ЖИТОМИРСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ-ІНТЕРНАТ

ЖИТОМИРСЬКОЇ  ОБЛАСНОЇ РАДИ

       ДИПЛОМНА  РОБОТА

       НА  ТЕМУ:

“Реєстрація та індексація документів та контроль за їх виконанням”

 
 
 
 
 
 

       ВИКОНАВ: Борлак Е.

       ГРУПА: ОСК 31

     КЕРІВНИК  РОБОТИ: ЖИДЕЦЬКА О.О. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2010 
ЖИТОМИРСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ-ІНТЕРНАТ

ЖИТОМИРСЬКОЇ  ОБЛАСНОЇ РАДИ

       ЗАВДАННЯ  ДЛЯ ДИПЛОМНОЇ  РОБОТИ

 
 

Учень                   Борлака Едуарда

гр.№                     31 ОСК 

Дата                     29.01.2010р. 

     Строк виконання  01.04.2010р.           Керівник          Жидецька Олена Олександрівна 

      Тема: «РЕЄСТРАЦІЯ ТА ІНДЕКСАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА

      КОНТРОЛЬ  ЗА ЇХ ВИКОНАННЯМ» 

Теоретична  частина:

• дати визначення структурі служби діловодства;
• визначити та пояснити нормативні документи для організації служби діловодства;
• охарактеризувати структуру та функції служби діловодства;
• розкрити особливості організації діловодства в установі; управління службою діловодства, зупинитися на культурі управління;
• розрити основні вимоги до умов праці працівників служби діловодства.

 

Практична частина:

1. Оформити 5 документів ОРД обов’язкових – НАКАЗ, ВИТЯГ З НАКАЗУ, ПРОТОКОЛ, ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ, АКТ.
2. Оформити 5 документів ОРД на вибір, не повторюючи обов’язкових документів.

 
План  узгодити до 05.02.2008р. 

Література:

1. А.Н.Діденко «Сучасне діловодство»
2. Скібіцька «Діловодство» ст. 164-171
3. 3. Пелеха «Організація діловодства»

 

      Керівник________________Завдання одержав____________________________ 

      Термін  завершення роботи 28.03.2010р.  
 

      Керівник ________ О.О.Жидецька 

    Майстер виробничого навчання _________ О.Б. Максимкіна  
 
 

    ЗМІСТ

       

І. Теоретична частина

ВСТУП

     1. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ

1. Реєстрація  й облік документів.
2. Порядок обробки документів, що надходять.
3. Порядок обробки документів, що відправляються.
4. Передача документів усередині організації.
5. Облік кількості документів.

     2. Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації

     2.1. Правила реєстрації й індексування документів.

     2.2. Організація контролю за виконанням документів

     3. ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ, АРХІВАЦІЯ

     3.1. Підготовка документів до архівного збереження.

     3.2. Обробка справ.

     3.3. Експертиза цінності документів.

     3.4. Оформлення справ.  

ВИСНОВКИ  

 СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 

II. Практична частина

 

ВСТУП

     Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання і відправлення.

     Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і  з іншими організаціями і нерідко  є письмовим доказом при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, розглянутих цивільними, арбітражними і третейськими судами.

     Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або лишаються на тривале  збереження, або зберігаються короткі  терміни і потім виділяються до знищення. Для збереження справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що у своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд», «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також Типовими переліками документів із указівкою термінів збереження, Типовими положеннями про експертну комісію, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатною чисельністю фірмах, як правило відсутній спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт фірми, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів. Взаємодію державних архівів із сучасними комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін: порядок, склад, терміни передачі документів на постійне чи депозитне збереження і т.д.

     Підприємство  може скоротити термін збереження документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне збереження у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для збереження документів, бажання самого підприємства.

 

      1. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ

     1.1. Реєстрація й облік документів

     Реєстрація  документів – це фіксація факту  створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них

     Мета  реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

     Кожний  документ має реєструватися в  даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – в день підписання.

     Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян

     Не  реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через  службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

2. Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.
3. Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки.
4. У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.
5. Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.

     Календарну  шкалу контрольно-реєстраційної  картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати. У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число. У графі “Кореспондент” фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, - куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім’я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора. Графи “Дата”, “Індекс” заповнюють лише на вхідні документи.

       У графу “Короткий зміст” вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.

       У графі “Резолюція” зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.

       Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі “Позначка про виконання документа” конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

     На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі “Позначка” роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа

     Графи “Фонд №”, “Опис №”, “Справа  №” заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

     Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг  документообігу становить близько 600 документів на рік.

     Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання; кілька журналів – вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього – в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа – в журналі реєстрації наказів.

     Рух документів з моменту їхнього  одержання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки, інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.

     Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки  повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.

     1.2. Порядок обробки документів, що надходять.

     Документи, що надходять в організацію, у  тому числі створені за допомогою  засобів обчислювальної техніки, проходять  первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.

     На  отриманому документі проставляться реєстраційний штамп.

     Документи з грифом «особисто» або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються  по призначенню.