Основы электронного документооборота

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………3

1. Электронный  документооборот……………………………………………5

2. Системы  управления электронным документооборотом………………..7

3. Внедрение  систем СЭД И ЕСМ…………………………………………….10

Заключение……………………………………………………………………..12

Список  использованных источников…………………………………………13 

ВВЕДЕНИЕ

     Документы были, есть и будут.  Единственное, что меняется со  временем – это их носители.

     Наш динамичный и требовательный  ХХI век позволяет нам не волноваться  о том, захватили ли мы с  собой записную книжку, или папку  с документами. 

     “Все свое ношу с собой”  – высшая мудрость древних  нашла свою реализацию в наши  дни благодаря тому, что все  документы огромного предприятия  могут храниться и переноситься  внутри одного персонального  компьютера.

     Однако, пока на большинстве предприятий  документооборот существует в  бумажной форме. 

     Безусловно, в таком виде документооборот  более привычен и традиционен,  но при этом он обладает  рядом недостатков, существенно  перекрывающих достоинство его  привычности: 

• медленный поиск документов;
• трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
• длительность сроков подготовки и согласования документов;
• сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
• невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.

      Таким образом, традиционный документооборот  оказывается неэффективным. Все  эти минусы устраняются с введением  систем электронного документооборота. Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

     Документы - это основные информационные  ресурсы любой организации, работа  с ними требует правильной  постановки. Документы обеспечивают  информационную поддержку принятия  управленческих решений на всех  уровнях и сопровождают все  бизнес-процессы.

     Документооборот - это непрерывный  процесс движения документов, объективно  отражающий деятельность организации  и позволяющий оперативно ей  управлять. Горы макулатуры, длительный  поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой  и получением, ошибки персонала  составляют далеко не полный  перечень проблем, возникающих  при неэффективном построении  документооборота. Всё это может  сильно затормозить, а в исключительных  случаях - полностью парализовать  работу организации.

     Эффективный документооборот является  обязательной составляющей эффективного  управления. Документооборот исключительно  важен для правильной организации  финансового и управленческого  учёта.

     Основные принципы электронного  документооборота:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

     Система управления электронным  документооборотом (СУЭД) предназначена  для следующих целей:

      ·  повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

      · уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

      · уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

      · интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;

      · создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

     СУЭД предназначена для автоматизации  процессов документационного обеспечения  управления предприятием, включая:

• процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
• процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
• управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

     Объектом автоматизации являются  процессы:

• создание документов;
• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

     Система должна строиться на  основе открытых технологий, обеспечивающих  ее дальнейшую модернизацию и  развитие без переработки. В  системе должна быть предусмотрена  возможность использования масштабируемых  аппаратных платформ, в частности  технологически простой замены  серверов и устройств хранения  информации на более производительные  (емкие).

     Система должна обеспечивать  с достаточной точностью распознавания  документов на русском и основных  европейских языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.

     Подсистема «Электронный архив»  предназначена для следующих  целей:

      ·    оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных документов путем сканирования;

      ·       оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

      ·       передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

      ·      хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов);

      ·      поиска и извлечения документов из электронного архива;

      ·      связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

     Подсистема «Ввод стандартных  форм документов» обеспечивает:

      ·      проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

      ·      потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив»;

     Подсистема «Делопроизводство»  обеспечивает:

      ·      создание электронных документов средствами подсистемы;

      ·      ведение версий (редакций) документов и их авторства;

      ·      защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

      ·      электронное визирование документов (электронная подпись);

      ·      связывание документов в логические группы;

      ·      допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

      ·      контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ СЭД И ЕСМ

     Документы в наше время выступают  как универсальный инструмент  управления, обеспечивают взаимодействие  между подразделениями и отдельными  сотрудниками. Но при росте объемов  деятельности возникает парадокс  – работа с документами требует  все больше ресурсов и замедляет  работу всей организации. Один  из способов решения проблемы  – использование специального  программного обеспечения – систем  электронного документооборота (СЭД). Системы электронного документооборота  формируют новое поколение систем  автоматизации предприятий. 

     СЭД изначально создавались с  целью помочь предприятиям структурировать  и совершенствовать их работу  с документами. Но явную нацеленность  на работу с бизнес-процессами  как упорядоченными потоками  документов и задач СЭД демонстрируют  только в последнее время. «Традиционные»  СЭД все еще тяготеют к автоматизации  узкой сферы «канцелярского»  документооборота. «Канцелярская»  СЭД не хранит всю информацию  о документе, а только ограниченный  набор реквизитов документа.

     Подтверждением факта, что системы  управления документами больше  не собираются ограничиваться  узкой сферой «канцелярского»  документооборота, является то, что  практически все западные системы  такого класса перестали называть  себя системами класса «Document Management»,  а классифицируют себя гораздо  более ёмкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. управление  информационными ресурсами предприятия  или управление корпоративной  информацией.

     ECM-системы включают в себя  следующие компоненты:

• Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
• Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.
• Документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместное использование документов пользователями и др.

     Системы электронного документооборота (СЭД) существуют уже два десятка  лет, сегодня их количество  перевалило за сотню:

     ЭСКАДО - система полной автоматизации  документооборота для большого  или малого предприятия.