Реєстрація та індексація документів та контроль за їх виконанням

     2) схвалення: описів справ з особового складу, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, міської ради та у діяльності яких не утворюються документи зазначеного Фонду; інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії юридичних осіб, що є джерелами формування Національного архівного фонду і перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, міської ради.

     22. Завданням експертної комісії юридичної особи є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи.

     23. Експертна комісія юридичної особи приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради) проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду, описи справ з особового складу, номенклатури справ, інструкції з діловодства, положення про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії, анотовані переліки унікальних документів зазначеного Фонду, акти про вилучення для знищення документів, не внесені до Фонду, акти про вилучення документів з Фонду.

     24. Завданням фондово-закупівельної, експертно-оцінної комісії є організація та проведення експертизи цінності документів, що надійшли на зберігання до музеїв, бібліотек.

     25. Фондово-закупівельна, експертно-оцінна комісія приймає рішення про:

     1) схвалення та подання до експертно-перевірної  комісії (експертної комісії архівного  відділу райдержадміністрації, міської  ради) проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного  фонду, описи справ з особового складу, акти про вилучення для знищення документів, не внесені до зазначеного Фонду, а також акти про вилучення документів з Фонду, анотовані переліки унікальних документів Фонду, що зберігаються у музеї, бібліотеці;

     2) схвалення та подання на затвердження керівника музею, бібліотеки проектів визначення рангу документів Національного архівного фонду, актів грошової оцінки документів, що зберігаються у музеї, бібліотеці.

     26. Засідання Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву, експертно-перевірної комісії, експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради проводиться не рідше ніж чотири рази на рік, а експертної комісії, фондово-закупівельної комісії, експертно-оцінної комісії — один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

     Рішення будь-якої комісії з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю  голосів, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності — заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником, за рішенням якого була утворена комісія.

     У разі відмови керівника державної архівної установи (архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), юридичної особи затвердити протокол засідання комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися із скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву, рішення якої є остаточним.

     27. Власник документів або уповноважена ним особа може оскаржити до Центральної експертно-перевірної комісії рішення, прийняте будь-якою комісією з проведення експертизи цінності документів, щодо внесення до Національного архівного фонду чи вилучення з нього документів, а також щодо проведення їх грошової оцінки.

     Рішення Центральної експертно-перевірної комісії може бути оскаржено до суду. прав до знищення. 
 
 
 
 
 
 

 

      3.4 Оформлення справ.

     Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) терміну збереження, після закінчення календарного року, у якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі у відомчий архів. Предархівна підготовка справ включає дві основних операцій: оформлення й опис справ. Оформлення справ провадиться особою, відповідальною за роботу з документами. У залежності від цінності документів і відповідно термінів збереження справ, проводиться повне чи часткове (спрощене) оформлення справ. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження підлягають спрощеному оформленню. Насамперед виявляється їхня наявність відповідно до номенклатури справ. У справах перевіряється правильність формування, вони залишаються на швидкозшивачах, аркуші не нумеруються, завірчі написи не складаються, систематизуються по номенклатурі справ і здаються в архів. Основна увага зосереджується на справах постійного, довгострокового (понад 10 років) термінів збереження і по особовому складу. Відповідно до вимог «Державної системи документаційного забезпечення управління» і «Основних правил роботи відомчих архівів» проводиться їхнє повне оформлення, що включає:

     - перегрупування документів справи  в прямій хронологічній послідовності  із січня по грудень;

     - підшивку чи палітурку справи;

     - нумерацію аркушів;

     - складання завірчого напису (аркуша-завірителя) справи;

     - складання внутрішнього опису документів справи (якщо це необхідно);

     - оформлення всіх реквізитів обкладинки  справи;

     Перш  ніж підшити документи справи, з них видаляються металеві скріплення, вкладається чистий бланк форми  аркуша-завірителя, і, у тих випадках, коли до справи буде складений внутрішній опис, бланки форм внутрішнього опису. Всі аркуші справи нумеруються чорним графітним олівцем (уживання чорнила або кольорових олівців заборонено) чи нумератором у верхньому правому куті, не зачіпаючи тексту документа. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо. Лист завірчого напису не нумерується. Якщо справа має кілька томів нумерується кожен том окремо. Лист будь-якого формату, що підшили за один край, нумерується як один лист (навіть якщо він складений). Документ, складений навпіл і підшитий за середину нумерується як два листи. Ілюстровані матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці. Підшиті в справу конверти з написами чи вкладеннями нумеруються самостійно. Вкладення в конверт нумерується черговим номером за конвертом.

