Роль документов в процессе принятия решения

• соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым актам, организационно-распорядительным документам, регламентирующим вопросы (направления) деятельности, освещаемые в содержании;
• обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части документа (при наличии таковой в документе);
• конкретность и реальность распорядительной части документа (при наличии таковой в документе);
• оригинальность содержания: документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь конкретные ссылки на них;
• соответствие грамматике и орфографии языка.

      Тексты  управленческих документов составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.¹⁹ При обращении в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, а также в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ текст документов пишут только на русском языке.

      В необходимых случаях содержание документа может подразделяться на основной текст и приложения (в последнем случаи на каждое из приложений в основном тексте должны иметься соответствующие ссылки). Основной текст, как правило, включает вводную часть и собственно текст, в котором излагается сущность того или иного вопроса (направления) деятельности, и заключение.

      Уточним, что вводная часть содержания служит для подготовки адресата к восприятию собственно текста документа, а заключительная — изложению предложений, просьб, управленческих решений и т. п. В некоторых случаях содержание может включать только собственно текст.

      Все компоненты содержания документа должны быть логически и стилистически связаны между собой. Это достигается с помощью слов или словосочетаний — подводок, как бы перебрасывающих «мостик» от одной составляющей содержания к другой.

      Содержание  документа должно формулироваться  по возможности кратко, четко и ясно. Конкретные рекомендации по подготовке содержания различных видов документов читатели получат в процессе ознакомления со следующим разделом настоящего пособия

• Требования к структуре²⁰

      Следующая группа требований затрагивает структуру  управленческих документов. Уточним, что под структурой документа следует понимать совокупность образующих его содержание компонентов и межкомпонентных связей.

      Как правило, в зависимости от функционального  назначения и объема документа его содержание представляет собой последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных темой документа. Уточним, что в большинстве случаев управленческие документы являются монотемными, то есть освещающими только один вопрос (одно направление) деятельности предприятия.

      Правильная  структуризация содержания документа способствует его наиболее полному, точному и быстрому изучению, восприятию и усвоению. Для соответствующей структуризации содержание документа может разбиваться на части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и подпункты. Каждый раздел документа должен иметь заголовок, нумерация пунктов — быть сквозной, при этом части и главы принято обозначать римскими цифрами, пункты — арабскими цифрами, а подпункты — строчными буквами русского алфавита.

      Присутствие всех перечисленных структурных  компонентов характерно для сложных и, как правило, объемных документов, в содержании которых освещается несколько крупных, взаимосвязанных вопросов деятельности предприятия. Для документов с несколько менее сложной структурой характерна разбивка содержания на главы, параграфы и пункты. Самую простую структуру имеют монотемные документы малого объема — как правило, для структуризации их содержания бывает достаточным разбивки на параграфы и отдельные предложения. Однако при этом существенно возрастает смысловая значимость каждого параграфа (предложения).

      Чаще  всего тексты управленческих документов оформляются в виде связанного (так называемого сплошного) текста, а в необходимых случаях — в виде анкеты или таблицы. Допускается также сочетание перечисленных видов и способов представления текста.

      При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. При этом характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

      Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы, а на второй и всех последующих страницах указывается не полное название, а номера соответствующих граф.

• Требования к стилю изложения²¹

      Теперь  — о стиле изложения. Исходя из общего характера и функционального назначения управленческих документов последние принято излагать официально-деловым (в ряде источников — служебно-деловым) стилем. Уточним, что официально-деловой стиль представляет собой функциональную разновидность письменного языка, используемую в процессе документирования управленческой деятельности. Специфическими признаками официально-делового стиля являются:

• нейтральный тон изложения;
• точность, ясность;
• лаконичность, краткость, исключающая, впрочем, недопонимание сущности содержания документа или его двойственное толкование.

      Подчеркнем, что важнейшей нормой официально-делового стиля является нейтральность изложения. Обусловлено это тем, что деловая переписка ведется ее участниками от имени предприятий, интересы которых они в данный момент представляют. Отсюда — необходимость в удалении из содержания управленческих документов слов и словосочетаний, обладающих эмоционально-экспрессивной смысловой окраской (тоном). В целом же изложение документа должно быть построено таким образом, чтобы полностью исключить субъективизм.

      В свою очередь, точность и ясность изложения управленческих документов достигаются:

• употреблением общепринятой терминологии (терминологической лексики);
• использованием устойчивых оборотов письменной речи (языковых формул);
• ограничением привычной сочетаемости слов и выражений в пользу так называемых клише, штампов и т. п.;
• более активным, нежели обычно, применением уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов;
• отказом от образных слов и выражений, не несущих четкой смысловой нагрузки;
• более жесткой структурой предложений и текста документа в целом.

