Подготовка документов на компьютере

Введение. 

Документ —  зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Если реквизиты официально закреплены, то документ носит юридическую силу. Если форма реквизитов произвольна, документ носит произвольный характер. 

Для закрепления и хранения документарной информации используется материальный носитель. В настоящее время используются следующие виды носителей: традиционная бумага и машинные носители — магнитные диски, лазерные диски и пр.

В зависимости  от способов документирования (текстовые, кино-, фото-, фоно-, электронные) различаются виды документов: 

рукописные; 

письменные; 

изобразительные; 

графические; 

фотодокументы; 

фонодокументы; 

кино-, видеодокументы. 

 Документы   выполняют множество функций,  позволяющих удовлетворять различные  управленческие  потребности. Это множество функций документов подразделяют на общие  и  специальные. К общим функциям относятся: 

 информационная  — фиксация  и  сохранение  ин­формации; 

 социальная  — использование для удовлетворения  социальных потребностей; 

 коммуникативная  — закрепление  и  передача  куль­турных традиций  и  ценностей. 

Специальные функции: 

  управленческая  — инструмент управления; 

 правовая  — закрепление  и  установление  правоот­ношений в обществе; 

 историческая - источник исторических сведений о развитии общества. 

Система документации — совокупность документов, которые  могут быть классифицированы по определенным признакам. Официальные  документы  подразделяются по сферам деятельности, например:  управленческие , науч­ные, технические, производственные, социологические  и  другие. 

 Управленческие   документы  представляют собой  объект делопроизводства  и   группируются по определенным  признакам в следующие системы:  организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационную, отчетную, документацию по личному составу, финансовую, по материально-техническому обеспечению, договорную и др. 
 

Общие требования.

Обеспечение документирования - это первая часть системы делопроизводства. Вторая часть заключается в организации работы с документами. Чтобы сделать ее возможной, нужно обеспечить хранение массива документов. Массив документов классифицируется в номенклатуру дел 

В каждом  документе , относящемся к унифицированной  системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую. 

Заголовочная  часть  документа  включает сведения об организации - авторе  документа  и первичные данные о самом  документе  (например, дата, регистрационный  номер). 

Содержательная  часть  документа  является основной частью  документа , раскрывающей его  суть и назначение. 

В оформляющей  части  документа  содержатся сведения, подтверждающие подлинность  документа  и достоверность имеющейся в  нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на  документах , облегчающие работу с ними. 

Подготовка  документа  складывается из двух взаимосвязанных  процессов: составления текста (или  разработки таблицы, анкеты), т. е. работы над содержательной частью, и  оформления   документа  с целью придания ему юридической силы. 

Юридическая сила  документа  - это свойство официального  документа , сообщаемое ему действующим  законодательством, компетенцией издавшего  его органа и установленным порядком  оформления . Под  оформлением   документа  понимается проставление необходимых  реквизитов , установленных  правилами  документирования. 

 Реквизиты  - это составные части,  отдельные   обязательные элементы официальных   документов .  Правила   оформления   реквизитов  одинаковы для разных видов организационно-распорядительных  документов . 

Некоторые  реквизиты  являются обязательными для каждого  документа , независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД  реквизитам  относят: наименование организации, дата документа , регистрационный номер, текст, подпись. Другие  реквизиты обязательны для отдельных видов документов . 

Среди обязательных  реквизитов  есть постоянные, которые  не меняются вообще (например, наименование вида  документа ) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие  реквизиты  в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата  документа , заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.). 

 Отдельную   группу  реквизитов  составляют  так называемые "отметки" на  служебных  документах , выполняющие  вспомогательные функции информационного  характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.). 

Каждый  документ  имеет индивидуальный набор  реквизитов , отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор  реквизитов  официального письменного  документа , расположенных в определенной последовательности, называется формуляром  документа . 

 Документы , относящиеся к одной унифицированной системе, создаются, но единой для них модели, называемой формуляром-образцом  документа . Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты   документов . 

Состав  реквизитов  ОРД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены  в ГОСТ Р 6.30-2003 (требования ГОСТа  являются рекомендательными). В настоящее  время стандарт включает 30  реквизитов . 

Как  правило ,  реквизиты   документов  наносятся на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание  реквизитов  на оборотной стороне листа (например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее  оформление   документов , имеющих длительные сроки хранения. В этом случае  реквизиты   документа  лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист. 
 
 

Правила оформления управленческих документов 

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:

(ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов” - М., 1999;

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

“Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения” - М., 1991г.; 

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

более активное использование юридическую силу документов;

оперативное и  качественное составление и исполнение документов;

организацию быстрого поиска документов;

ПЭВМ при составлении документов. 

Любой документ состоит из ряда составляющих его  элементов (даты, текста, подписи и  т. д.), которые называются реквизитами. 

Правила их составления  и оформления, а также место  расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. 

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся: 

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 

02 - герб субъекта  Российской Федерации; 

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания); 

04 - код организации; 

05 - код формы документа; 

06 - наименование  организации; 

07 - справочные  данные об организации; 

08 - наименование  вида документа; 

09 - дата документа; 

10 - регистрационный  номер документа; 

11 - ссылка на  регистрационный номер и дату  документа; 

12 - место составления или издания документа; 

13 - гриф ограничения  доступа к документу; 

14 - адресат; 

15 - гриф утверждения  документов; 

16 - резолюция; 

17 - заголовок  к тексту; 

18 - отметка о  контроле; 

19 - текст документа; 

20 - отметка о  наличии приложения; 

21 - подпись; 

22 - гриф согласования  документа; 

23 - визы согласования  документа; 

24 - печать; 

25 - отметка о  заверении копии; 

26 - отметка об  исполнителе; 

27 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело; 

28 - отметка о  поступлении документа в организацию; 

29 - идентификатор  электронной копии документа. 

 

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “01 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных  учреждений и предприятий, которым  предоставлено такое право. 

Особенно важным является правильное оформление таких  реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают  документу юридическую силу. 

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

заголовочную  часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения). 

Расположение  основных реквизитов документа приведено  в ГОСТ Р 6.30-97, а также на рис 1. 

  

Реквизиты документов  

Реквизит “эмблема организации   

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое  изображение, зарегистрированное в  установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п. 

При угловом  расположении реквизитов (см. ГОСТ Р 6.30-97) эмблема располагается в левом  верхнем углу, а при продольном (центрованном) - в середине верхней  части листа. 

Реквизит “наименование организации “  

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ). 

Наименование  организации пишется в строгом  соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах:

уставе предприятия  или учредительном договоре;

свидетельстве Регистрационной палаты. 

В наименовании используются сокращения типа 000 (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п. 

Реквизит “наименование организации” располагается под реквизитом “эмблема организации”.