Особенности документирования трудовой деятельности персонала

Ведение личного  дела включает:

• Приобретение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам
• Обеспечение сохранности личных дел
• Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах
• Предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежавшем работникам предприятия на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ
• Ознакомление работников с документами их личных дел на реже одного раза в год, а так же по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

 

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО  ДЕЛА

___________________________________________________

( фамилия, имя,  отчество)

 

 

№ П\П	наименование  документа	кол-во листов	дата  выдачи документа	кому  выдан документ	дата  возвращения документа	подпись работника службы кадров
1	2	3	4	5	6	7
1	дополнение  к личному делу
2	личный  листок по учету кадров
3	автобиография
4	копия диплома  об образовании
	…
	и т.д.

 

Наименование должности лица, составившего опись ___________________________________

Подпись _________________________________________________________________________

Расшифровка подписи _____________________________________________________________

Дата ____________________________________________________________________________

Перечень документов, приобщаемых к делу государственного служащего:

1.Заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу

2. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы, либо испытания, если таковое устанавливалось

3. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы

4.Копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие учетной записи или учетного звания, если таковые имеются

5. Копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются

6. Медицинское заключение установленной формы

7. Сведения, сообщенные гражданином о себе при наличии на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом РФ

8. Копии решений о назначении лица на государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы; об освобождении лица от замещаемой должности, а так же о переводе лица на другую должность.

9. Сведения о доходах лица, замещающего государственную должность РФ, и об имуществе, принадлежавшем ему на праве собственности

10. Справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности РФ или государственной должности федеральной государственной службы

11. Информация  о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должности РФ

12. Первичные документы и справки подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности  и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должности РФ

13. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну

14. Информация о предоставлении сведений о доходах лица

15. Данные об ознакомлении лица, с документами его личного дела

16. Аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него

17. Копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда, воинского или специального звания

18. Копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а так же копии решений о наложении на него дисциплинарного высказывания до его снятия или отмены.

 

Личные дела хранятся в службе персонала отдельно  от других дел и при этом систематизируются  одним из следующих способов:

• По порядку номеров личных дел
• В алфавитном порядке
• По наименованиям структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием предприятия

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность  личных дел и помещенных в них  документов от расхищения, поскольку  в соответствии с законодательством  РФ персональные данные работника предприятия  отнесены к категории сведений ограниченного  доступа. С этой целью хранение личных дел сотрудников предприятия  организуются в несгораемых шкафах, запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник  отдела кадров, ответственный за работу с ними и его непосредственный начальник.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они  заведены, за исключением случаев, предусмотренных  законодательством РФ. В процессе работы с личным делом, полученным кем  – либо из работников во временное  пользование, запрещается:

• производить какие – либо исправления в ранее сделанных записях личного дела
• вносить в личное дело новые записи
• извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в  него новые
• разглашать содержащиеся в личном деле сведения, составляющие персональные данные работника или отнесенные к конфиденциальным сведениям по каким – либо иным основаниям, предусмотренным законодательством РФ.

 

КОНТРОЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ (КАРТОЧКА)

 

 

№ личных дел	Фамилия Имя Отчество	дата выдачи дела	кому выдано дело	расписка в получении  дела (№ сопроводительного письма)	телефон	дата возврата дела
1	2	3	4	5	6	7

 

При увольнении личное дело работника может быть переслано  к новому месту работы по запросу  соответствующего предприятия либо по истечении срока хранения уничтожено установленным порядком. До этого  момента личные дела состоят на хранении. При этом рекомендуется:

Объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников  в одну обложку с таким расчетом, что бы объем дела  не превышал 250 листов сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения

Располагать материалы  индивидуальных дел в пределах тома в алфавитном порядке, отделяя материалы, относящиеся к  разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием  на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника

Снабжать каждое дело внутренней описью с перечислением  фамилии, имен и отчеств и указанием  номера страниц, в пределах которых  расположены соответствующие документы.