Документы по личному составу

Содержание

 

 

1. Документы по личному составу.

 Классификация документов по  личному составу.                                                   стр. 3

                                                                                       

2. Экспертиза ценности документов  по личному составу.                                       стр. 8

 

3.1 Особенности формирования, описания и оформления дел

по личному составу при подготовке к архивному хранению.                                 стр. 9

 

3.2 Порядок формирования и хранения личных дел государственных                стр. 10

служащих.

 

4. Сроки хранения документов  по личному составу.                                                стр.10

 

Практическое задание                                                                                                     стр.12

           

1. Документы по личному составу. Классификация документов по личному составу.

 

Документы по личному составу –  архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение  документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

      Термин «документы  по личному  составу» является  весьма обобщенным названием  обширного массива документов, которые  образуются в процессе документирования  взаимоотношений государства и  отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации  данной категории документов на группы, комплексы.

С небольшими дополнениями схема классификации  выглядит следующим образом:

      1. Документы, фиксирующие  трудовую деятельность человека: приказы по личному составу,  записки о приеме, увольнении,    перемещении, списки работников, личные дела,  личные карточки  по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

       2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения,  документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации,  документы  об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

       3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.

       4. Документы, фиксирующие  образование, повышение квалификации: списки работников с высшим  и специальным образованием и  карточки их учета, подлинные  личные документы, удостоверяющие  образование, протоколы заседаний  государственных экзаменационных  комиссий, протоколы заседаний и  постановления аттестационных и  квалификационных комиссий.

       5. Документы, фиксирующие  должностные и иные заслуги  человека: списки награжденных государственными  и иными наградами, удостоенных  государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений  и др.) о представлении к государственным  и ведомственным наградам,  присвоению  ученых степеней, званий, присуждению  премий,  протоколы заседаний  специализированных советов по  защите диссертаций и присуждению  ученых степеней.

       6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или  их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния,  книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц,  книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел,  книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

        7. Особую группу  документов по личному составу  составляют личные дела граждан,  которые в свою очередь можно  разделить на подгруппы:

   – личные работников;

   – личные (наградные)  дела;

   – личные дела по аттестации (аттестационные дела);

   – личные дела  учащихся, студентов, аспирантов;

   – личные дела по усыновлению  детей;

   – регистрационные дела  безработных, получавших пособие  по безработице;

• личные (учетные) дела пострадавших;
• личные дела пенсионеров (пенсионные дела);
• персональные дела членов партии;
• выездные дела;
• судебно-следственные дела;
• истории болезней.

 

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под  движением кадров условно понимается:

• прием, перевод и увольнение работников;
• предоставление отпусков;
• командирование.

При приеме на работу фиксируются  основные анкетно - биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно - биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые  кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и  создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без  предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено  предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

 

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу имеют  свои особенности. Они оформляются  отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.

 

Приказ по личному составу фиксирует  сведения о кадрах:

• прием на работу;
• перемещение по работе;
• увольнение с работы;
• установление должностных окладов;
• отпуска;
• командировки;
• изменение фамилии;
• поощрения;
• взыскания и т.д.

 

 Особенности приказа по личному  составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции):

• Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.
• Заглавие - "По личному составу".
• Констатирующей части в приказе может не быть.
• Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.
• Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).
• В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
• При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.
• Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
• Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
• К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
• Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
• Приказы вступают в силу с момента их подписания.
• Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.
• Нумеруются приказы в течение календарного года.
• Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник отдела кадров должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
• Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
• Приказы оформляются на бланках формата А4.

 

Состав реквизитов приказа по личному  составу:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа;
4. место составления;
5. дата, номер;
6. заголовок;
7. текст;
8. подпись;
9. визы;
10. подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;
11. отметка о направлении в дело.

 

Выписка из приказа по личному составу.

Реквизиты выписки из приказа:

1. наименование министерства или ведомства;
2. наименование организации;
3. выписка из приказа;
4. дата и номер подлинного документа;
5. место составления;
6. заголовок;
7. констатирующая часть текста;
8. распорядительная часть (необходимый пункт);
9. подпись;
10. заверительная надпись.

 

Элементы заверительной надписи:

1. слово "Верно";
2. наименование должности сотрудника, заверившего выписку;
3. дата заверительной надписи

 

Следующим видом документа по личному  составу является заявление.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

1. Пишется от руки в произвольной форме.
2. На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

 

Реквизиты заявления:

1. название вида документа;
2. дата;
3. адресат;
4. от кого направлено;
5. текст;
6. подпись.