Шпаргалки по документообороту

1. Важнейшими носителями инфы особенно в деловой сферы. Явл документы. С появлением документов началась регламентация работы с ними, кот сегодня принято назыв- делопроизводством. ДОУ- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Термин «ДОУ» вошел в научный оборот  в сер 1970х , это произошло в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологич подходов к его совершенствованию, благодоря активному внедрению в работу с докуметами средств вычислит техники и информац технолог. Этот термин подчеркивает информац техническую составляющую современной организац делопва и его лучше употребл когда речь идет о коп технологиях. ДОУ в ност время решает след задачи: 1. Документирование (составление доков, их оформление, согласование и издание) 2. Организация работы с документами (обеспечение движения доков, контроль за их исполением, хранение…) 3. Систематизация архива документов.

12. В  наст время выдел 3 формы организации  службы ДОУ. 1 централизованная. 2. Децентрализованная. 3. Смешанная. При централ форме организации службы ДОУ все операции по работе с докми сосредоточ в одном центре. В концелярии в общем отделе и т.д. При децентрал рассредотач между структурн подразделен организации. При смешанной форме цасть операц выпол централизовс(прием регистрацияконтроль за исполнением) а часть децентрализ (создание доков, информац справочн обслуж, формиров дел)

17. 1э.  составление, согласование и оормление  докта. 2э. подписание (утверждение) 3э. регистрация. 4э. тиражиров докта и направл его в структурн подразделен для исполнения.  

4. В  нач 16 века образуется система  делопроизводства, кот получила  название приказной. ПРИКАЗ- административно-судебное  учреждение центрального и местного  самоуправления в Московском госве. Системо гос учереждений этого времени включала высш законодат орган- боярская дума,в центр исполнит - приказы, на местах- приказные избы. На местах в избах были воеводы кот управляли территориями и выполняли предписания центральных властей. Процесс работы с док-ми осущ след образом: вся ответственность возлагалась на дьяка, на поступ докте ставили метку о дате поступления, дьяк представл резолюцию. Докт поступал в соотв стол где гтовили ответный докт. Средний подъяч собир справочн материалы, старший готовил проект, младший переписывал наьело., экземпляры сверялись, подписылся дьяком, докт отправл по назначению, черновик в качве копии. В это время ни царь ни  бояре не подписывали. Реквизиты лишь- автор, адресат,дата после текста. Первые традиции хранения документов. (судебник 1550, соборное уложение 1649)

5. 18 век-  коллежское делопроизводство. Генеральный  регламент 1720 года- определял структуру  коллегий, штатный состав, должностные  обязанности, правила работы с  документами. Возглавл работу  в канцелярии секретарь, на службе у него находились- канцеляристы, регистраторы, копиисты, актуариусы, переводчики, архивариусы… Формы регистрации доков- 1. Журналы повседневн записи. 2. Журнал росписки вершенных и невершенных дел. 3. Регистратура сост из 4х книг –«С» докты поступивш от вышестоящ инстанцый. – «Д» докты поступивш от др коллегий. – «А» докты ноправл царю – «Б» докты направл в др инстанции. Появил архив как структурное подразделение. Нов виды доков- протокол, рапорт, прошения вместо челобитных. Появл нов реквизиты – регистр номер, наименов вида докта, подпись., адресат, автор, печать, резолюция. 1775-учреждения для управления дубернй.

11. ДОУ-  деятельность охватывающая, отдельные  отрасли праваи рализация возложен  на эту отрасль функций должна  осущ спец подразделением или отдельным дрлжностним лицом. Наимен службы ДОУ и ее стуктуру опр ряд факторов: 1. Принадлежность службы к опред группе учережден или организаций. 2. Размер предприятия. 3. Профиль деятельности организации. 4. Колво внеш связей. 5. Достиж совр техники технолог. Виды службы ДОУ: 1. Управление делами, характерно для министкрств и ведомств и включ след стектуру 1.1 секритариат. 1.2. инспекция. 1.3. канцелярия. 1.4. отдел жалоб. 1.5. отдел слвершенствов работы с документами. 2. Канцелярия –характерна для гос учереждений. Научн исслед и учебн заведений. В нее могут входить отделы 2.1. по учету и регистр доков. 2.2. по контролю за исполн доков. 2.3. секретариат. 2.4. экспидиция. 2.5. архив… 3. Общий отдел – характерен для представит структур представит власти, аппарат управл оществ организац. 4. Секретариат- характ для коммрчекс организац. Работа службы ДОУ регламентир полож об этой службе, распорядит докми вышестоящ органов, правилами инстрекциями и методич рекомендац.