      Краткость и лаконичность изложения управленческих документов обеспечивается более тщательным продумыванием, выбором и формулированием темы документа, более экономным использованием языковых средств, в том числе посредством исключения из содержания (при его окончательном формулировании) лишних слов, словосочетаний и предложений, не несущих какой-либо существенной для правильной интерпретации документа информации, неоправданных повторов, ненужных (в данном случае) подробностей и т. п.. 

      2.2. Виды  управленческой документации

      В организационно-управленческой сфере применяется большое количество документов, образующих систему служебной документации. Классификация служебной документации дает представление о разнообразном управленческом инструментарии, обеспечивает системный подход при анализе и выборе форм организационно-управленческих решений и регламентации.

      Документопотоки в настоящее время несут основную нагрузку по хранению и передаче информации, и не удивительно, что до недавнего времени основное внимание уделялось именно организации документооборота.

      Действительно, совершенствование системы управленческой документации (важнейшей части информационного обеспечения) имеет большое значение. В процессе ее эволюции происходила дифференциация документов на специальные подсистемы. При этом изменение условий управления неизбежно вело к необходимости появления новых видов документов. Сложившиеся системы документации не являются застывшими.

      Процесс управления в системах организационного типа неразрывно связан с выработкой и реализацией различного рода управленческих решений Они находят отражение в нормативных актах, положениях, организационных и технических проектах, приказах, распоряжениях и др. Формируемая при этом организационно-распорядительная документация (ОРД) является важнейшей составной частью системы управленческой документации. В ОРД содержится не только "собственная информация", относящаяся к реализуемым ею функциям, но и информация по всем остальным подсистемам управления. Она представляет собой наиболее общую документальную систему в управлении и выполняет, таким образом, интегрирующую роль относительно других функциональных подсистем. Возникая в процессе организационной и исполнительной деятельности, ОРД сопровождает все специальные системы управленческой документации (плановую, снабженческую, финансовую и т.д.) и имеет значительный удельный вес в общем объеме управленческой документации.

      Совершенствование документационного обеспечения управления (ДОУ) в настоящее время представляет одно из важнейших направлений развития информационного обеспечения управления. Документ остается весьма удобным, оперативным и, что немаловажно, надежным носителем управленческой информации. Положительным фактором является и то, что документационные системы унифицированы, стандартизированы приемы их создания и хранения, основные маршруты движения в организациях. Развитие и совершенствование ДОУ осуществляется на основе ГОСТов, по мере необходимости учитывающих изменяющуюся информационную и техническую среду функционирования управленческих структур.

      Организационно-правовая документация реализует нормы административного права на уровне предприятия и образует локальную нормативно-правовую базу. Документы организационно-правового характера относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. Изменения в организационно-правовые документы в большинстве случаев вносятся распорядительными документами руководства организации или вышестоящими органами. Разработка организационно-правовых документов осуществляется руководством учреждения или структурного подразделения с привлечением наиболее квалифицированных специалистов соответствующего профиля или направления деятельности и обязательным согласованием со всеми заинтересованными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом) учреждения.

      Плановая  (стратегическая) документация (Планы, Программы, Графики, Схемы) фиксирует и выражает результаты планирования деятельности организаций, учреждений, предприятий, их структурных подразделений по реализации комплексных управленческих решений и проблем, результаты планирования эффективной и целесообразной текущей деятельности. Планированию также подлежит деятельность коллегиальных, совещательных и внештатных органов (коллегий, советов, комиссий и т.д.).

      Составление планов, программ, графиков и схем осуществляется на основе плановых документов вышестоящих организаций и учреждений, органов власти и управления, распорядительной документации, решений коллегиальных и совещательных органов, докладных и служебных записок, справок и другой справочно-информационной и справочно-аналитической документации. Разработка плановых документов осуществляется руководством организации и структурных подразделений с привлечением квалифицированных специалистов. Утверждение плановых документов производят руководители соответствующего уровня, планов работы коллегиальных и совещательных органов — их председатели.

      Распорядительная  документация (Постановления, Решения, Распоряжения, Приказы, Указания) непосредственно выражает управленческие решения и воздействия, в юридическом смысле относится к нормативным правовым актам соответствующего уровня: федерального; уровня субъектов Российской Федерации и их территориальных образований; отраслевого (ведомственного) уровня; уровня отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы, компании.²²

      Целью издания распорядительных документов является разрешение возникающих в  сфере управления проблем и вопросов. Издание (принятие) распорядительного документа является юридическим фактом, вызывающим возникновение конкретных административно-правовых отношений. Действие распорядительных документов направлено по вертикали системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Предписания и решения в распорядительных документах имеют обязательный характер для соответствующих адресатов.