Система керування документацією в Україні

Міністерство освіти і науки України

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Гуманітарний інститут

Кафедра українознавства

_______________

                                                                                                                                                                 дата захисту

СИСТЕМА КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В УКРАЇНІ

Науковий керівник:

старший викладач

кафедри українознавства

Барабаш Світлана Миколаївна

Київ 2010

ЗМІСТ

СПИСОК УМОВНИХ СОКРОЧЕНЬ…………………………..………       3

ВСТУП……………………………………………………………………..         4

РОЗДІЛ 1. ЗАКОНОДАВЧО-НОРМАТИВНА БАЗА КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В УКРАЇНІ………………………………………..        6

      1.1. Основа складання документування в Україні………………..         6

      1.2. Основні функції керування документацією……………….....         9

РОЗДІЛ 2. КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ..     13

      2.1. Сучасний рівень розвитку документаційного процесу…..….        13

      2.2. Управління документацією  в організації………....…….…...        22

ВИСНОВКИ..................................................................................................        29

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ.................................................        31

СПИСОК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ

КДП                     –  керування документацій ним процесом;

ТК                        –  Технічний комітет;

КД                        –  керування документацією;

УНДІАСД            – Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства;

СОТ                      –  світова організація торгівлі;

ДКУД                   –  Державний класифікатор управлінської документації;

ISO                        –  International Organization for Standardization (Міжнародна організація по стандартизації);

ВСТУП

Актуальність дослідження. У кожної держави керування документацією (КД) є основною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 % інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.

      Мета дослідження – дослідити процес керування документацією в Україні.

     Об’єкт дослідження – організація керування документацією в Україні.

     Предмет дослідження – історія, законодавство та теоретичні основи й технологія керування документацією в Україні.

     Завдання дослідження:

–        проаналізувати зміст основних понять сфери КД та зіставити їх зі сукупністю та трактуванням термінів вітчизняної теорії і практики організації створення й функціонування службових документів;

–        простежити історію розвитку КД в Україні та визначити основні етапи цього процесу;

–        охарактеризувати технологію КД, нормативні та теоретичні засади її реалізації в Україні;

– визначити перспективні напрями застосування міжнародного досвіду з КД в Україні.

Методи дослідження. Під час дослідження використовувались загальнонаукові методи: історичний, порівняльний, проблемно-хронологічний, поняттєвий та системного аналізу.

Структура роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел, додатків. Список використаних джерел становить 22 позицій. Обсяг основного тексту – 23  сторінок, повний обсяг роботи – 32 сторінок.

РОЗДІЛ 1

ЗАКОНОДАВЧО-НОРМАТИВНА БАЗА КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В УКРАЇНІ

1.1.           Основа складання документування в Україні

      Сучасний рівень розвитку документаційної сфери потребує оперативного освоєння світового досвіду для формування системи керування документаційними процесами в Україні. Досвід створення Міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” розкритий у статті І. Є. Антоненко [1, с. 172] , а також у монографії    В. В. Бездрабко [2,  с. 1].

Упровадженню в Україні системи керування документацією сприяє національний стандарт ДСТУ 4423-2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”, підготовлений на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” [3]. Дана робота присвячена комплексному аналізу вітчизняного стандарту.

Стандарт розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України. Його розробники - кандидати історичних наук І. Є. Антоненко,

О. М.Загорецька та доктор історичних наук, профессор С. Г. Кулєшов (керівник розроблення).

Стандарт був схвалений та набув чинності згідно з наказом Держспоживстандарту України № 345 від 2 грудня 2005 р. Він відповідає стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” та має національні відхили.

     В основі складання документування в Україні знаходиться Закон України “Про стандартизацію” від 01.12.2005 р. Закон України “Про стандартизацію” [4] встановлює правові та організаційні засади стандартизації в Україні і спрямований на забезпечення єдиної технічної політики у цій сфері.

Стандартизація — діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар’єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву.

Нормативний документ — документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів. Цей термін охоплює такі поняття як “стандарт”, “кодекс усталеної практики” та “технічні умови". Стандарт — документ, розроблений на основі консенсусу та затверд жений уповноваженим органом, що встановлює призначені для загального і багаторазового використання правила, інструкції або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, включаючи продукцію, процеси або послуги, дотримання яких є необов’язковим. Стандарт може містити вимоги до термінології, позначок, пакування, маркування чи етикетування, які застосовуються до певної продукції, процесу чи послуги;

Закон регулює відносини, пов’язані з діяльністю у сфері стандартизації та застосуванням її результатів, і поширюється на суб’єкти господарювання незалежно від форми власності та видів діяльності, органи державної влади, а також на відповідні громадські організації. Дія цього Закону не поширюється на ядерні матеріали, фармацевтичну продукцію, стандарти медичного обслуговування, бухгалтерського обліку, освіти, а також інші соціальні стандарти, сфера дії яких встановлюється відповідними законами.

