Оглавление

      ВВЕДЕНИЕ

      В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом. Качество и эффективность управленческой деятельности в значительной мере определяются качеством разработки и исполнения служебных документов. Умения, навыки составления и анализа служебных документов являются важнейшей составляющей профессиональной квалификации сотрудников-исполнителей документов, а для руководителей организаций, их структурных подразделений еще и необходимым условием их профессиональной, т.е. управленческой, дееспособности. В большинстве случаев составлению документов сотрудники организаций (в т.ч. будущие аналитики и руководители) обучаются исключительно опытным путем по образцам и формулярам документации. В отношении простых и типовых документов это достаточно эффективный способ, и поэтому всевозможные инструкции, а также учебные издания по делопроизводству содержат образцы-формуляры документов.

      В процессах образования, сбора, выдачи и потребления информации большое  значение имеет понятие документирования. ГОСТ Р 51141 определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам.

      В данном определении акцентируется только технологический аспект процедур документирования, поэтому в более широком смысле под документированием можно понимать выделение какой-либо смысловой части информации (данных) из общей информационной массы, обособление этой части с приданием ей самостоятельной роли (идентифицирующие реквизиты, статус, юридическая сила) и обязательной фиксацией по установленным правилам на материальном носителе.

      Таким образом, в процессе документирования информация обособляется в отдельный смысловой объект (документированную информацию) и обретает материальную форму (форму материального объекта, существующего впоследствии независимо от воли и сознания человека).

      На  современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

      В связи с целью проанализировать процесс документирования управленческих решений были поставлены следующие задачи:

1. рассмотреть виды,  содержание, основные этапы принятия управленческих решений исходя из понятия менеджмента, подчеркнуть значение принятия решения;
2. рассмотреть управленческое решение на различных стадиях его принятия; выделить виды управленческих решений;
3. проследить роль документа в процессе принятия решения;
4. рассмотреть организационно-распорядительную документацию.

      В первую очередь, необходимо назвать  источники, на которые опирается теоретическая база курсовой: ГОСТ Р 51141-98: «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, актуален и сейчас; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». В источниках содержится информация о документах, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов управления. Также в них рассмотрена терминологическая система понятий в области делопроизводства и архивного дела. Стандарты дают возможность охарактеризовать документы с точки зрения их исторической принадлежности, принадлежности к определенному виду документации, но не дают сведений об условиях использования.

      Что касается литературы, можно отметить, что много материала по этой теме содержится в таких книгах, как «Документационное обеспечение управления» М.Ю. Рогожина¹, «Организация документирования управленческого решения» В.Д. Банасюкевича². Также много познавательного и нужного находятся и в работах таких известных авторов, как Спивак В.А. «Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство», Гайдамакин Н.А. «Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение»³. Проблема документационного обеспечения управления, несмотря на технические, материальные и исследовательские усилия, не утратила своей актуальности. Бумажный вал буквально захлестывает органы управления предприятий, т.к. методы обработки документов далеки пока от совершенства. Значительная часть книг посвящена рассмотрению основных требований к подготовке управленческих документов - их содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению. Но не освещена проблема процесса создания документов, не называются четкие условия появления определенного документа в процессе принятия управленческого решения, на его этапах: по каким признакам классифицировать управленческую документацию, если решение возможно классифицировать по нескольким признакам, какой образец документа необходимо использовать при фиксации информации.

I Глава. Процесс принятия управленческого решения.

      1.1. Менеджмент

        Любая деятельность связана с управлением. Менеджмент - это особый вид деятельности, специфический характер которой связан с выполнением управленческих действий - функций управления. Впервые состав управленческих функций был предложен А. Файолем: "Управлять - это значит предвидеть, планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать"⁴.

      В современной специальной литературе рассматривается множество функций  менеджмента, например: прогнозирование, целеполагание, планирование, организовывание деятельности, мотивирование персонала, контроль, учет и анализ.

      Выполнение  функций менеджмента предполагает затраты времени и ресурсов. Ограниченность ресурсов требует эффективного их распределения  и использования с учетом взаимозависимости  и взаимосвязанности функций управления. Именно поэтому все проблемы управления рассматриваются через призму управленческих процессов, т. е. последовательности действий по преобразованию ресурсов в результаты. Некоторые примеры: процессы коммуникационные и принятия управленческих решений, производственные (технологические) процессы и процесс закупок, и множество других.

      При выполнении различных функций менеджмента  возникает необходимость принимать решения. Например, процесс планирования должен завершиться решением об утверждении плана, процесс контроля - решением о порядке ликвидации отклонений или о корректировке плана. Каждое решение направлено на достижение одной или нескольких целей. 

