Понятие «документ» и его развитие

Помимо  своей изначальной «виртуальности», документы Интернет чрезвычайно  динамичны. Это относится как  к их местонахождению, так и к  содержанию. В среднем, документ во «Всемирной паутине» остается неизменным не более полугода. После этого  меняется его адрес (URL), обновляется  содержание, или он навсегда удаляется  с сервера. Столь высокая подвижность  сетевого документального массива  создает серьезные трудности  именно при библиографическом учете, описании и цитировании web-ресурсов.

Электронные или цифровые документы, ранее именовавшиеся  «машиночитаемыми документами», а затем  «компьютерными файлами», представляют собой относительно новую, но очень  быстро развивающуюся разновидность  информационной продукции. Электронные  документы могут быть представлены на физически осязаемых дискретных носителях, например, компакт-дисках, или  фактически иметь исключительно  цифровую форму, как, например, информационный массив Интернет, применительно к  которому само понятие «носителя» весьма условно.

До настоящего времени статус электронного документа  определен недостаточно четко, что  допускает его различные толкования. В России наиболее масштабная попытка  определения статуса электронного источника была предпринята Федеральным  государственным Научно-техническим  центром «Информрегистр». Этим учреждением  разработан Государственный стандарт Р 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»²², имеющий статус межгосударственного. Этот стандарт утвержден 30 октября 2001 года на заседании Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации и вступил в силу с 1 июля 2002 года. Основная цель ГОСТа - упорядочить предоставление в электронных изданиях выходных данных, наподобие тех, что приняты в традиционных печатных изданиях.

В соответствии с ГОСТ Р 7.83-2001, электронный документ получил следующее определение: «документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники». Электронное издание было определено как «электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения».

В этом толковании прослеживается прямая аналогия с определением традиционных печатных изданий, которым  присуща совершенно иная природа. В  частности, издания на бумаге имеют  законченную форму - их содержание не может быть изменено. Сам же процесс  издания включает прохождение редакционно-издательской обработки, в ходе которой формируется  внешний вид документа в соответствии с принятыми правилами. Содержание же множества цифровых документов, расположенных в сети, может быть легко изменено, а процесс их публикации часто не требует прохождения  редакционных процедур: по сути, каждый владелец сайта Интернет является издателем. Таким образом, под определение  электронного издания не попадает подавляющее  число web-страниц, которые не удовлетворяют  ни одному из требований: они не прошли редакционно-издательскую обработку, не имеют четких выходных сведений и не являются неизменными.

Большинство сайтов не обладают сегодня и предписываемым ГОСТом титульным экраном, который  определяется как «один из первых экранов электронного издания (или  специальный системный экран), содержащий выходные сведения». В Интернет сформировались собственные правила оформления титульных (домашних, стартовых) страниц, к которым требования ГОСТ Р 7.83-2001 слабо или вообще неприменимы.

Таким образом, подавляющее большинство документов, находящихся в сети, не удовлетворяют  требованиям ГОСТа. Характерно, что  в числе примеров электронных  изданий, которыми снабжен стандарт, нет ни одного ресурса Интернет. В этой связи сомнительными выглядят надежды на то, что создатели Интернет-сайтов в обозримом будущем будут  стремиться приблизить оформление серверов к тому, чтобы соответствовать  данному стандарту.

Из данной главы можно сделать вывод  о том, что сейчас хотя и были приняты  попытки четко ограничить определение  понятия «документ», оно все же продолжает быть размытым, а некоторые  его составляющие, как то правовой документ, имеет свои принципиально важные характеристики, которые нельзя отнести к другим документам, или же как архивный документ, споры насчет которого ведутся и по сей день.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Проведя данную работу можно сделать следующие выводы, прежде всего, о том, что не стоит всегда воспринимать документ как записанный на бумаге текст. Это ведь только совсем маленький кусочек очень разностороннего понятия «документ». Ведь документом могут быть абсолютно разные вещи, как и рисунки на стенах пещеры, набор дощечек на веревке, так и фотография, музыка, ваш любимы сайт в Интернете. Чтобы все это осознать, необходимо понимать, что документы существуют уже очень давно на земле, пусть они имели другой вид и назывались по-другому, но все же они существовали, и это нельзя отрицать.

Именно  такая долгая история «их жизни» и определила такое большое количество существующих на данный момент определений  понятия «документ». Некоторые из них со временем были отсеяны из-за их неполноценности или неспособности  противостоять здоровой критике. Но нельзя сказать, что сейчас у нас есть точное и абсолютно правильное понимание документа. Ведь идет время, человечество двигается вперед, развиваясь на своем пути, изобретая что-то новое. А чтобы определение какого-либо понятия было верным, оно должно всегда идти в ногу со временем. К примеру, сейчас мы пользуемся определением документа как информации, закрепленной на материальном носителе. Однако в последнее время все чаще и чаще на слуху появляются электронные документы, которые по своему существу не имеют четко закрепленных носителей, а это может означать то, что привычное нам определение, возможно, в скором времени претерпит свое очередное изменение.

