Особенности оформления документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической хоровой капеллы имени С.

-левое поле не менее  20 мм;

-правое -10;

-верхнее - 20;

-нижнее - 20 мм.

Приказ изготовлен на бумаге белого цвета.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в магнитогорскую государственную академическую  капеллу им. С.Г. Эйдинова составляется по унифицированной форме Т-1 ОКУД.

• Документ полностью соответствует унифицированной форме и содержит реквизиты, такие как: наименование организации,
• Код формы документа,
• Наименование вида документа,
• Дату документа,
• Регистрационный номер документа,
• Заголовок к тексту,  текст документа,
• Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на основании которого составлен приказ,
• Подпись,
• Визу ознакомления,
• Отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Все реквизиты приказа располагаются на местах, отведенных им формой Т-1, нарушений в ее заполнении нет. Текст документа полный, не содержит грамматических ошибок.

Итак,  документ «Приказ  о приеме на работу» составлен верно, нареканий нет.

2.4.2 Анализ автобиографии и личной карточки сотрудников хоровой капеллы

Автобиография И.Р.Галимзянова [Приложение 6]

Автобиография составлена собственноручно,  в произвольной форме на бланке формата  А4 белого цвета , предоставленном организацией.

Бланк содержит :

• Наименование вида документа,
• Поле для текста автобиографии, место для подписи,
• Место для даты документа,
• Требования к информации, предоставляемой заполнителем.

Поля документа соответствуют  нормам:

-20 мм - левое;

-10 мм - правое;

-20 мм - верхнее;

-20 мм - нижнее.

Текст автобиографии содержит :

1.  Год и место рождения, социальное происхождение, гражданство.

2.  Когда и в каких учебных заведениях учился, какое получил образование и специальность.

3.  С какого времени начал работать самостоятельно; причины  перерывов в работе и перехода с одной на другую.

Итак, все реквизиты соблюдены  и оформлены без малейших нареканий. Текст автобиографии содержит все  затребованные работодателем данные. Документ оформлен правильно.

Теперь рассмотрим второй документ этого же вида:

Автобиография В.В.Рязанцева [Приложение 7]

Автобиография составлена собственноручно,  в произвольной форме на бланке формата  А4 белого цвета, предоставленном организацией.

Бланк содержит :

• Наименование вида документа,
• Поле для текста автобиографии, место для подписи,
• Место для даты документа,
• Требования к информации, предоставляемой заполнителем.

Поля документа соответствуют  нормам:

-20 мм - левое;

-10 мм - правое;

-20 мм - верхнее;

-20 мм - нижнее.

Текст автобиографии содержит :

1.  Год и место рождения, социальное происхождение, гражданство.

2.  Когда и в каких учебных заведениях учился, какое получил образование и специальность.

3.  С какого времени начал работать самостоятельно; причины  перерывов в работе и перехода с одной на другую.

Все сведения о себе автором документа  излагались от первого лица в хронологической  последовательности (с указанием  месяца и года) и таким образом, чтобы получить представление о  жизни, квалификации и общественной деятельности автора автобиографии.

Реквизиты:

• Наименование вида документа,
• Фамилия, имя, отчество автора,
• Подпись,
• Дата.

Ошибки: дата составления  документа оформлена не верно.

Все реквизиты заполнены верно, текст автобиографии полный и легкочитаемый.  Информация в тексте полная. Текст не содержит грамматических ошибок.

Итак, автобиография оформлена  правильно.

И, наконец, рассмотрим анализ личной карточки работника:

Личная карточка работника(В.В. Рязанцева) [Приложение 8]

Личные карточки работников в организации оформляются в  соответствии с унифицированной  формой Т-2. Личная карточка оформляется  на листах формата А4 белого цвета. Документ заполнен делопроизводителем Капеллы на основании: приказа о приеме на работу, паспорта, трудовой книжки и других документов.

Поля документа соответствуют  ГОСТу Р6. 30- 2003:

-левое поле не менее  20 мм;

-правое -10;

-верхнее - 20;

-нижнее - 20 мм.

Личная карточка оформлена  на 4 страницах(2 листах). И состоит  из 11 разделов:

1. Общие сведения,
2. Сведения о воинском учете,
3. Прием на работу и переводы на другую работу,
4. Аттестация,
5. Повышение квалификации,
6. Профессиональная переподготовка,
7. Награды(поощрения), почетные звания,
8. Отпуск,
9. Социальные льготы,
10. Дополнительные сведения,
11. Основание прекращения трудового договора(увольнения).

Личная карточка работника заполнена в соответствии с требованиями формы Т-2, данные полные и достаточные. В личной карточке заполнены все поля, имеющие отношение к конкретному работнику. не заполненными остались поля: аттестация, повышение квалификации, проф. переподготовка, награды, соц.льготы, доп. сведения. В общих сведениях не заполнены: сведения о послевузовском образовании, стаже работы.

Благодаря личной карточке можно узнать все необходимые  сведения о работнике. Например, воинское звание, категорию запаса, профиль, ВУС, Категорию годности к военной  службе- из раздела 2 карточки.

