Основы кадровой работы

Как правило, фактически письменный трудовой договор заключается путем  оформления заявления работника  и приказа работодателя о приеме на работу, кроме случаев, когда заключается  трудовой контракт или трудовой договор, заключаемый физическим лицом - работодателем.

Виды трудовых договоров

В соответствии со ст. 23 КЗоТ трудовой договор может быть:

-        бессрочным, заключаемым на неопределенный срок;

-        срочным, заключаемым на определенный срок, установленный по соглашению сторон;

-        заключаемым на время выполнения определенной работы.

Согласно п. 1 ст. 23 КЗоТ бессрочный трудовой договор заключается на неопределенный срок, то есть в нем не указан срок, до которого он действует. Как правило, такой договор заключается путем подачи заявления о приеме на работу и издания приказа о приеме на работу этого работника.

При оформлении трудовых отношений  следует придерживаться такого порядка  приема на работу:

— подача работником заявления о  приеме на работу с предоставлением  всех необходимых документов;

— проставление виз должностных  лиц и резолюции собственника или должностного лица, обладающего  правом приема на работу;

— издание приказа о зачислении работника на работу;

— предъявление приказа работнику  под роспись;

— внесение записи в трудовую книжку.

Документы, которые необходимо предоставить при поступлении на работу, перечислены в ст. 24 КЗоТ. В частности, такими документами являются паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, документы об образовании, о состоянии здоровья и другие (см. таблицу). При этом следует иметь в виду, что в соответствии со ст. 25 КЗоТ запрещается требовать от лиц, которые поступают на работу, сведения об их партийной, национальной принадлежности, происхождении, прописке и документы, предоставление которых не предусмотрено действующим законодательством.  

 Документы, предоставляемые  при приеме на работу 

При приеме на работу, как  правило, работник пишет заявление о приеме на работу. Следует отметить, что заявление о приеме на работу  в законодательных актах не упоминается как обязательный документ. Однако в связи со сложившейся практикой его предоставление (с указанием, поступает физическое лицо на основное место работы или на работу по совместительству) является желательным.

Заявление составляется  в произвольной форме (типовая форма заявления не установлена). В нем  должны быть указаны: наименование организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение, на работу в которое принимается работник, условия приема.

Заявление оформляется на листе бумаги формата А4 или А5 с указанием даты написания (подачи), подписывается поступающим, визируется руководителем структурного подразделения  и начальником отдела кадров, оформляется  резолюцией руководителя предприятия, организации, учреждения и после издания приказа о приеме на работу подшивается в личное дело работника.

Личная карточка работника (Особова картка працівника)

На  основании приказа (распоряжения) о приеме на работу  работник кадровой службы заполняет личную карточку работника (форма № П-2) и делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке. Типовая форма № П-2 «Личная карточка работника»,утверждена приказом Госкомстата Украины № 489.

Личная  карточка работника заполняется  на работников всех категорий, в том  числе на специалистов с высшим и  средним специальным образованием и молодых рабочих, окончивших училища, школы профессионально-технического образования и т. д.

Форма № П-2 заполняется в одном экземпляре работником кадровой службы на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов.

Коды  профессии, должности и специальности  указываются в соответствии с Классификатором профессий с учетом кодового обозначения квалификационного уровня. Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке.

После заполнения раздела І «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Для полноты сведений о лицах, повышающих профессиональное образование, в личной карточке в разделе ІІ «Профессиональное образование на производстве (за счет предприятия-работодателя)» следует заполнять все графы.

В разделе ІІІ «Назначения и перемещения» в первой строке делается запись о приеме на работу. В следующих строках этого раздела указываются переводы по службе, изменение должности, разряда, оклада. При осуществлении каждой записи обязательно должна заполняться графа «Основание», в которой указывается документ, подтверждающий правомерность осуществления каких-либо изменений. Таким документом является приказ (распоряжение) руководителя предприятия. С каждой записью о назначениях, перемещениях работника ознакомляют под роспись.

С каждой записью, вносимой на основании  приказа в трудовую книжку (вкладыш) о назначениях и переводах, профессии  и должности, разряде или окладе администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под  расписку в графе «Подпись работника» раздела ІІІ «Назначения и  перемещения» формы № П-2  (в соответствии с п. 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников).

В разделе IV «Отпуска» приводятся сведения о предоставленных отпусках работнику: ежегодный (основной и дополнительный), дополнительный в связи с учебой, творческий, социальный и отпуск без сохранения заработной платы. В данном разделе указывается вид предоставленного отпуска, за какой период времени он предоставляется, даты начала и окончания отпуска, а также дата и номер приказа (распоряжения) руководителя предприятия о предоставлении отпуска работнику.

В строке «Дополнительные сведения» приводятся данные, которые не были указаны в других разделах личной карточки, например, о судимости, о наличии правительственных наград и др. В этой строке можно вести учет лиц, обучающихся на вечерних и заочных отделениях в высших и средних специальных учебных заведениях. В ней же указывается дата поступления в учебное заведение и его окончание.

Кроме того, в строке «Дополнительные сведения»  необходимо записывать данные о работающих инвалидах: на основании справки  медико-социальной экспертной комиссии записывается группа инвалидности и  дата ее установления (изменения), причина  инвалидности, а также заключения врачебно-консультационной комиссии об условиях и характере труда. Личные карточки таких работников рекомендуется  хранить отдельно.

В строке «Дата и причина увольнения (основание)» указываются дата увольнения работника (дата оформления приказа об увольнении) и причина увольнения, приведенная в точном соответствии с формулировками КЗоТ со ссылкой на соответствующую статью, пункт. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ».

