Понятие «документ» и его развитие

 

Оглавление

Введение 3

Глава 1. Происхождение понятия «документ» и его развитие 6

Глава 2. Понятие «документ» на современном этапе развития 15

Заключение 34

Список использованных источников и литературы: 37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Мы каждый день сталкиваемся с десятками различных  документов, даже зачастую не задумываясь  об этом. Мы даже не подозреваем о  том, что многие из наших привычных  вещей являются документами. Поэтому  меня заинтересовал вопрос определения  понятия самого документа как  такового, что именно (предмет, явление  или что-то еще) можно считать  документом, а что нет. Цель работы – показать развитие понятия документа. Для выполнения данной цели необходимо решить следующие вопросы:

• Происхождение понятия «документ» и его развитие;
• Понятие «документ» на современном этапе развития.

Но для  того чтобы сделать это, необходимо рассмотреть документ с самого его  появления, когда он только зародился. Естественно, что документ в привычном нам понимании (как информация, закрепленная на материальном носителе созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени) появился совсем недавно. Только лишь в XX веке. До этого понятие документа переживало много изменений, интерпретаций, критики, дополнений, а правильно сказать, что и самого слова «документ» не существовало.

Хронологические рамки моей работы размыты, и не имеют четких границ. Это обусловлено тем, что ученые так и не пришли к единому мнению относительно времени появления первых документов. Некоторые говорят о том, что документом является самая обычная засечка на глиняной табличке, поскольку она несет в себе информацию и закреплена на материальном носителе; другие же считают, что историю документа стоит отсчитывать с того момента, когда люди осознали то, что информация должна быть объективной и не зависеть от субъекта, который ей обладает, а также долговечной, чтобы можно было передать ее следующим поколениям. Несомненно, что самой яркой датой в становлении документа является создание письменности. Именно после этого события начинается масштабное создание документов в привычном для нас смысле. Исходя из этого я начну свою работу с «сигнальных предметов», существовавших за несколько тысяч лет до нашей эры, как с самых первых документов, и завершу ее электронными документами, почти еще не освоенными в нашей стране.

При написании  данной работы мною были использованы источники разного рода: федеральные законы и подзаконные акты, монографии, периодические издания,  а также ресурсы сети интернет.

Чтобы найти  точные определения используемых мною понятие и придать своей работе большую обоснованность я использовала правовые источники, прежде всего это  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»¹ и Федеральный Закон от 20 февраля 1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации» (в редакции от 10 января 2003 №15)².

В монографиях  в широком масштабе рассматривалась  какой-либо определенный аспект взятой темы. К примеру, книга Н.А. Павленко дает широкое описание истории создания человеческого письма в целом, а  также автор раскрывает причины, способствовавшие появлению неписьменных документов древности. М.В. Андреевский  в своей книге «Источниковедение» разбирает понятие документа  как исторического источника  и его ретроспективную функцию. Книга Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство. Документационное обеспечение управления»  раскрыла вопрос управленческих документов и их основных отличий от всех остальных.

Основная информация была взята из периодических изданий. В журнале «Делопроизводство» М.В. Ларин в своей статье «Развитие понятия “документ”» рассмотрел предпосылки появления термина «документ» как такого, а также разобрал историю трансформацию самого понимания документа и видоизменение его внешнего вида – формуляра. Очень полезная  информация для общего введения в дело и в выбранную тему. Тот же вопрос затронул в своей статье «К понятию “документ”» М.П. Илюшенко, однако он отобразил эволюцию самого термина «документ» в основном в древнем обществе и в период античности, а в статье «Функциональный анализ документа» показал зависимость приобретения документом новых функции и трансформации его понятия. В этой же статье автор обращает внимание на то, что в каждой сфере, будь то правовая сфера или историческая, документ понимается по-разному. С.Н. Данилин в статье «О современном понятии информации» рассмотрел разные взгляды на определение понятия информации, а также неразрывную связь между информацией и документом. Ю.Н. Столяров в своей статье «Онтологический и метонимический смысл понятия информации» рассматривает не только определение понятия «информация» (причем совершенно в разных аспектах), но и дает ее подробную классификацию.

Также мною к работе были привлечены различные  книги и справочники по общей  тематике делопроизводства. У каждого из выбранных авторов был свой взгляд на определения понятия документа и вопросов делопроизводства. Прежде всего, это учебное пособие Н.С. Ларькова «Документоведение», по которому я составила план своей работы. Далее справочное пособие Т.В. Кузнецовой и М.Т. Лихачева «Документы и делопроизводство» и книга В.И. Андреевой «Делопроизводство».

Чтобы разобрать  тему «электронный документ» я использовала интернет-ресурс (http://www.inforeg.ru), так как там наиболее четко, ясно и полно были описаны требования к электронным документам. Использование данных документов – новая практика в нашем делопроизводстве, поэтому учебных пособий и справочников по ней почти нет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Происхождение понятия «документ» и его развитие

Задача  данной главы – проследить эволюцию понятия «документ», а также рассмотреть  условия, предшествовавшие его зарождению.

