Система документации по личному составу

       В «Дополнении к личному листку» фиксируются данные об изменениях, произошедших после заполнения учетного листка: перемещения по службе  с указанием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылкой на решение об утверждении и об освобождении работника; изменения, связанные с образованием, знанием иностранных языков, наличием воинского звания; награждение медалями и т.д. Все вносимые в «Дополнение к личному листку» изменения должны быть подтверждены соответствующими документами. Обязательным реквизитам «Дополнения к личному листку» по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на обратной стороне листа после всех других сведении и состоят, как правило, из надписи «Личное дело проверено, даты и подписи»

    Наряду  с личными листками по учету кадров, в практике используется другая, аналогичная учетная форма- анкета, которая в основном содержит те же графы, что и личный листок. Состав анкеты входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке (изменение фамилии, имени, отчества).

    В отдельных организациях предусмотрено составление автобиографического документа, содержащего краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется собственноручно в произвольной форме без ошибок и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы:

    - фамилия, имя, отчество;

    - год, число, месяц и место  рождения;

    - гражданство;

    - национальность;

    - социальное происхождение;

    - полученное образование (когда,  где);

    - с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую;

    - общественная работа;

    - участие в выборных органах; 

    - отношение к воинской обязанности  и воинское звание;

    - наличие правительственных наград;

    - родственники (отец, мать, муж, жена, дети, братья, сестры).

    В автобиографии указываются: паспортные данные; домашний адрес, телефон; дата составления автобиографии; подпись  работника.

    Копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке. Помещаемая в личное дело копия приказа о приеме на работе должна иметь отметку о заверении копии.

    При подготовке личного дела к передаче в архив в конец дела помещается заверительная надпись, которая  составляется на листе- заверителе дела, имеющем установленную форму. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

    - наличие литерных номеров листов  и пропущенных номеров

    - номера листов с наклеенными  фотографиями, документами

    - номера крупноформатных листов

    - номера конвертов с вложениями  и количество вложенных в них  листов.

    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все  последующие изменения в составе  дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.  
 
 
 
 
 
 

1.2 Характеристика  трудового договора (контракта) 

    Трудовой  договор – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношения нанимателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требования сторон.

    В соответствии со статьёй 18 КЗоТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых  договоренностей по важнейшим условиям труда. Трудовой контракт в письменной форме является юридическим подтверждением того, что стороны состоят в трудовых отношениях, а при возникновении трудовых споров может быть представлен в суде в качестве основного документа.

    При заключении трудового договора следует указать следующие основные условия:

    - место работы (наименование предприятия-нанимателя, его адрес)

    - конкретную работу в соответствии  с квалификацией по определенной  профессии или должности, которую  должен выполнять работник;

    - дату начала работы и её окончание (если заключается срочный трудовой контракт);

    - порядок оплаты труда;

    -обязанности  предприятия по обеспечению охраны  труда.

    Трудовой  договор (контракт) может содержать  и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон (испытательный срок, совмещение профессии, повышение квалификации и т.д.).

    При заключении трудового контракта  не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

    - основания увольнения работника;

    - дисциплинарные взыскания, не  предусмотренные законодательством;

    - введение для работников полной  материальной ответственности, кроме  случаев, предусмотренных ст.121 КЗоТ  РФ.

    Трудовой  договор (контракт) составляется в 2-х  экземплярах, подписывается руководителем  предприятия и работником, заверяется печатью. Один экземпляр храниться на предприятии, второй - у работника. Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел, а если личные дела не заводятся, то формируются в отдельное дело по алфавитному порядку согласно фамилиям работников.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Трудовой  договор (контракт) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

    Для нормального функционирования производства в любой организации необходимо осуществление конкретных функций управления, которые базируются на обработке необходимой и достоверной информации. Такую информацию содержит вся система документации любой организации.

    Одним из наиболее значимых разделов в системе  документации организации является раздел личной документации, в котором  представлены все документы, регулирующие трудовые отношения на предприятии, которые включают в себя: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрения, дисциплинарные взыскания и многое другое.

    Каждая  организация выбирает тот пакет  документов, который больше всего подходит для нее.

    Рассмотрим  систему личной документации на примере  фирмы ООО «Центр Окон». Данная компания занимается производством, продажей, а  также установкой пластиковых окон.

    При устройстве в данную организацию  необходимо наличие следующих документов:

    -заявление;

    -паспорт;

    -документ  об образовании;

    -ИНН;

    -пенсионное  страховое свидетельство;

    -трудовая  книжка;

    -справка  с бывшей работы о доходах.

    Вот список всех необходимых документов при устройстве в организацию  ООО «Центр Окон». Также при приеме на работу в эту фирму с претендентом на должность проводится анкетирование или тестирование. Это помогает лучше понять психологию того человека, который подвергается опросу. И, в дальнейшем, если человек начинает работать в этой организации, это помогает лучше понять, чем можно заинтересовать работника и мотивировать его к наиболее производительному труду. Ведь правильная кадровая политика- это залог процветания и стабильного развития любого предприятия.

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 
 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами  документов. – М.: ЗАО «Бизнес  – школа «Интел – Синтез», 2000. – 256 с.

 

2. Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения  управление: Учебное пособие для  экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2000. – 224 с.

 

3. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Ч.1. Томск: ТГУ, 2000г. 126 с.