4. Состав учетных  документов архива

      На  все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

      Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

      Описи дел составляются по строго установленной  Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

      Описи дел должны быть составлены в течение  года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государственной архивной службы предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

      Состав  учетных документов установлен Основными  правилами работы ведомственных архивов, является обязательным для организаций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и дополнительно включает в себя кроме вышеназванных заверителей и описей:

• книгу учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;
• лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;
• топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

       Временное хранение документов государственной части архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, в зависимости от категории организации и вида документов:

• документы федеральных органов государственной власти, Генпрокуратуры; отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения – в течении 15 лет.
• документы органов государственной власти и прокуратура краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений и организаций краевого и областного подчинения.
• формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве;
• формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния;
• дело фонда, в котором концентрируются акты отчетности, др. материалы.

Заключение

      Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного  хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.

      Таким образом, документы предприятия  отложившиеся в делопроизводстве в  дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся короткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

      Работу  по организации и проведению ценности документов должна проводить постоянно действующая комиссия (ЭК) предприятия. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна производиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия, с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, а так же акты о выделении дел к уничтожению, формы описи и акта унифицирования.

      Внутренняя  опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (выше 10 лет) хранения. С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

      В ведомственный архив вместе с  делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом.

Литература

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 1490ФЗ от 27.07.2006 г.

2. Постановление  Правительства РФ «Об утверждении  правил оказания услуг почтовой  связи» № 221 от 15.04.2005 г.

3.«Перечень управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения» (в ред.решения Росархива от 27.10.2003 г.).

4.Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие. 20е изд.– М.: Вузовский учебник, 2004.

5.Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга. – М.: Вузовский учебник, 2009.

6.Рахманин Л.В.  Стилистика деловой речи и  редактирование служебных

7.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2005.

8.Документы  и делопроизводство: справочное  пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика»,  2008

9.Кирсонов М.В. Курс делопроизводства. М., Инфра-М, 2007.

10.Печникова  Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 2007.

11.Организация  работы с документами /Под ред.  В.А. Кудряева. М.; Инфра-М, 2009.

.