     У випадку пропуску чи нумерації аркушів  однією цифрою, на них ставлять номера попередніх аркушів з додатком букв а, б, в и т.д. Усі ці виправлення  відзначаються наприкінці справи в  завірчому написі. Якщо при нумерації  аркушів допущено багато помилок, номери закреслюються і вся справа нумерується заново. Наприкінці справи для обліку кількості аркушів на окремому листі-завірителі справи складається завірчий напис, у якому цифрами і прописом указується кількість аркушів, обмовляються всі особливості в нумерації і фізичному стані документів у справі.

     Форми аркуша-завірителя не ідентичні, але  склад інформації, внесений у форми  однаковий.

     Для справ з особливо коштовними документами, особових, судових і слідчих справ, справ про присудження учених ступенів і звань, справ на авторські посвідчення і патенти і т.д. при підготовці до здачі в архів складається, якщо вона не велася на протязі року, внутрішній опис документів. Складати внутрішній опис рекомендується також і справам, заголовки яких не повно розкривають зміст документів. У цьому випадку внутрішній опис полегшить використання документів справи, пошук необхідної інформації.

     Наприкінці  внутрішнього опису справи складається  підсумковий запис із указівкою  цифрами і прописом загальної  кількості документів у справі, включених в опис і кількість аркушів опису.

     Справи  підшиваються міцною ниткою у тверду обкладинку (папку) у 4 проколи чи переплітаються. При брошуванні не можна зашивати текст документа. У тих випадках, коли текст дуже близько підходить до краю аркуша і може бути зачеплений при підшивці, до аркуша підклеюється смужка міцного паперу, за яку документ і буде підшитий.

     Картон  обкладинок для постійного збереження і документів по особовому складу повинен бути міцним, щоб забезпечувати  довгострокову схоронність документів. Найбільш коштовні в історичному і художньому відношенні документи (креслення, рукописи і т.д.) не підшиваються, а вкладаються в папки з трьома клапанами і зав'язками чи спеціальні коробки. Якщо таких документів небагато і вони невеликого формату, їх можна помістити в конверти, що потім підшиваються в справу.

     Оформлення  обкладинки справи.

     Обкладинка  справи оформляється після підшивки і нумерації. Її елементи визначаються певним порядком. Ряд відомостей уже  був винесений на обкладинку в момент заведення справи:

     - найменування установи і її  підпорядкованість;

     - найменування структурного підрозділу;

     - діловодний індекс справи;

     - номер тому, частини;

     - заголовок справи;

     - термін збереження справи.

     При підготовці справи до збереження або здачі її у відомчий архів ці елементи уточнюються і доповнюються. До заголовка справи може бути складена анотація до документів (якщо він містить особливо коштовні документи). Проставляються також:

     - дата справи;

     - кількість аркушів у справі;

     - архівний шифр справи.

     На  обкладинці справи постійного збереження відповідно до вимог у верхній  частині перед назвою установи залишають  місце для найменування державного архіву, у який справи будуть передані з відомчого архіву. Якщо на протязі  року в найменуванні установи або структурного підрозділу відбулися зміни або справа передана в інший структурний підрозділ, при оформленні до збереження на обкладинці справи дописується нова назва, а стара міститься в дужки.

     Заголовок повинен точно, коротко в узагальненій формі відбити основний зміст документа. При цьому факти і події, відбиті в документах, повинні бути розкриті. Спочатку в заголовку повинна бути вказана вид справи (справа, переписування, матеріали, журнал і т.д.) або вид документів (протоколи, доповіді, накази, звіти і т.д.). Потім вказується автор або кореспондент (якщо це переписування) і далі питання, що відбиває зміст документів. Якщо в справі є особливо коштовні документи, документи-додатки до основного документа, документи, що містять відомості по особовому складу, що мають довідкове значення або документи, що можуть служити предметом самостійного пошуку і наявність яких у справі не може бути визначене по його заголовку, до заголовка складається анотація. Пишеться анотація після заголовка з нового рядка.  

 

ВИСНОВОК

     Цим висновком я хочу пояснити що реєстрація та індексація документів все ж таки важлива річ у житі людей тому що без реєстрації документів людям було б важко оформити документи які реєстріруються та індексуються на фірах та підприємствах.

     Реєстрція документів – це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них.

     Мета  реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

     Кожний  документ реєструється в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – в день підписання.

     Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

     Індексація  документів - це присвоєння реєстраційних  номерів і необхідних умовних  позначок при реєстрації, що вказують на місце їх виконання та зберігання.

     Індекс  документа складається з порядкового  номера в межах масиву документів, що, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.