Подготовка и обслуживание секретарем совещаний, оформление командировок

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3

1. ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРЯ ПО ПОДГОТОВКЕ СОВЕЩАНИЙ…………...4
2. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК…………………………………….8

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………11

ПРИЛОЖЕНИЕ 1……………………………………………….………………12

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ…………………………………………….………...13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Профессия секретаря, секретаря-референта требует  от человека, избравшего ее, хорошей  подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского  труда.

     Особенность работы секретаря заключается в  том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными  абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел.

     Обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ по обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций. В данной работе мы рассмотрим подготовку и обслуживание секретарем совещаний и оформление командировок. 
 
 
 

1.ЗАДАЧИ  СЕКРКТАРЯ ПО ПОДГОТОВКЕ СОВЕЩАНИЙ.

     В каждой организации для решения  вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции  и т.п.

     Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными. 

     Грамотное проведение совещания превращает его в один из самых мощных рычагов управления. Посредством совещания можно решить следующие задачи: 
- выявить мнение персонала о планируемых и произошедших событиях; 
- обменяться информацией, необходимой в работе; 
- обсудить и проанализировать трудные ситуации и проблемы; 
- обменяться опытом, интересными наработками; 
- принять решения по комплексным вопросам; 
- скоординировать действия; распределить задачи с учетом мнения исполнителей; 
- провести мониторинг ситуации, проконтролировать выполнение поручений; 
- развить деловые качества участников (например, отработать навык презентации или ведения дискуссии); 
- повысить уровень мотивации (за счет включения персонала в процесс принятия решений; за счет возможности объяснить те или иные решения); 
- повысить сплоченность коллектива. 
Конечно, многие из этих задач можно решить и в индивидуальном порядке, но в таком случае времени придется затратить в несколько раз больше. А, к примеру, сплоченность коллектива в индивидуальном порядке вообще повысить невозможно. 
 

     Лучше всего, если в организации есть регламент  совещаний, т.е. установлено какие  совещания и с какой периодичностью проводятся. Даже если совещание носит  внеплановый характер, важно, чтобы  участники получили о нем информацию заранее и смогли подготовиться.  

     Необходимо  правильно выбирать дату и время  проведения совещания, с учетом возможностей участников присутствовать и хорошо подготовиться. 
Не рекомендуется проводить совещания в самом начале рабочего дня и сразу после обеда. Оптимально назначать совещания через час после официального начала рабочего дня. И соответственно, через час, после завершения обеденного перерыва. Это позволит участникам спокойно подготовиться к совещанию и прийти на совещание в хорошем работоспособном состоянии. Не стоит устраивать совещания в конце рабочего дня в пятницу, так как, скорее всего, участники будут иметь недостаточно деловой настрой и будут стремиться к скорейшему завершению совещания.

     При планировании совещания важно просчитать время необходимое на обсуждение каждого из запланированных вопросов. Стоит помнить, что реально на обсуждение уходит примерно на 30-50% времени  больше, чем предполагается.

     Большинство крупных совещаний проводятся в  организациях по плану, который является для секретаря обязательным и  дает возможность заранее продумать  комплекс мер по их подготовке.

     Если  руководитель приглашен на совещание  к руководителю высокого ранга, то секретарь  должен заранее подготовить для  него нужные документы, отпечатать текст  доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

     Круг  обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.

     К плановым совещаниям и заседаниям с  большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения. Совместно с руководителем  секретарь уточняет дату, место и  время проведения совещания, его  повестку, состав участников, докладчиков, а также уточняет необходимость  привлечения к подготовке совещания  различных служб учреждения.

     Следующий этап - оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем  составляет текст телефонограммы, приглашения.

     За 1 - 1,5 часа до начала совещания секретарь  готовит для членов президиума папку  с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой или минеральную  воду и стакан (для выступающих) и  т.п.

     Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания.

     Если  на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в  зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания  размещаются произвольно.

     Место руководителя - в середине стола  президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с  рангом занимаемых должностей, почетные места - справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам - участницам совещания.

     Рабочее место стенографистки следует установить так, чтобы она хорошо слышала  речь выступающих.

     Если  секретарь не принимает участия  в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его  перерывах и после закрытия секретарю  следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.

     Если  секретарь принимает участие  в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение руководителя о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.

     По  окончании совещания секретарь  должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут  высланы материалы совещания.

     На  оформление протокола совещания  отводят обычно 2 - 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.

     По  указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем  лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о  его результатах.

     На  небольших совещаниях в обязанности  секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками  и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует. 
 
 
 

2.ОФОРМЛЕНИЕ  КОМАНДИРОВОК.

     Для направления в командировку сначала  необходимо заполнить служебное  задание, которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации  или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания  приказа о направлении в командировку.

       Для того чтобы ваш руководитель  отправился в командировку, недостаточно  только устной договоренности  или письма – приглашения принимающей  стороны, необходимо подготовить  приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными  формами бланк заказа о направлении  сотрудника в командировку оформляется  по форме № Т-9 (для направления  нескольких сотрудников в одну  организацию - № Т-9а).

     После подписания приказ в обязательном порядке  регистрируется. Для регистрации  чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое  содержание, должность руководителя, подписавшего документ. Как правило, приказы о командировании имеют  общую нумерацию с кадровыми  приказами.

     Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в  служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время  убытия из него (них). Командировочное  удостоверение оформляется по форме  Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата  России.

     В каждом пункте назначения в командировочном  удостоверении делаются отметки  о времени прибытия и выбытия  и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

     Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При  выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.

     Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24ч включительно, то днем отъезда в командировку считается  текущие сутки, а с 0ч и позднее  – последующие сутки. Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки.

     Заполняется командировочное удостоверение  в одном экземпляре, подписывается  руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который  проставляет отметку о выбытии  на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном  журнале учета работников, выбывших в командировки. В небольшой фирме  в качестве ответственного лица за командировки может выступать секретарь.

     Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должен получить максимум информации о своих действиях  во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и  вопрос подписи документов во время  отсутствия начальника. Если на время  отсутствия руководитель передает право  подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий  приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке  на заместителя руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также  должен проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии  в командировки работник, ответственный  за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем  и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.