Из личной карточки также  можно получить сведения о том, что  работник был уволен в соответствии с приказом 17 л/с от 23 августа 2010 года, по собственному желанию.

Подведем итог исследований: все 3 вида изученных нами документов оформляются правильно, 2 из них(приказы и личные карточки) оформляются при помощи унифицированных форм. Для автобиографий в организации существует свой собственный бланк, содержащий все необходимые реквизиты. Таким образом к оформлению исследованных документов нареканий не возникло.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, по результатам проведенного исследования, можно сделать вывод  о том, что унифицированные формы оформления документов по личному составу широко применяются в организациях.

В Магнитогорской государственной академической капелле им. С.Г. Эйдинова документооборот в группе личной документации построен очень грамотно. В изученных документах соблюдаются все необходимые реквизиты, в большей часть документов их расположение и оформление полностью соответствует всем требованиям ГОСТ Р6.30-2003.

 В организации активно  используются унифицированные формы, что, в свою очередь, облегчает и ускоряет процесс делопроизводства, значительно сокращает количество недочетов и ошибок в составлении документов, а также повышает уровень и делает процесс делопроизводства современным и универсальным. Благодаря такому способу организации и оформления документов облегчается поиск интересующей информации в документах, что является немаловажным параметром при оценке структуры документооборота в организации.

В Капелле при оформлении личных документов сотрудников соблюдаются  требования ГОСТа Р6.30-2003, что не только свидетельствует о профессиональной грамотности делопроизводителя организации, но и помогает сохранять юридическую силу документов.

Таким образом, можно утверждать, что документация по личному составу в Магнитогорской государственной академической капелле организована на высшем уровне. Все документы этой группы оформляются грамотно, доступно, соблюдаются требования к оформлению документов, информация в них легка для восприятия, и поиск ее не вызывает затруднений.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автобиография [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.nuru.ru/delo/024.htm
2. Баскаков М. И. «Делопроизводство. Конспект лекций». Изд-во: Феникс, 2010. - 192 с.
3. Бланкер.ру [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://blanker.ru/doc/lichnaya-kartochka-t-2
4. В помощь бухгалтеру [Электрон. ресурс]. Режим доступа : http://mvf.klerk.ru/blank/t01.htm
5. В помощь бухгалтеру [Электрон. ресурс] Личная карточка работника. Режим доступа: http://mvf.klerk.ru/blank/t02.htm
6. Верховцев А.В. «Делопроизводство в кадровой службе», Изд-во: Инфра-М, 2004. - 240 с.

7. Галахов В. В, Корнеев И. К. «Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов» Под ред. И. К. Кореева, В. А. Кудряева. 3-е изд., перераб. и доп., Изд-во: ПРОСПЕКТ, 2010. - 480 с.

8. Глоссарий.ру [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.glossary.ru/cgi-bin/gl_sch2.cgi?R0pLo,t:l!klrg
9. ГОСТ Р6.30-2003 [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml
10. Делопроизводство плюс [Электрон. ресурс] Унифицированные формы. Режим доступа: http://delpro.narod.ru/unifor.html
11. Делопроизводство [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://working-papers.ru/licnie-dokumentu.html
12. Делопресс [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.delo-press.ru/magazines/staff/issue/2006/8/1343/
13. Загадки формы Т-8 [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=005150
14. Как написать заявление [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://svatovo.ws/zayavlenie.html
15. Кадры в порядке [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.hr-ok.ru/content/100prikazov/
16. Кадровые вопросы [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.bizneshaus.ru/blank.html
17. Кадровые решения [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.ekadroff.ru/doki_t
18. Кадровые решения. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению. [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.profiz.ru/kr/2_2003/doc_lichn_sost

19. Кирсанова М. В, Аксенов Ю. М. «Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие». Изд-во: Инфа-М, Сибирское соглашение, 2008. - 296 с.

20. Культура и искусство [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.magweb.ru/history/theme/396.html
21. Личные документы [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.pravcons.ru/blankkd3.php
22. Открытый урок Документы по личному составу [Электрон. ресурс] . Режим доступа: http://festival.1september.ru/articles/569185/
23. Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере.  ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ИХ ОСНОВНЫЕ ВИДЫ. [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.libsib.ru/deloprozvodstvo/organizatsiya-raboti-s-dokumentami-deloproizvodstvo-na-kompiutere
24. Приказы [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.ksoft.ru/form_t8.htm
25. Пустозерова В. М. «Оформление и ведение трудовых книжек. Что делать с трудовой книжкой в 2009 году», Изд-во: Обучение,            2009. - 64 с.
26. Состав документов кадровой службы по движению персонала [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.hr100.ru/wmc/info/article/article09/?id=1165861662
27. Т-2 [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://mvf.klerk.ru/blank/t02.htm
28. Табель унифицированных форм документов по личному составу [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=730
29. Чуковенков А. Ю, Янковая В. Ф. «Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р6.30-2003», Изд-во: Велби, 2005. - 216 с.
30. Тochka.net –документы [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://job.tochka.net/resources-article-avtobiografiya-4
31. HR-портал [Электрон. ресурс]. Режим доступа: http://www.hr-portal.ru/pages/fd/t2.php