Процес створення та ведення наказів з кадрових питань

     Інформація, що міститься в наказах з особового складу (відомості про роботу та заохочення), фіксується в трудових книжках працівників.

     Прізвище, ім'я, по батькові у наказі по особовому складу вказуються повністю, а найменування посади повинно відповідати найменуванню, даному в штатному розкладі, без скорочення найменування підрозділу підприємства.

     Кожен пункт наказу з особового складу повинен закінчуватися посиланням на письмову основу даного розпорядчого дії.

     Найменування організації повинно відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах юридичної особи. Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності). Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації (російською) державна мова суб'єктів Російської Федерації, друкують на двох мовах (його розташовують нижче або праворуч від найменування російською мовою). Скорочене не приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації (його в дужках поміщають нижче повного або за ним). Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у тому випадку, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту.

     Слово «наказ» може друкуватися великими або малими літерами.

     Датою наказу є дата його підписання керівником організації. Дату документа оформляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами. Так, дата 6 серпня 2005 оформляється таким чином: «06.08.2005».

     Накази з особового складу обов'язково реєструються (окремо від наказів з основної діяльності). Як реєстраційної форми використовують книгу (журнал) реєстрації (при порівняно невеликій кількості кадрових наказів, що видаються протягом календарного року) або реєстраційні картки (при великих масивах наказів для зручності довідково-пошукової роботи).

     У реєстраційній формі зазначаються: дата і номер наказу, зміст, ким підписаний наказ.

     З урахуванням розходжень у термінах зберігання наказів з особового складу рекомендується індексувати (нумерувати) їх за таким правилом. До порядкового номера кадрового наказу додається буквене позначення, щоб відрізнити його за номером від наказу з основної діяльності. Доцільно ввести різні літерні позначення для різних за змістом кадрових наказів, наприклад: N 28-к - наказ про рух кадрів (прийом, переведення, звільнення, зміни кадрової інформації), N 12 - В - про відрядження, N 45-В - про відпустку , N 32-З- про заохочення.

     Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо в його тексті не вказано іншого терміну.

     Місце складання або видання наказу вказують у тому випадку якщо утруднене його визначення з реквізиту "Найменування організації».

     Заголовок до тесту включає в себе короткий зміст наказу. Заголовок повинен бути узгоджений з найменуванням документа і відповідає на питання «Про що?» (Наприклад, «Про перенесення відпусток працівників» або «Про кого?» (Наприклад «Про Єфремова А.Ю.»)). Крапка в кінці заголовка не ставиться (тільки якщо заголовок закінчується ініціалами працівника). Як правило, заголовок, що складається з двох і більше рядків, друкується напівжирним шрифтом. Заголовок документа, оформлений на бланках з подовжнім розташуванням реквізитів, вирівнюється по центру.

     У тексті документа, підготовленого на підставі раніше виданого документа, вказують його реквізити: найменування документа, його дату, реєстраційний № документа, заголовок до тексту.

     Якщо текст містить кілька рішень, висновків і т.д.; то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

     Зазвичай же текст складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої, але тексти більшості наказів по особовому складу не мають констатуючій частині і дієслова «Наказую», і відразу починаються з розпорядчого дії: прийняти, призначити, перевести, звільнити, змінити прізвище, надати відпустку, відрядити і т.д.

     Текст відділяється від заголовка міжрядковим інтервалом, друкується від лівої границі текстового поля і вирівнюється по лівій і правій межі текстового поля.

     Розпорядча частина містить приписувані дії, прізвища посадових осіб, відповідальних за їх виконання і терміни виконання. Вона, як правило, ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами з крапками. Кожен пункт розпорядчої частини починається з вказівки конкретної дії, вираженої дієсловом у невизначеною формі, далі в пункті вказуються виконавці, посадова особа або структурний підрозділ, і термін виконання. Останній пункт наказу містить вказівку про посадову особу, відповідальному за виконання наказу в цілому.

     Окремі завдання, наприклад, завдання, що містить цифрові дані, можуть бути оформлені у вигляді додатку до наказу з посиланням на них у відповідних пунктах наказу, що вказується на першому аркуші програми у правому верхньому кутку.

     Якщо додатків кілька, кожне з них нумерується. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

     Сторінки наказу і додатків нумеруються як єдиний документ.

     Проект наказу з особового складу, звичайно, узгоджується з наступними зацікавленими посадовими особами: з головним бухгалтером, юрисконсультом, з керівниками структурних підрозділів, працівники яких згадуються в наказі. Передбачено обов'язкове візування наказів по особовому складу керівником кадрової служби (у невеликих організаціях - працівником, відповідальним за ведення кадрової документації).

     Наказ з особовому складу оголошується зацікавленому працівникові під розписку. Працівник після ознайомлення з наказом ставить свій підпис на її справжньому примірнику поруч з підписами керівників, візувати проект наказу, і вказує дату. У разі відмови працівника від підпису факт ознайомлення засвідчується підписом начальника відділу кадрів і безпосереднього начальника працівника.

     За дорученням керівника підприємств накази з особового складу на певну категорію працівників можуть підписувати їх заступники та керівники підрозділів, що користуються правами прийому і звільнення.