Понятие документ можно рассматривать с нескольких сторон в зависимости от стороны рассмотрения (история, ИТ., экономика…). Можно проанализировать определения в словарях и термины «документ» будут разные. До сих пор не могут подобрать определение, которое бы устроило все отрасли производства. Проанализировав понятие документ, сразу можно выделить в первую очередь то, что документ, прежде всего юридическое понятие. Неправильно оформленный документ, зачастую не имеет юридической силы. Законодательные нормы, правила, ГОСТы…помогают правильно составить тот или иной документ. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, «кто владеет информацией, тот владеет миром». Информация фиксируется в документах, и перемещается во времени и пространстве. Работа с документами является своего рода координирующим центром. Документация позволяет быть всегда в курсе дел в организации. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

 В  понятие «документ» постоянно  вкладывается новый смысл, более  широкий, включающий в себя, как  можно, более максимально уточняющий  смысл, что же такое документ  на самом деле. Сейчас происходит, медленный переход от «аналога  – к цифре», от бумажного документа  к электронному документу. В связи с этим появляются новые нормативные акты, федеральные законы, нормы. Но все равно тонкости остаются. Предписания государственных законов допускают существование множества подлинников (оригиналов) электронного документа, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Трудно вообразить, что произойдет в кредитно-финансовой сфере, если бы там закон соблюдался: дважды отправленное одно и то же электронное платежное поручение формально позволяет дважды получить деньги. В законе "Об информации, информатизации и защите информации" утверждается: " Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа ". Новая редакция Федерального закона предназначена для учета новых технологических изменений, прошедших за пять лет с момента принятия закона.

Достижение  науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования  управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности  управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных  документов на предприятии уже будет  измеряться миллионами, поэтому системы  управления электронными документами  и архивами станут одной из важнейших  составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы:

Источники:

1. Федеральный Закон от 20 февраля 1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации» (в редакции от 10 января 2003 № 15) // Собрание Законодательства Российской Федерации. - №8. – 2003.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело : термины и определения - М. : Госстандарт России, 1998.
3. ГОСТ Р 7.83-2001. Электронные издания : основные виды и выходные сведения – М. : Госстандарт России, 2001.
4. ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело : термины и определения. - М. : Госстандарт, 1971.
5. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело : термины и определения. - М. : Госстандарт, 1984.

 

Литература:

6. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - Изд. 6-е, перераб. и доп. — М. : Интел-Синтез, 2000. - 187 с.
7. Андреевский М.В. Источниковедение // М.В. Андриевский. – М. : Наука, 2004. – 189 с.
8. Документы и делопроизводство : справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов;  сост. М.Т. Лихачев. — М. : Экономика, 1998. - 271 с.
9. Документ в меняющемся мире : Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции // отв. ред. Соколов М.Л. – М.: [Б/и], 2005. – 340 с.
10. Илюшенко М.П. К понятию «документ»: эволюция термина // Советские архивы. - № 11. - 1986. - С. 26-31.
11. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. - № 1. - 2000. - С. 20-23.
12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова. — М. : Интел-Синтез, 2000. - 818 с.
13. Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. - № 1. - 2003. - С. 5-9.
14. Ларьков Н.С. Документоведение : учебное пособие / Н.С. Ларьков. – М. : АСТ, 2008. – 432 с.
15. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству / В.Н. Марков. – СПб. : Альфа, 2002. – 340 с.
16. Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка/ С. И.Ожегов, Н. Ю.Шведова. - М. : АЗЪ, 1994,  - 928 с.
17. Павленко Н.А. История письма / Н.А. Павленко. - Минск: Знание, 2001. - 248с.
18. Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 495 с.
19. Столяров Ю.Н. Онтологический и метонимический смыслы понятия информации // Научные и технические библиотеки. - №3. - 2005. - С. 49-58.
20. Тихонов В.И. Сущность характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство. - № 2. - 2006. - С. 48-58.

 

Электронные ресурсы:

21. Научная библиотека Поморского государственного университета им. М.В. Ломоносова [электронный ресурс]: Рекомендации по оформлению ссылок, цитат, списка литературы к учебным и научным работам. URL: http://lib.pomorsu.ru/elib/text/biblio/oformlenie_lit.htm.
22. Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Федеральное государственное унитарное предприятие Научно-технический центр «Информрегистр» [электронный ресурс]: Требования к электронным документам. URL: http://www.inforeg.ru/.

 

 

 

 

¹ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Госстандарт России, 1998.

² Собрание Законодательства Российской Федерации. - №2. – 2003. – с. 167-173.

³ Суханов А.П. Мир информации: история и перспектива. М.: Мысль, 2002. С.65.

⁴ Павленко Н.А. История письма. Минск: Знание, 2000. С. 17.

⁵ Илюшенко М.П. К понятию «документ»: эволюция термина // Советские архивы. - №1. – 1986. – С. 28.

⁶ Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. – №1. – 2003. – С. 7.

⁷ Ларьков Н.С. Документоведение. М.: АСТ, 2008. С. 44.

⁸ Столяров Ю.Н. Онтологический и метонимический смыслы понятия информации // Научные и технические библиотеки. 2005. №3. С. 49.

⁹ Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. - №1. – 2000. – С. 21.

¹⁰ Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. - №1. – 2000. – С. 22.

¹¹ Андреевский М.В. Источниковедение. – М.: Наука, 2004. – С. 78.

¹² Андреевский М.В. Источниковедение. – М.: Наука, 2004. – С. 96.

¹³ Собрание Законодательства Российской Федерации. - №2. – 2003. – с. 167-173.

¹⁴ ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт, 1971.

¹⁵ ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт, 1984.

¹⁶ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

¹⁷ Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство, 2000. № 1. С. 9.

¹⁸ Тихонов В.И. Сущность характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство. – № 2. - 2006. - С. 48-49.

¹⁹ Собрание Законодательства Российской Федерации. - №2. – 2003. – с. 167-173.

²⁰ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

²¹ Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления. М.: «Интел-Синтез», 2000. – С. 125.

²² ГОСТ Р 7.83-2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. - М.: Госстандарт России, 2001.