Документы по личному составу

 

2. Документы по личному составу  (45 - 75 лет хранения):

• приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
• журналы регистрации приказов по личному составу
• штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
• личные дела работников
• личные карточки форма Т-2
• трудовые договоры с физическими лицами
• журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
• лицевые счета работников
• расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
• сведения о совокупном доходе работника за год
• индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
• списки работников на производстве с вредными условиями труда
• табели и наряды работников вредных профессий
• акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
• акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - хранить постоянно.
• и другие документы

 

3. Документы временного срока хранения (5 - 10 лет хранения)

• приказы на отпуска и командировки
• приказы по административно-хозяйственной деятельности
• договоры с юридическими лицами
• документы по госзакупкам
• акты о приеме выполненных работ
• бухгалтерские документы
• путевые листы
• и другие документы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вариант 12. Составить резюме и личную автобиографию. Имя и сведения могут быть вымышленными.

Ответить  на вопросы:

• Что такое резюме и автобиография? Что общего и различного в этих документах?
• Из каких реквизитов состоит резюме, автобиография?
• Как составляется текст этих документов?

 

Автобиография — это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим.

 При написании автобиографии  используются речевые средства  разных стилей речи..

 

Структура написания автобиографии:

1. Фамилия, имя, отчество, дата и место рождения.
2. Информация о родителях или ближайших родственниках (ФИО, степень родства, дата рождения).
3. Полученное образование, начиная со школы и далее по возрастающей. Указывается: период обучения, название образовательного заведения и с какими результатами оно окончено. Также в данном разделе можно написать свои успехи и достижения, приобретенные в процессе обучения.
4. Трудовая деятельность. Перечисляются в хронологическом порядке (с указанием периодов) организации, в которых работал составитель автобиографии, и занимаемые в них должности. Также, если в пределах одной организации были повышения или переводы на другие должности, указывается информация о движении по карьерной лестнице с указанием дат.

Приведённые выше блоки информации являются главными, но не единственными, поскольку в  жизни человека происходят и другие важные события, помимо обучения и трудовой деятельности. В первую очередь это  изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и  т.п.).

Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к  воинской обязанности, воинских званий. Женщинам желательно отразить периоды  нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. Нелишними  будут и сведения о членстве, участии  в профсоюзных и иных общественных организациях, о выполнении общественной работы и т.д.

Информация  о поощрениях и наградах в автобиографии, как правило, раскрывается составителем более полно, чем в других документах. Если при заполнении анкеты человек  ограничен графами и вопросами, то здесь у него нет четких регуляторов. Все это допускается, поскольку рамки составления автобиографии ничем не ограничены (в отличие от резюме или анкеты).

В конце автобиографии  указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления  автобиографии, а также проставляется  подпись составителя. Автобиография  не заверяется ни подписью работника  отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Автобиография заполняется от руки разборчивым почерком, перьевой или  шариковой ручкой. Использование  зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. В автобиографии  не допускаются исправления и  помарки.

 

Резюме – это документ, который применяется соискателем при поиске работы. Резюме представляет собой краткую (на 1-2 страницы) характеристику трудовой деятельности человека, его профессиональных навыков и знаний.

Единой  стандартной формы, бланка или шаблона  резюме не существует. Резюме составляется в произвольной форме и должно содержать следующие данные:

1. Ф.И.О., год рождения (возраст), контактные телефоны (домашний и/или рабочий).
2. Цель (зачем вы обращаетесь в данную фирму, какую работу ищете).
3. Образование (в обратном хронологическом порядке, то есть начиная с последнего места учебы) по схеме:

• дата начала учебы - дата окончания учебы;

• название учебного заведения, факультет, специальность;
• присвоенная квалификация.

4. Опыт работы (в обратном хронологическом порядке, то есть начиная с последнего места работы) по схеме:

• дата начала работы - дата окончания работы;
• название фирмы, ее сфера деятельности;
• название вашей должности, количество подчиненных (если были);
• описание Ваших должностных функций, уровень ответственности и полномочий;
• примеры конкретных достижений.

5. Дополнительное образование - курсы, семинары, тренинги, стажировки (по приведенной выше схеме).

6. Дополнительные навыки (ПК, степень владения иностранными языками, наличие а/м, водительских прав, машинопись, другое).
7. Ваши преимущества (укажите несколько своих личностных черт, которые отличают Вас от других и помогают Вам достигать нужных результатов в работе).

 

Основные  требования и правила составления (написания) резюме.

Стиль написания резюме:

• краткость;
• конкретность;
• активность (никогда не пишите участвовал, оказывал помощь и т.п. Это позволяет думать, что Вы лишь оказывали разовые услуги);
• честность.

 Избегайте  использовать местоимение я. 

 

Необходимо быть предельно конкретным в выборе формулировок

 Не следует  писать:

• занимался обучением;
• помогал уменьшить ошибки;
• быстро усваиваю новые знания.

 Пишите:

• обучил двух новых служащих;
• сократил ошибки на 15%, чем сэкономил фирме $50 000;
• освоил новые процедуры в рекордно короткий срок - за две недели.

 

Не будьте многословны и избегайте  пассивных форм

 Не следует  писать:

• отвечал за выполнение;
• находил применение следующим возможностям;
• нес ответственность за.

 Пишите:

• выполнил;
• эффективно использовал;
• отвечал за.

 

Предпочитайте позитивную информацию негативной

 Не следует  писать:

• улаживал жалобы на;
• препятствовал снижению доли продаж;
• перешел с должности.

 Пишите:

• помогал клиентам в;
• повысил потенциал продукта на рынке;
• продвинулся на должность.

 

Концентрируйте внимание на Ваших  достижениях 

 Не следует  писать:

• проработал там три года;
• выполнял дополнительную работу.

 Пишите:

• получил повышение в должности и два повышения оплаты;
• всегда выполнял работу в срок.

 

В общем автобиография в своем классическом варианте отличается от резюме именно полнотой информации и менее строгим объемом, а так же стилем изложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников и литературы

 

1. Методические рекомендации  "Документы  по личному составу: общая классификация, экспертиза ценности, научное описание, особенности передачи на государственное  хранение"
2. Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу.
3. Методические указания о порядке подготовки и сдачи документальных материалов по личному составу в объединенный архив.
4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
5. Закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Свод законов РФ 2004, № 43.
6. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006)
7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
9. http://www.domkadrov.ru
10. http://obrazec-rezume.ru/
11. blanker.ru/doc/autobiography