Основные виды и функции ведомственных архивов

Федеральное агентство по  образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уральский государственный университет им. А.М. Горького

Исторический факультет

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового обеспечения управления

Контрольная работа

на  тему:

«Основные виды и функции ведомственных архивов»

студентки  4  курса

Кошельковой Анастасии Андреевны

(г. Лысьва)

руководитель:

Бакшаев Александр Алексеевич

Екатеринбург

2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение………………………….………………………………..………………......…...…….3

1. Виды ведомственных архивов...…………………………..…………………………….…...4

2. Функции ведомственных архивов.........................................………………………. ...…….6

Заключение.......................................…...………….…………....………………………………11

Список  используемой литературы…………………………………………….……………...13

3

Введение.

            Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

ГОСТ Р 51114 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает видовое понятие ведомственного архива.

            Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.

Понятие "ведомственный архив" довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

            Таким образом, цель данной работы - раскрытие виды и функции ведомственных архивов.

4

1. Виды ведомственных архивов.

             Итак, кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. ГОСТ дает определение понятия "ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

            Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

            В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

           Как было сказано выше, ведомственный архив - понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

            В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.

            При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

            Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим

5

учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

            В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

           Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения.                                                                         Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.

Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.

           Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество.

           Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

          В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

- архив управленческой документации;

- научно-технический архив;

6

- аудиовизуальный архив;

- архив документации на электронных носителях.

           Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

          Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят:

а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;

б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников;

в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

          Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются "Основные правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

2. Функции ведомственных архивов.

          Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями,

7

установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

          Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

          В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения - источника комплектования и профиля архива. Перечислим кратко основные функции архива.

Функция комплектования архива:

1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций - источников комплектования рассматривается ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.

2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.

Функция обеспечения сохранности документов:

1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.

2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.

3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.

4. Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).

8

5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.