Подготовка дел к архивному хранению

     Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

     Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.

     Составление описей дел.

     На  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи  дел. Составление описи — это  завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

     Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

     Опись дел одновременно является учетным  документом и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким  образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

     Опись состоит из годовых разделов. Она  составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

     В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении  работниками службы документационного  обеспечения управления. Ответственность  за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

     Годовые разделы описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

     • порядковый номер дела (тома, части) по описи;

     • индекс дела (тома, части);

     • заголовок дела (тома, части), полностью  соответствующий его заголовку  на обложке дела;

     • дату дела (тома, части);

     • число листов в деле (томе, части);

     • срок хранения;

     • примечание.

     Каждое  дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

     В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами  и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер  дел по описи.

     В данную опись внесено____дел с №____по №___ , в том числе:

     литерные  номера:

     пропущенные номера:

     Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется  с руководителем службы документационного  обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

     Годовой раздел описей на дела постоянного  хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

     В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация  обязана в установленные сроки  сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

     3. Порядок передачи  дел в архив

     В архив организации передаются все  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

     Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  организации, как правило, не передаются.

     Принимая  дела, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет  правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

     При сдаче дел на государственное  хранение организация представляет в государственный архив:

     • отношение на имя руководства  государственного архива с указанием  названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

     • описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

     • историческую справку организации, если дела сдаются на государственное  хранение впервые;

     • справку о неполной сохранности  документов (если какие-либо дела утрачены).

     Затем дела шифруются. Шифровка включает в  себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

     Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

     Два экземпляра описи и один экземпляр  акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.

     Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются  на   длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующем архивном законодательством.

     Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

     Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы: 

1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. — М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 1998.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991.
3. Основные правила работы ведомственных архивов. — М., 1988.
4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. — М., 1989.
5. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 №2.
6. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. — М.: Инфра-М, 1999, 272 с.
7. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело,1999, 232 с.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Содержание: 

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Экспертиза  ценности документов…………………………………………….4

2. Оформление  дел и составление описей дел………………………………...12

3. Порядок передачи  дел в архив……………………………………………….20

Заключение………………………………………………………………………22

Список литературы………………………………………………………………23