Документы по личному составу

Содержание 

1. Введение…………………………………………………………………….3
2. Трудовые договора…………………………………………………………3
3. Приказы (распоряжения) по личному составу………………………….12
4. Заявление…………………………………………………………………..15
5. Трудовые книжки……………………………………………………...….16
6. Личные карточки………………………………………………………….17
7. Личные дела……………………………………………………………….19
8. Список литературы…………………………………………………...…..19
9. Приложение. Практическое задание

а) составьте  докладную записку об аварийной  ситуации в помещении офиса……………………………………………………...………………..26

б) составьте  гарантийное письмо, содержащее просьбу изготовить и выслать комплект мебели по каталогу и гарантию оплаты……………………………………………………………………...27

в) Составьте  перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ЗАО «Контур» (оформите как  приложение к приказу директора  ЗАО от 00.00.0000 №__»……………………………………………………..………………...28  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение

     В делопроизводстве особую группу составляют документы по личному составу. В  них заключается отражение правовой, трудовой и служебной деятельности работников различного рода организаций.

     Документы по личному составу в организациях создаются в результате трудовых отношений, возникающих между работником и работодателем.

     К документам по личному составу относятся:

• трудовые договора, заключенные между работником и предприятием;
• приказы (распоряжения) по личному составу;
• заявления;
• трудовые книжки;
• личные карточки;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате и т.д.

     Ведение кадровой документации в организациях в обязательном порядке предусмотрено  законодательством Российской Федерации.

     Документы по личному составу имеют различные  сроки хранения. Их хранят в отдельных  помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов производственного характера.

       Эти документы являются наиболее  важными документами и требуют  особой аккуратности и тщательности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Документы по личному составу относятся к категории конфиденциальной информации. 

2. Оформление  трудовых договоров

     Трудовой  договор является одним из главных  оснований возникновения трудовых отношений между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативно-правовыми актами.

     В качестве работодателей могут выступать  предприятия, учреждения и иные организации  любых форм собственности, то есть юридические  лица, созданные в порядке, предусмотренном  ГК РФ и физические лица.

     Трудовой  договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (работник и работодатель). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

     На  основании статьи 61 ТК РФ трудовой договор  считается оформленным и вступает в силу в день его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе.

     Во  избежание ошибок при оформлении трудовых отношений на предприятии  полезно ознакомиться с Рекомендациями по заключению трудового договора в  письменной форме, утвержденными постановлением Минтруда России от 14.07.1993 №135. 
 
 

     Содержание  трудового договора

     В трудовом договоре указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор;
• Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица;
• Идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.
• Место работы (структурное подразделение – цех, отделение, отдел, лаборатория и т.д.)
• Дата заключения договора.
• Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
• Права и обязанности работника
• Права и обязанности работодателя
• Характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях
• Режим труда и отдыха (если он отличается от общих правил)
• Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• Условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
• Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
• Дата начала работы

     Также в трудовом договоре могут предусматриваться  дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в а договорном порядке:

• об установлении испытательного срока, находящегося во временных пределах установленных законодательством РФ.
• о неразглашении тайны (коммерческой, служебной, государственной и иной)
• о переподготовке
• о совмещении профессий (должностей). Совмещение профессий (должностей) может выступать в качестве самостоятельного условия трудового договора.
• Об обучении вторым и совмещаемым профессиям
• о регулярном повышении квалификации.
• о продолжительности основного и дополнительного отпуска.
• об обязанности работника отработать солее обучения (в том случае, если обучение проводилось за счет средств работодателя)
• о различных доплатах и надбавках стимулирующего и компенсационного характера.
• о поощрении работников
• о дополнительных, по сравнению с законодательством льготах и услугах по социальному обслуживанию, социальному обеспечению, дополнительному медицинскому страхованию и другим видам обслуживания.
• другие условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с ТК РФ, законодательством, содержащим нормы трудового права, соглашением любого уровня и коллективным договором.

     Изменения условий трудового договора могут быть внесены с соглашения обеих сторон в письменной форме. То есть оформляется Изменение (Дополнительное соглашение) №_________от_________ к трудовому договору №__________от__________, которое является неотъемлемой частью трудового договора. 

     При заключении трудового договора не могут быть установлены по соглашению сторон следующие уровни:

• основания увольнения (исключение – трудовой договор с руководителем организации).
• установление не предусмотренным ТК РФ дисциплинарных взысканий.
• введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренный в статьях 242, 243 ТК РФ или иными федеральными законами.

     Также стороны не мог изменить порядок  рассмотрения индивидуальных трудовых споров. 

     Срок  трудового договора

     Трудовые  договора могут заключаться:

• на неопределенный срок;
• на определенный срок не более пяти лет.

     Заключение  срочного трудового договора осуществляется, когда трудовые отношения не могут  быть установлены на неопределённый срок с учётом характера предстоящей  работы или условий её выполнения. Если в трудовом договоре не оговорён срок его действия, то договор считается заключённым на неопределённый срок. В том же случае, когда трудовой договор заключён на определённый срок при отсутствии достаточных к тому оснований, он может быть в судебном порядке признан заключённым на неопределённый срок. В связи с этим действующее трудовое законодательство запрещает заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных для работников, с которыми заключается трудовой договор на неопределённый срок. 

     Срочный трудовой договор

     Статья 59 Трудового кодекса РФ содержит закрытый перечень случаев, когда допускается  заключение срочного трудового договора. В соответствии с ч. 1 ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор заключается:

• на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
• на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
• для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определённого периода (сезона);
• с лицами, направляемыми на работу за границу;
• для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объёма оказываемых услуг;
• с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определённый период или для выполнения заведомо определённой работы;
• с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определённой работы в случаях, когда её завершение не может быть определено конкретной датой;
• для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с профессиональным обучением работника;
• в случаях избрания на определённый срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, в политических партиях и других общественных объединениях;
• с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы;
• с гражданами, направленными для прохождения альтернативной гражданской службы;
• в других случаях, прямо предусмотренных федеральными законами.

     Помимо  указанных случаев, законодательство, при наличии на то соглашения сторон (работника и работодателя), допускает  заключение срочного трудового договора без учёта характера предстоящей  работы и условий её выполнения:

• с лицами, поступающими на работу к работодателям — субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания — 20 человек);
• с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, разрешена работа исключительно временного характера;
• с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;
• для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотии, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;
• с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведённому в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
• с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учётом мнения Российской трёхсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;
• с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;
• с лицами, обучающимися по очной форме обучения;
• с лицами, поступающими на работу по совместительству;
• в других случаях, прямо предусмотренных законодательством.

     По  истечению срока, на который был  заключён срочный трудовой договор, он считается прекращённым, а работник подлежит увольнению. Однако, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключённым на неопределённый срок.