Одним из важнейших проявлений человеческого  поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством  определенных знаков или символов. Коммуникация является необходимым  условием существования человеческих общностей, начиная от самых малых  и заканчивая такими, как нации, государства.

Ученые  выделяют четыре типа коммуникации: материальную, генетическую, психическую и социальную. Социальная коммуникация представляет собой движение смыслов, т.е. знаний, умений, стимулов, эмоций, в социальном времени и пространстве. При этом участники коммуникационного процесса – отправитель (коммуникант) и приемник (реципиент) – преследуют три основных цели: познавательную, побудительную  и экспрессивную.

Первоначально информацию об окружающем мире человек  передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и других простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка.

Между тем  по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также  и во времени, т.е. потребность в  хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в  момент ее произнесения. Поэтому уже  в глубокой древности люди пытались найти способы и средства для  преодоления этого недостатка. Так, еще две с половиной тысячи назад в Персии в эпоху правления  царя Кира с целью быстрой передачи его приказов и иных важных сообщений  расставлялись на определенном расстоянии друг от друга люди, обладавшие сильным  голосом. Они криком передавали по цепочке  информацию. Такая цепочка за день могла передать то или иное сообщение  на расстоянии месячного перехода. Аналогичным образом поступали  древние галлы. Однако данный способ не гарантировал получателю поступление неискаженной информации³.

Трудно  было также и сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в этот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи во времени играли старики, самые опытные члены общества. А наиболее важные исторические факты люди запоминали в песнях. Тем более что появление речи привело к развитию системы индивидуальной памяти человека, позволяющей сохранять объективные знание (мифы, общественные нормы, опыт и т.д.) для передачи следующему поколению.

Отделение информации от субъекта и первые попытки  ее закрепления были связаны с  применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем костров, звуками труб, барабанным боем. Использовались также предметы, которым придавалось  символическое значение. Очень наглядным  стал приведенный древнегреческим  историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это  послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если  вы, персы, не научитесь летать, как  птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю».

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки  по предварительной договоренности людей о том, что будет означать определенный предмет. В результате появилась система мнемонических  знаков для ведения счета при  помощи предметов. Так, на Ближнем Востоке  с целью учета ценностей использовались глиняные шарики, цилиндры, конусы, диски, которые нанизывались на шнуры или  запечатывались в глиняные «конверты».

Впоследствии  возникло более сложное, так называемое «узелковое письмо»: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода письмо имелось  и у славян. Не случайно в русском  языке сохранилось выражение  «завязать узелок на память», т.е. сохранить  в памяти какую-либо информацию. В  качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками  – в торговых, финансовых, кредитных операциях. У славян такие бирки назывались «носами», так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение «зарубить на носу», т. е.  запомнить крепко-накрепко⁴.

Для закрепления  и передачи информации во времени  использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные  способы общения сохранились  и в наши дни: преподнесение хлеба  и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как  знак внимания, знаки внимания у  военных, флаги государств, система  сигнализации светофорами и семафорами.

Необходимость передачи полезного практического  опыта, а также коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более  эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом сыграло палеолитическое  искусство в виде резьбы по кости  и дереву. Позже появились рисунки  на стенах пещер, различные скульптурные изображения, украшения, орнаментированные  изделия. Они подготовили следующий  качественный скачок в развитии человеческой цивилизации.

Этот  новый этап был связан с появлением письменности, ознаменовавшим переход  человечества к первой в его истории  информационной технологии. Ее рождение было обусловлено возрастанием общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих сообществ, образованием первых государств. С  помощью графических знаковых систем стало возможным не только отделить информацию от субъекта, но и зафиксировать  ее на каком-либо материале с целью  последующей передачи во времени  и пространстве. В результате появилась  документированная информация, т.е. информация на материальном носителе, документ. Устная информация тоже передается материальной, энергетической средой – акустическими колебаниями. Однако продолжительность существования  такой информации определяется всего  лишь временем ее передачи.

Таким образом, документ появился как дополнение к  звуковой речи, как средство общения  людей, как объект социальной коммуникации, обусловленный необходимостью запечатления и передачи информации во времени  и пространстве.

Появление документа явилось важнейшим  условием дальнейшего быстрого развития человеческой цивилизации. Документирование стимулировало производство и накопление в больших объемах целесообразной информации, обусловило качественные изменения в управлении хозяйственно-экономическими и общественно-политическими процессами. История последних тысячелетий  наглядно продемонстрировала цивилизационные  преимущества тех народов, которые  сумели создать развитые системы  документирования информации.

В документоведческой науке ключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано  едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы инфомационно-документационной деятельности.