     Під час оформлення реквізитів наказу та документів, що додаються до нього, слід мати на увазі, що:

• зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування) відтворюють переважним чином на бланку наказу організації недержавної форми власності. На бланку наказу державного підприємства цей реквізит відтворюють лише за відсутності на ньому зображення Державного герба України;
• дату наказу проставляють під час його підписання. Дату дозволяється оформлювати як словесно-цифровим, так і цифровим способом;
• реєстраційний індекс проставляють разом із датою у день підписання наказу. Реєстраційним індексом наказу є порядковий номер у межах року за відповідним журналом реєстрації наказів.
• На кожний вид наказу (з основної діяльності; з адміністративно-господарських питань; з особового складу) заводять окрему реєстраційну форму;
• гриф обмеження доступу до документа оформлюють лише у наказах, що містять конфіденційну інформацію;
• до тексту наказу обов`язково складають заголовок, в якому стисло формулюють основний зміст документа. Заголовок має відповідати на питання: «Про що?». Якщо кількість знаків у заголовку більш як 150 (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега і розташовувати центровано над текстом;
• відмітку про контроль проставляють лише у разі взяття наказу на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк;
• якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах, як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому після тексту наказу не оформлюють окремий реквізит «Відмітка про наявність додатків»;
• додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс;
• гриф погодження документа оформлюють у разі зовнішнього погодження наказу зі сторонньою(-іми) організацією(-ями) за потреби оцінки доцільності видання наказу, встановлення його відповідності чинному законодавству;
• візи документа оформлюють під час внутрішнього погодження наказу. Візи проставляють лише на першому примірнику наказу, який долучають до відповідної справи. Цей реквізит розміщують нижче від реквізиту «Підпис» на лицьовому, або на зворотному боці останнього аркуша наказу;
• відмітку про засвідчення копії проставляють лише на копіях наказу для засвідчення їх відповідності оригіналу;
• відмітку про виконання документа і направлення його до справи оформлюють після виконання наказу;

    У наказах, що підлягають державній реєстрації, залишають вільне місце (6 х 10 см) у верхньому правому куті бланка для оформлення запису про державну реєстрацію. Цей реквізит проставляють у Міністерстві юстиції України на наказах, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державного реєстру.

  У розпорядчій частині наказу, крім призвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади (роботи), повинні бути зазначені:

  1) посада (спеціальність, кваліфікація);

  2) структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;

  3) дата і строк переведення (постійно чи тимчасово);

  4) причини переведення (на іншу посаду, роботу; у зв’язку з виробничою потребою; за станом здоров’я; вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);

  5) умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством;

  6) підстави видання наказу.

  У кожній групі питань прізвища працівників  рекомендується розміщувати за алфавітом.

  Перший  примірник наказу залишається у  відділі кадрів, а другий передається  до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається  до планово-економічного відділу.

    У структурні підрозділи копії чи примірники наказів по особовому складу не передаються.

     Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

         Винятковою особливістю наказу з особового складу є те, що він виконує двобічну роль в процедурі документування конкретної правової дії: з одного боку, наказ свідчить, підтверджує наявність юридичного факту виникнення, зміни або припинення трудового договору, тобто цей документ є розпорядчим; з другого боку, наказ реєструє цей факт, тобто виступає в ролі первинного облікового документа та породжує технологічний ланцюжок інших облікових та звітних кадрових документів.  

1.8. Підготовка та оформлення наказів про прийняття на роботу 

         Прийняття працівників  на роботу оформлюється виданням наказу, в якому зазначається:

1. Прізвище, ім`я, по батькові працівника.
2. Посада (спеціальність, кваліфікація, розряд).
3. Місце роботи.
4. Умови оплати праці.
5. Початок роботи.

  В окремих випадках у наказі про прийняття працівника на роботу можуть бути передбачені додаткові умови, а саме: випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі; строки трудового договору; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень; оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість; звільнення працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо.

      З наказом після його підписання керівником підприємства, установи, організації ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у його трудовій книжці, заповнюють особову картку, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги.

      Прийняття працівників на роботу здійснюється в порядку, який визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або статутом (положенням) підприємства, установи, організації незалежно від форми власності.

      Влаштовуючись на роботу, громадянин зобов`язаний пред`явити:

1. Паспорт або свідоцтво про народження.
2. Документ про освіту (якщо робота вимагає спеціальної освіти або спеціальної підготовки).
3. Інші документи (характеристику, довідку про стан здоров`я, декларацію про доходи і т.д.), якщо їх подання передбачено законодавством, статутом або положенням про підприємство, установу, організацію.

     На  основі угоди між працівником  і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим  ним органом укладається трудовий договір, як правило, у письмовій  формі.

     Прийняття працівників на роботу за сумісництвом регулюється Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженим спільним наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінфіну від 28.06.1993 р. N43 відповідно до постанови КМУ від 03.04.1993р. N245 "Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій.

 

1.9. Підготовка та оформлення наказів про переведення (переміщення) 

     Накази  про переведення (переміщення) працівників на іншу роботу (посаду) на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються й оформлюються на підставі розпорядження власника (уповноваженого ним органу) або заяви працівника.