 16. 1 этап- прием конвертов т осущ экспидиц обработки. 2 э. предворит рассмотрение. 3э. регистрация. ( передача докта руководителю, резолюция, внесен резолюц в регистрац форму, передача на исполнение) 4 э исполнение документа. 5э подшивка исполненного дта в дело.

18. 1э.  составление проекта докта. 2э. соглосование проекта. 3э. оформление и распечатка докта. 4э. подписание руководителем. 5э. регистрация докта. 6э. проверка правильности оформления. 7э. отправка адресату. 8э. подшивка копии в дело.  
 

13. основная цель службы ДОУ сводится к организации, координац, руководству, контролю и реализации работы с документами. Исходя из цели вытекают след задачи: 1. Совершенствов форм и методов работы с докми. 2. Обеспечение единого порядка документиров  и организац работы с документ в соотв с дейсв законами и нормативами. 3. Сокращен форм и доков и объема документооборота. 4. Разработка и внедрен нормативно-методич доков по совершенствов ДОУ, а так же внедрение прогресивн технологий работы с докми. Функции: 1. Разработка и внедрение и ведение табеля и альбома унифиц форм доков. 2. Разработка и проектиров бланков. 3. Осущ экспедиционной обработки доков. 4. Контроль за исполнении доков. 5. Организац изготовлен и тиражиров компьют доков. 6. Разработка номенклатуры дел. 7. Организация и внедрения делопроизводства по обращен граждан. 8. Организац работы архтва учережд. 9. Повышен квалификац.

19. При  организации документооборота важно  учитыв такие факторы как: 1.масштаб организации. 2. Выполняемые ею фции. 3. Ково зъвеньев управления. 4. Объем документооборота. Учет объема документооборота необходим для : 1. Определение нагрузки работников службы делопрва. 2. Для расчета оптимального колва делопроизводственного персонала. 3. Для определения рациональн маршрутов движения доков. 4. Для разработки мероприятий по совершенствован процесса обработки доков и работы с ними. Учет документооборорота предполаг собой сумму общего колва входящих, исходящих и внутренних документов за год. При этом учитыв и копии. Условием оперативного прохожден документов, а так же рациональн организац документооборота явл закрепоение основного процесса работы с докми в табелях, опрерограммах маршрутограммах… 

20. Регистрация  документа- запись учетных данных  о документе по установленной  форме, фиксирующей факт его  создания, отправления или получения. Регистрация- подтверждение факта создания или получения документа путем присвоения ему уникального регистрационного номера и даты, а так же внесения в регстрац форму основных вседений о докте. Регистрац номер- цифровое или буквенно-цифровое обозначен присвоенное документу при его регистрации. Элементы регистрац номера: - порядков номер в регитсрац форме, - индекс дела по номенклатуре, - дополнит сведения о корреспонденте. Задачи регистрации: учет доков, контроль исполнения, осущ информац-справочн работы. Правила регистрации: 1. Однократность. 2. Входящ и создаваем докты регистрир отдельно. 3. Регистрац доков производ в пределах групп в зависимости от названия докта, его автора и сод.

21. Регистрац  формы: Журнальная, карточная, автоматизированная. Журнальная фма- + надежная при повышен требованиях к обеспечению сохранности доков. – невозможно систематизир записи, сложно осущ контроль за исполением доков и информац-справочн работу. Карточная форма: + возможность систематизир и оперативно вести информац-справочн работу и контроль за исполнен. – возможность потери карточек, стеллажи заним много места. Автоматизированная форма: + быстрый поиск доков по любому реквизиту или реквизитам регистрац-контрольн карточки, автоматич формиров отчетов, автоматич контроль за исполнен, - возможна потеря инфы по технич причинам, необходимо обучение сотрудников, высокая стоимость специализир программ. 
 
