Подготовка и обслуживание секретарем совещаний, оформление командировок

     Во  время отсутствия руководителя секретарь  обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает  и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам.  То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие  в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации  телефонных переговоров. Если данные вопросы  могут быть решены другим сотрудником  в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации  делается соответствующая запись. После  возвращения руководителя из командировки секретарь: информирует его о  вопросах, которые возникли в период его отсутствия; обрабатывает материалы  командировки; оформляет отчетные документы.

     При работе над отчетом секретарь  должен знать его цель, объем и  для кого он предназначен. Обычно отчет  включает три раздела: обоснование  необходимости командировки; последовательность решения вопросов; выводы и рекомендации.

     В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных  работников. Секретарь должен выяснить: по какому вопросу прибыл посетитель; узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему; отметить командировочное удостоверение.

     Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале  отдельно от командировочных удостоверений  сотрудников организации.

     Подводя итоги: от того, насколько грамотно и профессионально вы подготовите  командировку руководителя, во многом зависит ее результат, а соответственно и отношение руководителя к вам  как  профессионалу. 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     В заключении хотелось бы сказать о  личных качествах секретаря и  о его роли в работе с руководителем.

     Важным  фактором успеха работы личного секретаря  является умение вести себя с людьми и способностью создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь  и своевременное принятие необходимых  мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление  на работников организации и представителей других организаций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Образец бланка заказа о направлении сотрудника в командировку 
 

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.  
2. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
3.    Бондарева Т.Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 1989г.
4.   www.bookz.ru
5.    www.stud24.ru