Документы по личному составу

Содержание:

1. Введение.
2. Документы по личному составу.
3. Перечень документов. Особенности этих документов.
4. Виды документов по личному составу.
5. Особенности приказа по личному составу.
6. Выписка из приказа по личному составу.
7. Заявление.
8. Трудовой контракт.
9. Трудовая книжка.
10. Личное дело.
11. Автобиография.
12. Резюме.
13. Характеристика.
14. Личный листок по учету кадров.
15. Анкета.
16. Личная карточка.
17. Список использованных источников.

 

 

 

 

 

Введение.

Архив документов по личному составу занимает особое место в системе архивных учреждений. В нем хранятся документы, которые  необходимы для пенсионного обеспечения  и получения льгот и компенсаций  в соответствии с законодательством  Российской Федерации. Прежде всего, это  документы, подтверждающие стаж и заработную плату граждан: приказы по личному  составу, расчетные ведомости, лицевые  счета, личные карточки, трудовые договоры, личные дела. В основном это документы  ликвидированных организаций, не имеющих  правопреемников и вышестоящей  организации. В архивных фондах имеются  также и другие виды личных документов, например, аттестаты об образовании, трудовые книжки, свидетельства о  рождении, книжки о членстве в различных  обществах.    

  Документы по личному составу – это источник для генеалогических, биографических исследований. В этих документах заключена жизнь людей и отражаются определенные исторические этапы общества. Именно в этих документах сохраняется память о каждом конкретном человеке. Поэтому, несмотря на 75-летний срок хранения документов по личному составу, архивом проводится и предусматривается в дальнейшем проводить работу по переводу части документов по личному составу в категорию постоянного хранения.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного  улучшения его состава можно  решать только при наличии совершенной  системы информационного обеспечения  работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется  на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической  информации, позволяющие кодировать анкетно - биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в  кадровых службах. Под обобщающими  понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия  и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно - статистические, организационно - распорядительные.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Документы по личному составу.

Документы по личному  составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость  документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в  письменной форме; прием на работу оформляется  приказом администрации предприятия  и т.д.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно - распорядительных документов.

Помимо нормативно - методических документов по вопросам составления  и оформления кадровой документации, специалисты - практики должны учитывать  требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В "Основных правилах работы ведомственных архивов" излагается порядок составления и утверждения  номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования".

Нормативно - справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения".

Законодательные акты и нормативно - методические документы по ведению  кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий  всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия  является документирование трудовых правоотношений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Перечень документов. Особенности этих документов.

2.1 Виды документов по личному составу.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно  понимается:

- прием, перевод и увольнение работников;

- предоставление отпусков;

- командирование.

При приеме на работу фиксируются  основные анкетно - биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно - биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при  оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается  без предъявления трудовой книжки и  паспорта. Для военнообязанных предусмотрено  предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно  трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу  фиксирует сведения о кадрах:

1. прием на работу;
2. перемещение по работе;
3. увольнение с работы;
4. установление должностных окладов;
5. отпуска;
6. командировки;
7. изменение фамилии;
8. поощрения;
9. взыскания и т.д.

2.2 Особенности приказа по личному составу. 

Приказы по личному составу  оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному  составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому  кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ  ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают. При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в  инструкции).

• Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.
• Заглавие - "По личному составу".
• Констатирующей части в приказе может не быть.
• Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.
• Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).
• В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
• При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.
• Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
• Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
• К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
• Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
• Приказы вступают в силу с момента их подписания.
• Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 10 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.
• Нумеруются приказы в течение календарного года.
• Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
• Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
• Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа  по личному составу:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа;
4. место составления;
5. дата, номер;
6. заголовок;
7. текст;
8. подпись;
9. визы;
10. подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;
11. отметка о направлении в дело.

2.3 Выписка из  приказа по личному составу.

Выписка из приказа  по личному составу - это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

1. наименование министерства или ведомства;
2. наименование организации;
3. выписка из приказа;
4. дата и номер подлинного документа;
5. место составления;
6. заголовок;
7. констатирующая часть текста;
8. распорядительная часть (необходимый пункт);
9. подпись;
10. заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

1. слово "Верно";
2. наименование должности сотрудника, заверившего выписку;
3. дата заверительной надписи.

Следующим видом документа  по личному составу является заявление.

 

 

 

2.4 Заявление.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

1. Пишется от руки в произвольной форме.
2. На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

1. название вида документа;
2. дата;
3. адресат;
4. от кого направлено;
5. текст;
6. подпись.