Особенности оформления документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической хоровой капеллы имени С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина  на  социальное  обеспечение  по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.  Такая документация ведется в  учреждениях,  организациях,  предприятиях независимо  от  их  организационно-правовой  формы  и  вида  деятельности  в соответствии  с  Кодексом  законов  о  труде  Российской  Федерации  (КЗоТ), Инструкцией  по  ведению  трудовых  книжек,  другими  нормативными   актами.

Среди общего объема документов, подведомственных кадровой службе, существенное значение имеет документация по личному составу. Актуальность вопроса заключается в том, что: указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода времени, так как на ее основе составляется форма государственного статистического наблюдения (№ П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников») – Приказ Федеральной службы государственной статистики от 18.08.2008 г. № 193 «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации статистического наблюдения за численностью, оплатой и условиями труда работников, деятельностью, осуществляемой в сфере науки».

Форму федерального государственного статистического наблюдения N П-4 «Сведения  о численности, заработной плате  и движении работников» представляют все юридические лица - коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности, их обособленные подразделения.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками [23].

К документации по личному составу  относятся в частности:

1) трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией  предприятия и работником;

2) приказы по личному составу  (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);

3) трудовые книжки;

4) личные карточки формы №  Т-2;

5) личные дела;

6) лицевые счета по заработной  плате. 

Цель работы: Исследовать особенности оформления документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической хоровой капеллы им. С.Г. Эйдинова.

Задачи работы:

• Изучить литературу по теме исследования,
• Установить роль документации по личному составу в системе кадрового делопроизводства,
• Ознакомиться с особенностями оформления документов по личному составу на примере Магнитогорской государственной академической капеллы им С.Г. Эйдинова,
• Проанализировать соответствие документации по личному составу сотрудников Капеллы нормативным требованиям.

Объектом исследования являются документы по личному составу долговременного срока хранения. Предмет исследования: Оформление некоторых видов документов по личному составу, таких как: приказы, автобиографии и личные карточки работников Магнитогорской государственной академической капеллы им. С.Г.Эйдинова. Новизна исследования заключается в том, что впервые был дан анализ некоторым видам документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической капеллы им. С.Г. Эйдинова.

При написании данной работы использовалась следующая литература.

В книге «Кадровое делопроизводство»  Т.В. Кузнецовой и С.Л. Кузнецова (2005 г.) рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу.

В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и  технология работы. Более 120 документов» под ред. В.А. Кудряева (2010 г.) освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации.

У А.В. Верховцева в книге «Делопроизводство в кадровой службе» (2004 г.) рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров.

В учебно-методическом комплексе Т.А. Панфиловой и Т.Н. Кондратьевой «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив.

А.Ю. Чуковенков. и В.Ф. Янковая в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (2005г.) раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов.

Вопросы оформления, регистрации  и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены  в статьях А.С. Красавина «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт», А.В. Пшенко «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика» и С.Л. Кузнецова «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело».

В первой главе работы раскрывается роль документов по личному составу. Во второй главе раскрываются особенности  оформления документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической хоровой капеллы им. С.Г.Эйдинова: приказов, автобиографий и личных карточек. Также в этой главе приведен анализ документов по личному составу на примере шести документов работников Магнитогорской государственной академической капеллы им. С.Г. Эйдинова.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1: РОЛЬ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в  понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Официальная формулировка в  законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем  в любой форме информацией  в виде текста, звукозаписи, изображения  и (или) их сочетания, который имеет  реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени  и в пространстве в целях общественного  использования и хранения.

Одной из важнейших функций  любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками [28].

К документам по личному  составу, имеющим долговременный срок хранения,  относятся:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников [24].

Так  как  для исследования были выбраны конкретные виды документов по личному составу, введем их описание: 
Приказы по личному составу – по ним оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора [23]. 
          Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. 
Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе “основание” указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения. 
При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги [14]. 
           По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ). 
          Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса “л/с”. Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б “Перечня документов с указанием сроков хранения”). 
В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к…) и формируются в отдельное дело.

Автобиография (от гр. аutos-сам, bios– жизнь, grapho - пишу) – это описание своей жизни [7].

В канцелярском делопроизводстве (в  советской традиции) автобиографией называется жизнеописание какого-либо лица, которое составлено им самим в виде документа, являющегося составной частью личного дела. Автобиография может использоваться при составлении психологической характеристики работника, изучении его жизненного пути и личностных качеств: стиль изложения, акценты на тех или иных сторонах жизни, помогают судить о различных психологических особенностях человека. Главным достоинством автобиографии являются основные факты трудовой и общественной деятельности, позволяющие представить и оценить жизненный путь человека. Поэтому автобиографию нередко используют в процессе отбора кадров [7].

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.Личная карточка работника –это (форма N Т-2) [14].

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1); паспорта или иного  документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего  трудовой стаж; страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для  военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа  об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний - при  поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов [15].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2: ОСОБЕННОСТИ  ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

2.1 Приказы по личному составу

• Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия [12].

Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников  предприятия оформляются приказами  по личному составу. Приказы по личному  составу группируются в отдельное  дело и имеют самостоятельную  нумерацию с добавлением индекса  «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации. Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны [23]. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса, соответствующая причине увольнения. Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия. Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по личному составу хранятся 75 лет [23].