      Менеджмент  нередко отождествляют с людьми (менеджерами), профессионально выполняющими управленческие функции. Как субъекты управления, менеджеры играют в организации ряд ролей, среди них:

• роль принимающего решения. Менеджеры несут ответственность за такие области принятия решений, как выбор стратегии развития, распределения ресурсов, осуществление оперативной деятельности и т. п.;
• информационная роль. Деятельность менеджера неразрывно связана со сбором и анализом информации для принятия управленческих решений. Современная ситуация характеризуется недостатком информации в условиях ее избытка. Именно поэтому способность менеджера использовать современные информационные технологии, средства коммуникации, а также четко формулировать и доводить информацию до исполнителей являются необходимым условием успеха;
• межличностные роли. Менеджер формирует отношения внутри и вне организации. Он должен быть лидером, за идеями которого люди захотят идти.

      В зависимости от позиции менеджера  в организации, характер реализуемых функций может быть различным, но каждый менеджер при этом принимает решения на основе собранной информации и руководит организацией выполнения принятого решения, взаимодействуя с персоналом.

      Системный подход в управлении основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель при принятии управленческих решений должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему.

      Системное рассмотрение организации определяет её как целенаправленную систему, которая является частью одной или более других целенаправленных систем и части которой — люди — имеют собственные цели. Поэтому исследование организации должно предусматривать анализ трёх уровней целей: самой системы, её частей и системы более высокого порядка, частью которой является данная организация. Необходимость учёта такого большого количества целей одновременно формирует и императив цели, и проблему целеполагания в деятельности организации, и соответственно менеджмента.

      Управлять предприятием — значит управлять на основе поставленных целей.⁵ Это положение является ключевым моментом в практике менеджмента. Влияние социально-экономической среды на системные функции менеджмента можно представить следующим образом. Менеджеры принимают решения на микроуровне, по отношению к которому решения, принимаемые государством, являются макроуровневыми, формирующими внешнюю среду предприятия. Общим и для отдельного предприятия, и для государства в целом являются три уровня целей:

• задачи — результаты, которые предполагается получить в пределах планового периода;
• цели — результаты, которых не предполагается достичь и за пределами планового периода, но к которым фирма рассчитывает приблизиться в рамках планового периода;
• миссия (идеалы) — результаты, которые считаются недостижимыми, но приближение к которым возможно.

      Четких  границ между этими тремя уровнями чаще всего провести нельзя, но в  целом можно обозначить, что миссия предусматривает стремление работать в определенном направлении, цели — достижение каких-то конкретных результатов, а задачи имеют конкретные оценки и сроки их достижения. Соответственно распределяются и уровни принятия решений среди менеджеров среднего и высшего звена.

      Именно  поэтому принятие управленческих решений - занимает одно из центральных мест в социологии организации. Считая организацию инструментом управления, многие социологи и специалисты по теории управления, прямо связывают её деятельность в первую очередь с подготовкой и реализацией управленческих решений. Эффективность управления во многом обусловлена качеством таких решений. Интерес социологов к этой проблеме обусловлен тем, что в решениях фиксируется вся совокупность отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности и управления организацией. Через них преломляются цели, интересы, связи и нормы. Характеризуя полный цикл управленческой деятельности, состоящий из целеполагания, планирования, организации, координации, контроля и корректировки целей, легко заметить, что он, в конечном счете, представлен в виде двух элементов управления: подготовки и осуществления управленческих решений. Это дает возможность говорить, что управленческие решения - центральный элемент управления и организации.

      1.2. Место  принятия решения в процессе управления

      В управлении принятие решений — систематизированный и формализованный процесс, составная часть выполнения любой управленческой функции. Это обусловлено тем, что управляющий, принимая решение, думает не только о себе, но и об организации в целом, о других работниках. Решения, связанные с деятельностью фирмы или учреждения, можно определить как организационные, т.е. это выбор, который делает руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью. Основная цель организационного решения—достижение поставленных перед организацией целей.⁶

      Принятие  решений представляет собой сложный  процесс, на который оказывает воздействие целый ряд внутренних и внешних факторов, каждый из которых может оказаться непреодолимым препятствием — это и условия принятия решения, информационная поддержка, временные ограничения и т.д.

      Одним из важных факторов, влияющих на процесс  принятия решения, является то, что он связан непосредственно с личностью человека, ответственного за выбор. И здесь важно все: социальные установки руководителя, накопленный им опыт, личностные оценки. В некоторых случаях личностные факторы оказываются довлеющими. Чем выше ответственность руководителя, тем значимее социально-психологические характеристики субъекта управления.

      Управленческое  решение - это и результат, и содержание труда менеджера.⁷ Менеджмент - это всегда процесс принятия управленческих решений. Решение является реакцией на возникающую проблему или задачу, которые менеджер не имеет права игнорировать или переложить на плечи других людей, а должен решать. Процветание или неудачи компании - это результат решений, принятых менеджерами.