Публичные выступления.Подготовка документов

Содержание 
 

1. Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений……3

2. Основные  этапы подготовки документов  к архивному хранению…….….7

3. Должностная  инструкция…………………………………………………...10

Литература……………………………………………………………………...13 
1.Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений 

Успешное  руководство в значительной мере зависит от умения руководителя управлять общественным мнением, умения убеждать. Эти умения особенно должны проявляться во время публичного выступления.

     Публичное выступление руководителя – это основной психологический способ формирования общественного мнения в трудовом коллективе.

     В процессе подготовки и проведения  публичного выступления выделяются  следующие взаимосвязанные этапы:

1. Подготовка  к выступлению.

2. Непосредственно выступление.

3. Критический  самоанализ выступления.

     Подготовка к выступлению –  это предварительная работа над  выступлением. Она включает: продумывание  и выбор темы, сбор необходимого  материала, написание текста, репетицию  выступления. 

     Выступающий должен отчетливо  представить себе, какова цель  выступления, какое воздействие  он собирается оказать на слушателей. В выступлении конкретная цель, как правило, вслух не формулируется,  к ее пониманию оратор подводит  аудиторию ходом своих рассуждений. Сформулировать основной тезис – значит ответить на два вопроса: зачем говорить (это вопрос о цели выступления) и о чем говорить (это вопрос о средствах достижения цели или, другими словами, о системе посылок и умозаключений).

     Что касается аудитории, то при подготовке публичного выступления необходимо выполнить по меньшей мере три требования:

• учесть интеллектуальный уровень слушателей;
• пробудить и поддерживать интерес к теме;
• учесть количество слушателей: чем больше число слушателей, тем более простым, доходчивым должно быть выступление [3].

Значительное  место в достижении поставленных задач занимает умение мысленно предвосхищать  события, т.е. поставить себя на место слушателей; умение понимать, как воспринимается доклад не самим собой, а слушателями.   

В центральной  части доклада разместите  особые доказательства и сравнения, которые произведут соответствующее впечатление на слушателей. Завершать выступление следует высказываниями признанных авторитетов, афоризмами, но прежде всего необходимо сказать о достоверных данных и результатах измерений, которые легко проверяются  и подтверждают ваше мнение. Неплохо приберечь 1-2 особо веских аргумента и пустить их в ход в заключении.

     Соблюдая данные правила, возможно  получить наиболее эффективную структуру изложения.

    Успех выступления в значительной  степени зависит от вступления. Нередко оно более всего запоминается слушателям, и поэтому первые фразы должны быть наиболее тщательно подготовлены и отработаны.        Вступление должно включать объяснение цели, название доклада и расшифровку содержания подзаголовка с целью точного определения содержания доклада. Именно здесь необходимо четко сформулировать стержневую идею. Вступление, как и другие части речи (основная часть и заключение), имеет собственную структуру. Усреднено она включает: так называемый «зацеп»; название темы, выступления; цель выступления; переход к основной части.

     Содержание основной части –  всестороннее обоснование, раскрытие  основного тезиса. В ней желательно  разместить особые доказательства и сравнения, которые произведут соответствующее впечатление на слушателей.

    Заключение речи – вторая по  значимости ее часть. Его следует  рассматривать как кульминационный  пункт выступления. Способы заключения так же разнообразны, как и способы «зацепа» во вступлении. Но  у них есть одна отличительная особенность – они не предваряют, а подытоживают выступление. Нужно не только умело «войти в речь», но и «выйти из нее». Рассмотрим три основных способа активного заключения, которые используются в публичной речи.

1. Обзор  сказанного. Используя данный способ, выступающий в кратких формулировках  излагает главные мысли основной  части речи, ее содержание.

2. Выводы  и предложения. Характерной особенностью  этого способа является формулировка выводов, вытекающих из выступления. Выводы – это не только «сгустки мысли», но и качественно новые итоги выступления.

3. Акцент  на каком-то вопросе. Когда  в основной части было рассмотрено несколько вопросов, то в заключении выступающий обращает внимание на важнейший из этих вопросов, подчеркивает его значимость, необходимость решения [3].

    Если недостатки вступления можно  компенсировать хорошей основной  частью, то неудачное заключение  таким и остается. Поэтому важно  знать также факторы неудачного  заключения и по мере возможности избегать их или устранять из своей речи.

     Чтобы научиться легкому и  красивому владению речью, следует  обратиться к ее технике.

    Строение речевого аппарата, особенности  голоса человека, речевое дыхание,  артикуляция звуков, дикция, логическая пауза и логическое ударение, интонация, особенности выступления в больших и малых аудиториях, использование микрофона – таковы основные понятия, изучаемые при освоении техники речи.

    В публичной речи звучность  голоса, его тембр и высота сознательно используются говорящим как средства речевой выразительности, средства воздействия на слушателей.

     Навыки публичного выступления  – это усвоенные в силу многократного  повторения интеллектуальные, речевые  и иные действия, выполняемые  в значительной степени автоматически, без особого напряжения памяти.

    К числу важнейших речевых  умений, над приобретением которых следует постоянно работать, могут быть отнесены: умение организовать речь; умение вести монолог; умение правильно строить фразы; умение индивидуализировать речь; умение выбрать стилистические средства; умение варьировать композиционными приемами.

Важное  место среди многообразных свойств  и качеств личности (убежденность, эрудиция, нравственность, широта кругозора, принципиальность, методическое мастерство) принадлежит культуре мышления выступающего.

    Речевые штампы, поблекшие, потускневшие  от частого употребления слова  и обороты – первое свидетельство  нетворческого отношения к выступлению,  поэтому важна чисто словесная  импровизация, т.е. умение говорить, не повторяясь, свежо, оригинально. Немалую роль в импровизации играют темперамент выступающего, его индивидуальные склонности, характер, мобильность мышления, физическое состояние и настроение. Особое внимание заслуживает методика использования фактов как средства аргументации.

    Опытный оратор большое значение  уделяет концовке  в своем выступлении.  Слабое заключение может свести  на нет хорошую речь, а сильное  спасти даже посредственный доклад. При подготовке к выступлению  надо уделять особое внимание как началу, так и заключению. Первые два-три предложения, а также последние можно даже выучить наизусть. Хорошее заключение длинного доклада должно содержать краткое подведение итогов, т.е. повторение важных моментов, но не должно быть слишком затянутым.

    Чтобы осмыслить положительные  и отрицательные стороны своего  выступления, необходимо чаще  практиковать выступления. 

2. Основные этапы  подготовки документов  к архивному хранению

      Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. 
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: 
• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации; 
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение; 
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании  принципов историзма, 
системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. 
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение [1].

   Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). 
ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

   Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: постоянного хранения в государственных архивах; временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);временного хранения (до 10 лет);подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения [1]. 
   Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. 
    Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

    Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть. 
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Заверительная надпись пишется разборчиво.   В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

    Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации. 
   Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. 
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».