 

22. Информац-справочн  работа с докми- деятельность направленная на решение вопросов 2х типов – у кого, где и в какой стадии работы наход докт, - в каких доктах можно найти инфу по конкретн вопросам. Информац-справочн системы в делопроизвордстве: традиционноая (с использов справочн карточек) и автоматизир. Реквизиты по кот осущ поиск: номер докта, вид докта, хронологич рамки поиска, геогрофич рамки, корреспондент(адресат), содержание(тема)

23. Контроль  как функция делопрва делится  на 2 вида: контроль по существу, кантроль  за сроками исполнения. К.по существу это качественная оценка того, на сколько правильно и точно решен вопрос рассмотренный в документе. К.за сроками явл формой количеств контроля,обеспечивающее своевременное исполнение документов. Цель контроля-содействие своевременному и качеств исполнению документа, обеспечение получения аналитич инфы неободим для оценки деятни структурн подразделения и отдельного должностного лица. К.за исполнением доков предполаг след: 1. Постановка докта на контроль. 2. Проверка своевременности доведения докта до исполнителя. 3. Предварит проверка и регулир хода исполнен. 4. Учет и обобщен результатов. Все докты делятся на – подлежащие контроля и не подлежащие.

24. Формы  исполнения доков выбираются  исходя из возможности организац.  Выдел 2 формы : ручная срокова карточка и автоматизированная. Сроковая карточка представл собой ящики с регистрац карточками в кот фиксир ход исполнен докта. 31 разделитель, 32ой –предназнач для карточ срок исполнен кот выпадает на след месяц. После того как докт исполнен на оборотн стороне карточки делается соотв отметка, а сама карточка переставл из сроковой картотеки в справочную. Автоматизир форма осущ с помощью ПК. Сущ как специализир программы по контролю за исполнен, так и различн модули входящие в автоматиз систему. Периодически должен вестись учет о сост исполнит дисциплыны. Работник службы ДОУ сост аналитич справки в кот указ какое колво дел было выполнено в срок, сколько не выполнено…

27. Номенклатура  дел- систематизир перечень заголовков  дел, заводимых в организации с указан сроков их хранения.Ном имеет типовую структуры и сост из 3х частей: 1. Обл заголовка. 2. Собственно номенклатура. 3. Обл подписи. Назначение номенклатуры: - систематизац документов. – установл сроков хранения, -индексация доков при регистрации, - использ как классификац схема при построении справочн карточки, - использ как учетный докт при описании дел с кратковр сроками хранения (до 10 лет), - служит основой для сост описей на дела с постоянн и временными сроками хранения, -ном имеет справочн значение при изучен структуры организации.

28. Виды  номенклатур: 1. Типовая 2. Примерная. 3. Конкретная (индивидуальная)  3.1. ном  дел структурного подразделения. 3.2. сводная номенклатура. С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая -- обязательный. Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы. Примерная или типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации. 

30. В  процессе операт хранения дела  хранятся в структурн подразделении  по месту их образования. Дела должны размещ в шкафах или сейфах обеспечив защиту от света, пыли, несанкциониров доступа. Для обеспеч быстрого поиска дел на внутр стороне двери шкафа или сейфа располаг номенклатура, на корешках самих дел регист индекс. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям.При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов.  

26. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.При формировании дел придерживаются определенного порядка:

-в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. -подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). в дело включается один экземпляр документа;-документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела-документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;-в дело группируют, как правило, документы одного года. -в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. -документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности-документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.-Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.Полное оформление дел включает:подшивку или переплет дела;нумерацию листов;составление заверительной надписи ( заверительного листа) дела;оформление всех реквизитов обложки дела. На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:наименование организации и ее непосредственная подчиненность;наименование структурного подразделения и его индекс;номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;заголовок дела;аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);дата дела (тома, части);количество листов в деле;срок хранения дела;архивный шифр дела.