Личные  карточки комплектуются в соответствии со штатным расписанием по структурным  подразделениям, а внутри структурного подразделения — по фамилиям работников в алфавитном порядке.

Персональный учет военнообязанных  и призывников в учреждениях, организациях, которые подпадают  под действие Закона Украины «О государственной службе» от 16.12.1993 г. № 3723-XII, осуществляется по форме первичного учета № П-2 ДС «Личная карточка», утвержденной приказом Минстата Украины от 26.12.1995 г. № 343, в разделе IX которой указываются сведения о военном учете.

Какие требования по ведению военного учета предъявляются  к работодателю

В соответствии с ч. 4 ст. 34 Закона Украины «О военной обязанности и военной службе» от 25.03.1992 г. № 2232-XII руководители предприятий, учреждений, организаций и учебных заведений независимо от подчинения и форм собственности осуществляют персональный учет военнообязанных и призывников по месту их работы или учебы.

На руководителей предприятий, учреждений, организаций и учебных  заведений независимо от подчинения и форм собственности возлагается  выполнение таких мероприятий (п. 3.4 Инструкции):

• проверка у граждан во время приема на работу (учебу) наличия военно-учетных документов (у военнообязанных — военных билетов или временных удостоверений (вместо военных билетов), а у призывников — удостоверений о приписке к призывным участкам). Прием на работу (учебу) военнообязанных и призывников осуществляется только после взятия их на военный учет в военных комиссариатах, а также в случае пребывания на военном учете в Службе безопасности Украины;
• сообщение в 7-дневный срок в военные комиссариаты обо всех военнообязанных и призывниках, принятых на работу (учебу) или освобожденных от работы (отчисленных из учебного заведения);
• оповещение по требованию военных комиссариатов военнообязанных и призывников о их вызове к военному комиссариату и обеспечению их своевременного прибытия по этим вызовам;
• обеспечение полноты, достоверности и качества учета всех военнообязанных и призывников предприятий, учреждений, организаций и учебных заведений по требованиям, установленным этой Инструкцией и другими документами первичного учета в соответствии с действующим законодательством;
• поддержание постоянного взаимодействия с соответствующими военными комиссариатами по вопросам сроков и способов сверки данных личных карточек, списков военнообязанных, списков призывников с учетными данными военных комиссариатов, внесения соответствующих изменений к ним и по вопросам оповещения военнообязанных и призывников;
• организация периодической сверки личных карточек, списков военнообязанных, списков призывников с записями в военных билетах и удостоверениях о приписке к призывным участкам. Не реже одного раза в год проведение сверки личных карточек работников с учетными данными военных комиссариатов;
• внесение в 5-дневный срок в личные карточки работников изменений, которые касаются семейного положения, местожительства, образования, места работы и должности военнообязанных и призывников. Ежемесячно до 5-го числа необходимо при помощи донесения (приложение 1 к Инструкции) сообщать в военные комиссариаты обо всех изменениях в учетных карточках;
• принятие под расписку от военнообязанных и призывников их военно-учетных документов для предоставления в военные комиссариаты, сверка с личными карточками, списками военнообязанных и списками призывников;
• своевременное оформление бронирования военнообязанных за предприятиями, учреждениями и организациями на период мобилизации и на военное время;
• составление и не позднее 1-го декабря текущего года предоставления в военные комиссариаты списков граждан, которые подлежат приписке к призывным участкам;
• осуществление постоянного контроля за выполнением мероприятий допризывной подготовки, приписки к призывным участкам, соблюдением правил военного учета, проведением разъяснительной работы среди граждан Украины о выполнении обязанностей относительно военного учета. Сообщение о военнообязанных и призывниках, которые нарушили требования законодательства о военной обязанности и военной службе, посылаются в военные комиссариаты для привлечения виновных к ответственности по закону;
• ведение журнала проверок состояния учета военнообязанных и призывников.

Защита персональных данных работника. Документы работодателя, устанавливающие порядок обработки  персональных данных работника.

• Документы работодателя, устанавливающие порядок обработки персональных данных работника согласно Закону Украины «О защите персональных данных» от 01 июня 2010 года, № 2297-УІ.
• Понятие персональных данных работника. Оформление согласия на обработку персональных данных. Обработка персональных данных работника.
• Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты. Уведомление о месторасположении базы ПД.
• Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.
• Положение о защите персональных данных работника – порядок разработки, согласования, утверждения.

1 января 2011 г. вступил в силу Закон № 2297, вызывающий большой интерес у руководителей предприятий, учреждений и организаций, использующих наемный труд работников. Данный Закон регулирует отношения, связанные с защитой персональных данных во время их обработки. Действие Закона не распространяется на физических лиц, деятельность которых связана с созданием персональных данных и обработкой персональных данных в этой базе, на профессионально-творческих работников — для осуществления творческой деятельности, также не распространяется на журналистов — в связи с выполнением ими служебных или профессиональных обязанностей.

Ст. 2 Закона № 2297 содержит в себе некоторые понятия, необходимые для уяснения смысла самого Закона:

• база персональных данных — именуемая совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и (или) в форме картотек персональных данных;
• владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или при согласии субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если другое не определенно законом;
• Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;
• согласие субъекта персональных данных — любое документируемое, в частности письменное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии со сформулированной целью их обработки;
• обезличение персональных данных — исключения сведений, которые дают возможность идентифицировать лицо;
• обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, осуществленных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, которые связаны со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, возобновлением, использованием и расширением (распространением, реализацией, передачей), обезличением, уничтожением сведений о физическом лице;
• персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;
• распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право на обработку этих данных;
• субъект персональных данных — физическое лицо, относительно которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;
• третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, <span class="Normal__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', 'Arial'; font