Содержание 

Введение…………………………………………………………………………….....2

1.    Понятие Архивного хранения документов……………………..3

2.    оперативное хранение документов………………………………...9

3.    Оформление дел длительных сроков хранения……………..15

4.    СОСТАВ УЧЕТНЫХ ДОКУМСЕНТОВ АРХИВА……………………………20

Заключение………………………………………………………………………...11

ЛИТЕРАТУРА………………………………………………………………………….24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

       Система хранения информации стала формироваться  одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия – документальный фонд и архивный фонд.

       Цель  нашей работы рассмотреть порядок  организации подготовки документов к передаче на архивное хранение.

       Архивный  фонд – лишь часть документального  фонда. В небольших по структуре  и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае секретарь фирмы отвечает за сохранность документов и сдачу ее в государственный архив.

       В настоящей работе мы рассмотрим, во-первых, понятие архивного фонда и архивного хранения документов; во-вторых, правила оформления дел длительных сроков хранения; в-третьих, состав ученых документов архива.

       Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы.

1. Понятие архивного хранения документов

       В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном Деле от 22 октября 2004г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, экономическое, политическое, социальное значение…» образуют Архивный фонд Российской Федерации.

       В состав Архивного фонда входят находящиеся  на территории РФ архивные фонды и  архивные документы, независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения, формы собственности.

       Юридическим и физическим лицам Российской Федерации  гарантируется право на создание своих архивов. При этом, под архивом  понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей».

       Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной  собственностью, собственностью территориальных  образований в составе РФ, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

       В соответствии с законодательством  установлены следующие сроки  хранения документации:

• документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет;
• записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу — в течение 75 лет;
• документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, — в течение 10 лет;
• научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет;
• конструкторской документации — в течение 15 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет;
• телеметрической документации — в течение 5 лет;
• кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготовления;
• фотодокументы — в течение 3 лет;
• документы на машинных носителях — в течение 5 лет. Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.

      В течение установленных сроков организации  обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.

      Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

      При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.

      Независимо  от места хранения, вида носителя и  способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам.

      Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:

• общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации;
• религиозных объединений и организаций;
• негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
• физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

      Собственники  документов обязаны предоставлять сведения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служба должна быть проинформирована о новом владельце и месте дальнейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хранения должны быть созданы надлежащие условия.

      В случае ликвидации негосударственных  объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства.

      Документы могут быть переданы в собственность  государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия  передачи документов в государственные  архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора.

      В случае подготовки документов негосударственной  части. Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение.

      Кроме документов, являющихся по своему содержанию, авторству, месту и времени создания и другим критериям частью историко-культурного наследия и подпадающих под определение памятников истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для конкретных собственников и в силу этого также подпадающих под понятие «архивные документы». В этом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин «ведомственный архив». Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций' фирмы. В структуре организации может и не быть специального подразделения — архива, в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует.

      На  практике существуют специфические  разновидности ведомственных архивов:

• центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;
• центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих НИИ;
• объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна «Мосхлеб», архив Главмосстроя и т.д.;
• объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно велики, например «до ликвидации организации», «до минования надобности» и т.д.

      Перечень  документов, подлежащих передаче из подразделений  в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сроками хранения более трех лет.

      В последнее время возобновился интерес  к такой разновидности ведомственного архива, как экономический или  предпринимательский архив фирмы. Состав документов, которыми целесообразно комплектовать экономический архив фирмы, значительно разнообразнее по сравнению с традиционным ведомственным архивом. В его состав дополнительно включают образцы деловой переписки, контракты, заключенные фирмой; финансовые отчеты кредитные бумаги, акты на аренду, покупку земель, построек, документацию по займам и страхованию имущества, аналитические документы по сбыту и производству, отчеты о финансовых и торговых оборотах, маркетинговые обзоры, технико-экономические и рекламные материалы, полученные патенты, свидетельства, дипломы конкурсов, материалы презентаций, фотографические материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условиях труда и т.д. В состав экономических архивов, так же как и любого ведомственного архива, могут включаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фирмы, газетные вырезки и журнальные публикации о деятельности фирмы.

      Первый  в Европе экономический архив  действует с 1905 т. в Германии при фирме Круппа. Архив объединил организационно-управленческие и финансовые документы по истории предприятия, некоторые научно-технические документы по организации производства. В настоящее время, оставаясь промышленным (экономическим) архивом частной фирмы, он приблизился к уровню исторического архива, открытого для экскурсантов, исследователей, специалистов. 11 сентября 1992 г. в Монреале состоялся международный форум представителей архивов предприятий как основной части экономических архивов, на котором рассматривались такие вопросы, как состав, виды, формы экономической информации, методы ее обработки и организации хранения.

      В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после  создания отдела ведомственных архивов  Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техническими, кинофотодокументами изложены в соответствующих правилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методическим материалом при организации любого архива, так как охватывают практически все стороны деятельности и регламентируют методику работы с архивными документами.

      К сожалению, в силу специфики развития экономических отношений в государстве, организация экономических архивов в современной России ограничивается опытом работы губернских археографических комиссий конца XIX — начала XX вв. Кроме того, отсутствуют переводы на русский язык соответствующей зарубежной литературы.