные объемы документов, требующих различных реставрационно-восстановительных работ, и малые мощности архивных лабораторий, эти проблемы становятся особенно актуальными для большинства архивов.

     Для устранения подобных недостатков нужны, какие либо дополнительные финансы, сложная техника, регулярный анализ состояния дел, четкая и грамотная организация работы. 

1.   Проблемы защиты архивных документов от плесневелых грибов

     Одно из направлений обеспечения сохранности документов в архивохранилищах - это профилактика биоповреждений документов и борьба с имеющимися повреждениями. Наиболее распространенными деструкторами бумаги являются микроскопические грибы, называемые в быту плесенями. Их появление всегда связано с нарушением микроклимата в хранилище: повышением влажности и понижением температуры воздуха. До поступления в хранилища госархивов документы зачастую хранились в неподходящих условиях: в подвалах, кладовках и других плохо вентилируемых помещениях, при низкой температуре воздуха, заливались водой. Это способствовало развитию плесневых грибов на документах. В связи с этим задача выявления документов с биоповреждениями и их дезинфекции стоит весьма остро.

     Повреждения бумаги в виде цветных пятен и  налетов известны давно, но природа  их оставалась неизвестной. Изучение микроорганизмов - разрушителей бумаги началось только в ХХ веке.

     На  данный день известно более 200 видов  грибов, встречающихся в архиво- и книгохранилищах. Из них около 40 видов - постоянные обитатели хранилищ. Они наиболее опасны для документов, так как вырабатывают ферменты, разрушающие  целлюлозу, и вызывают тяжелое поражение  бумаги. Такие грибы способны за 2 месяца разрушить до 50% целлюлозы  в бумаге. Грибами поражается не только бумага, но и другие части и материалы документов: кожа, картон, клей, нитки, ткань. В большинстве случаев зарастание грибами начинается с поверхности документов. В случае подмочки документ может быть поражен в любой части, в том числе и в середине.

     Не  все виды бумаги в равной степени  подвержены поражению грибами. Грибы  предпочитают кислую среду. На современных  печатных бумагах грибы растут плохо, их рост тормозит введение в бумагу мела. И наоборот, бумага конца ХIХ- начала ХХ века с повышенной кислотностью чаще поражается грибами. Проклейка  бумаги органическими веществами: крахмалом, желатиной, казеином,- создает питательную  среду и усиливает рост грибов. Поэтому документы, прошедшие реставрацию  с применением мучного клея без  антисептиков, могут подвергаться более  сильному разрушению. По этой же причине  поражение книг часто начинается с корешка.

     Грибы размножаются спорами, которые переносятся  воздушными потоками. Споры очень  устойчивы к неблагоприятным  условиям среды и сохраняют жизнеспособность в большом диапазоне температур, устойчивы к высушиванию и  замерзанию, не погибают в бескислородной среде. Известны случаи, когда споры  на бумаге сохраняли жизнеспособность в течение 40 лет.

     При возникновении благоприятных условий  споры прорастают, и на бумаге начинается развитие мицелия (грибницы). В результате на документе образуются колонии  грибов. Оптимальными для развития грибов являются температура 25°С и  влажность 65%. Рост мицелия, хотя и менее  активный, возможен при меньших значениях  влажности и температуры. При  температуре 10-15°С развитие грибов практически  прекращается, поэтому низкие температуры, в частности замораживание, могут  быть одним из методов консервации  документов.

     Грибница, развивающаяся на бумаге, может быть бесцветной или окрашенной в различные  тона. Она бывает воздушной, образуя  над поверхностью субстрата (бумаги) возвышения в виде легко стирающихся  подушечек, но может проникать вглубь субстрата. Если грибница прорастает через  всю толщу документа, продукты разложения целлюлозы склеивают листы и  они оказываются сцементированы.

     Окрашенная  грибница образует на бумаге стойкие  пятна розового, фиолетового, желтого, бурого, черного цвета, которые трудно удаляются при отбелке. Пятна  и воздушная грибница маскируют  текст, делают его трудночитаемым.

     На  месте развития грибов бумага всегда ослаблена, становится хрупкой, ветхой и часто выпадает, образуя отверстия  в документе.

     После гибели мицелия на поверхности бумаги может сохраняться пылящий налет  из спор черного или коричневого  цвета. Сухие документы со следами  старых поражений при увеличении влажности могут снова зарастать  грибами или стать источником заражения здоровых документов.

     Во  избежание заражения документов плесневыми грибами является главный способ профилактики повреждения - поддержание оптимального микроклимата, при котором исключается прорастание спор, и сохраняются благоприятные условия для хранения бумаги. 
 
 

1.2  Проблемы сохранности  документов созданных  и воспроизведенных  с применением  современных технологий 

     Появление и развитие новых современных технологий создания и воспроизведения документов на бумажной основе (принтерное текстонанесение, сканирование и др.) вызывают множество вопросов у архивистов в части обеспечения сохранности носителей и текстов архивных документов.

     Тезисно - основные выводы исследований в части оценки светостойкости, водостойкости и износостойкости текстов документов, созданных с применением принтерных средств текстонанесения, сводятся к следующим:

1. Принтеры матричные дают черный текст такой же, как у черной современной машинописи; по совокупности показателей могут использоваться для исполнения документов постоянного и временного сроков хранения; тексты матричных принтеров водостойки, износостойки; светостойкость разная, но в целом достаточно хорошая.
2. Принтеры струйные дают черный текст с разной светостойкостью; случайный выбор средств черной струйной печати гарантии долговечности текста не дает; обеспечивает долговечность текста применение черных картриджей с пигментными световодостойкими чернилами, выбираемыми на основе экспертной лабораторной проверки или фирменных гарантий.
3. Принтеры струйные с цветными картриджами не гарантируют долговечности текста по параметрам свето и водостойкости и для оформления документов не рекомендуются. Нередко цветные картриджи используют для смешанного капленанесения и получения на бумаге черного текста. Такие черные тексты не отвечают критериям долговечности.
4. Принтерная лазерная печать дает черный текст с низкой износостойкостью, не гарантирует долговечность текста при использовании, что уже подтверждается на практике, и не рекомендуется как средство надежного, долговечного текстонанесения.

Архивам целесообразно учитывать эти недостатки лазерной печати при подготовке собственных документов – каталогов, описей и т.п., а также справок по запросам пользователей.

5. При исполнении документов средствами принтерной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально-множительных работ, отвечающие требованиям ИСО.

     Современные принтерные средства текстонанесения  – товары высокого спроса и, следовательно, объекты фальсификации. Необходимые  свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной  фирменной продукции или экспертной проверкой.

     Разнообразие  выпускаемых современных средств  принтерного текстонанесения дает потребителю возможность выбрать  продукцию, отвечающую архивным требованиям.

     Таким образом, основным фактором риска является не разовое применение технических средств воспроизведения, а многократность светового копирования документов. Степень риска значительно увеличивается при работе с ветхими, хрупкими материалами.