Подготовка документов на компьютере

      Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида  документа  и место его издания. 

Среди обязательных  реквизитов  есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида  документа ) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие  реквизиты  в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата  документа , заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.). 

 Отдельную   группу  реквизитов  составляют  так называемые "отметки" на  служебных  документах , выполняющие  вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.). 

Каждый  документ  имеет индивидуальный набор  реквизитов , отражающий его особенности и  назначение в управленческом процессе. Набор  реквизитов  официального письменного  документа , расположенных в определенной последовательности, называется формуляром  документа . 

 Документы  , относящиеся к одной унифицированной  системе, создаются, но единой  для них модели, называемой формуляром-образцом  документа . Формуляр-образец устанавливает  область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные  реквизиты   документов . 

Состав  реквизитов  ОРД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены  в ГОСТ Р 6.30-2003 (требования ГОСТа  являются рекомендательными). В настоящее время стандарт включает 30  реквизитов . 

Как  правило ,  реквизиты   документов  наносятся  на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание  реквизитов  на оборотной стороне листа (например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее  оформление   документов , имеющих длительные сроки хранения. В этом случае  реквизиты   документа  лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист. 

Составление   документов 

•  составление  проекта или черновика  документа ;

• его предварительное  согласование;

• перепечатка  текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки);

• согласование и визирование оригинала;

• подписание оригинала. 

К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования.

Подписанию документа  предшествует его редактирование.

Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала  документ внимательно читают, чтобы  понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия. 

Последовательное  и доказательное мышление — основа построения текста документа.

При  составлении  и редактировании служебных  документов  необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу  приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются. 

Первый этап редактирования документа — это  сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с  его краткостью. Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Как  показывает практика, сокращение нередко  обусловливается еще и тем, что жесткие рамки страницы, бланка или заранее отведенного места требуют от пишущего создать документ заранее определенного размера. 

Второй этап редактирования — это разбивка текста на части, параграфы, абзацы. После этого  устраняют различного рода ошибки, описки и неточности. Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. Номера абзацев могут обозначаться арабскими или римскими цифрами. 

Правка-вычитка  — сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца.

Правка-сокращение — устранение из текста малосущественного  материала.

Правка-переделка  применяется в тех случаях, когда  автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля.

Правка-обработка  — комплексный вид правки. 

Она включает:

• анализ и отбор  фактического материала;

• оценку и улучшение  композиции рукописи;

• языковую правку текста;

• проверку правильности внешнего оформления рукописи. 
 

Подготовка документов на компьютере 
 

Подготовка документа  обычно ведется на компьютере, который  сегодня повсеместно вытеснил пишущую  машинку и стал основным средством  составления и редактирования документов. Это позволило выявлять и изучать  значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа. 

В подготовке каждого  документа можно выделить три  части: составление текста документа, его согласование и окончательное  оформление. Компьютер внес значительные изменения в работу с документом. 

Первый этап подготовки документа — изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические документы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов. 

Недорогие банки  данных могут представлять собой  тематическую подборку документов на компакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и подобные предусматривают  периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки — таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, на­логообложение и бухгалтерский учет и т.д. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости — распечатать подобранные материалы

Второй этап подготовки к составлению документа  – изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и  решений по аналогичным вопросам. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиво­речивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден. Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов — сразу вывести на экран всю необходимую информацию. 

Третий этап подготовки документа — сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме. 

Один из наиболее распространенных методов сбора  информации — поиск в Internet, например, просмотр информации о технических  характеристиках изделий на страницах  производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п. 

Только после  проведения этой подготовительной работы можно качественно составить  собственный документ. 

Так как любая  организация (фирма) постоянно выполняет  одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций. 

Некоторые документы  являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и т.п. 

Формы, разрабатываемые  на основе нормативных документов изменяются в соответствии с изменениями  в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий  соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов. 

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой  создается документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать  трафаретный текст такого документа. 

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм — «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. 

Шаблон может  быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформ­ление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.