Законодавство України у сфері стандартизації складається з цього Закону та інших нормативно-правових актів, що регулюють відносини у цій сфері.

Об’єктами стандартизації є продукція, процеси та послуги, зокрема матеріали, складники, обладнання, системи, їх сумісність, правила, процедури, функції, методи чи діяльність, персонал і органи, а також вимоги до термінології, позначення, фасування, пакування, маркування, етикетування.

Метою стандартизації в Україні є забезпечення раціонального використання природних ресурсів, відповідності об’єктів стандартизації їх функціональному призначенню, інформування споживачів про якість продукції, процесів та послуг, підтримка розвитку і міжнародної конкурентоспроможності продукції та торгівлі товарами і послугами. Державна політика у сфері стандартизації базується на таких принципах:

                забезпечення участі фізичних і юридичних осіб в розробленні стандартів та вільного вибору ними видів стандартів при виробництві чи постачанні продукції, якщо інше не передбачено законодавством;

                відкритості та прозорості процедур розроблення і прийняття стандартів з урахуванням інтересів усіх заінтересованих сторін, підвищення конкурентоспроможності продукції вітчизняних виробників;

                доступності стандартів та інформації щодо них для користувачів;

                відповідності стандартів законодавству;

                адаптації до сучасних досягнень науки і техніки з урахуванням стану національної економіки;

                пріоритетності прямого впровадження в Україні міжнародних та регіональних стандартів;

                дотримання міжнародних та європейських правил і процедур стандартизації;

                участі у міжнародній (регіональній) стандартизації;

                прийняття і застосування органами стандартизації на території України Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття і застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар’єри в торгівлі, що є додатком до Маракеської угоди про заснування Світової організації торгівлі 1994 року.

Суб’єктами стандартизації є:

                центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації;

                рада стандартизації та технічного регулювання;

                технічні комітети стандартизації;

                інші суб’єкти, що займаються стандартизацією.

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації організовує, координує та провадить діяльність щодо розроблення, схвалення, прийняття, перегляду, зміни, розповсюдження національних стандартів відповідно до цього Закону і як національний орган стандартизації представляє Україну в міжнародних та регіональних організаціях із стандартизації.

   1.2. Основні функції керування документацією

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації виконує такі основні функції:

                забезпечує реалізацію державної політики у сфері стандартизації, у тому числі вживає обґрунтованих заходів для прийняття і застосування органами стандартизації на території України, а також регіональними органами стандартизації, створеними на території України, членами яких вони є, Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття і застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар’єри в торгівлі, що є додатком до Маракеської угоди про заснування Світової організації торгівлі 1994 року;

                вживає заходів щодо гармонізації розроблюваних національних стандартів з відповідними міжнародними (регіональними) стандартами;

                бере участь у розробленні і узгодженні технічних регламентів та інших нормативно-правових актів з питань стандартизації;

                встановлює правила розроблення, схвалення, прийняття, перегляду, зміни та втрати чинності національних стандартів, їх позначення, класифікації за видами та іншими ознаками, кодування та реєстрації;

                вживає заходів щодо виконання зобов’язань, зумовлених участю в міжнародних (регіональних) організаціях стандартизації;

                співпрацює у сфері стандартизації з відповідними органами інших держав;

                приймає рішення щодо створення та припинення діяльності технічних комітетів стандартизації, визначає їх повноваження та порядок створення;

                організовує надання інформаційних послуг з питань стандартизації;

                забезпечує адаптацію стандартів, процедур оцінки відповідності, процедур сертифікації та практики відповідно до сучасних досягнень науки і техніки;

                встановлює процедуру та приймає рішення щодо створення та припинення діяльності технічних комітетів стандартизації, визначає їх повноваження та порядок створення;

                забезпечує відповідність національних стандартів цьому Закону;

                встановлює символи або знаки, що засвідчують відповідність продукції національним стандартам;

                бере участь у розробленні технічних регламентів та підготовці робочої програми з технічних регламентів;

                бере участь у підготовці міжнародних і регіональних стандартів, які розробляються відповідними міжнародними та регіональними організаціями, та підготовці рекомендацій для процедур оцінки відповідності, забезпечуючи врахування інтересів України;

                співпрацює та проводить консультації з відповідними органами у сфері стандартизації інших держав, у разі потреби вживає заходів для розв’язання суперечок або скарг, які виникають;

                формує програму робіт з стандартизації та не рідше одного разу на шість місяців публікує актуалізовану програму;

                веде реєстр стандартів та документів з стандартизації;

                організовує створення і ведення національного фонду нормативних документів та Національного інформаційного центру міжнародної інформаційної мережі;