Система керування документацією в Україні

                організовує розповсюдження офіційних публікацій національних стандартів, правил усталеної практики і класифікаторів та іншої друкованої продукції стосовно прийнятих національних стандартів, стандартів та документів відповідних міжнародних та регіональних організацій стандартизації, членами яких він є чи з якими співпрацює відповідно до положень цих організацій або відповідних договорів, а також делегує ці повноваження іншим організаціям;

                забезпечує і сприяє співробітництву між виробниками, постачальниками, споживачами продукції, процесів і послуг та відповідними державними органами у сфері стандартизації.

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації може виконувати інші функції та повноваження згідно із законами України. Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації вносить подання до Кабінету Міністрів України щодо делегування повноважень стосовно організації розроблення, схвалення, прийняття, перегляду та зміни національних стандартів у галузі будівництва та промисловості будівельних матеріалів центральному органу виконавчої влади в цій сфері діяльності. Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації створює технічні комітети, на які покладаються функції з розроблення, розгляду та погодження міжнародних (регіональних) та національних стандартів. Технічні комітети стандартизації формуються з урахуванням принципу представництва всіх заінтересованих сторін. До роботи в технічних комітетах стандартизації залучаються на добровільних засадах уповноважені представники органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, суб’єктів господарювання та їх об’єднань, науково-технічних та інженерних товариств (спілок), товариств (спілок) споживачів, відповідних громадських організацій, провідні науковці і фахівці. Організаційне забезпечення діяльності технічних комітетів здійснюють їх секретаріати. Положення про технічні комітети затверджує центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації.

Технічні комітети стандартизації не можуть мати на меті одержання прибутку від своєї діяльності. Членство в технічних комітетах стандартизації є добровільним. Центральні органи виконавчої влади та організації мають право у відповідних сферах діяльності та в межах повноважень з урахуванням своїх господарських та професійних інтересів організовувати і виконувати роботи із стандартизації, зокрема:

                розробляти, схвалювати, приймати, переглядати, змінювати стандарти відповідного рівня та припиняти їх дію, встановлювати правила їх розроблення, позначення та застосування;

                представляти Україну у відповідних спеціалізованих міжнародних та регіональних організаціях стандартизації, виконувати зобов’язання, передбачені положеннями про ці організації;

                створювати і вести реєстри нормативно-правових актів та нормативних документів для забезпечення своєї діяльності та інформаційного обміну;

                видавати і розповсюджувати свої стандарти, документи спеціалізованих відповідних міжнародних та регіональних організацій стандартизації, членами яких вони є чи з якими співпрацюють на підставі положень про ці організації або відповідних договорів, а також делегувати ці повноваження іншим організаціям.

РОЗДІЛ 2

КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

2.1 Сучасний рівень розвитку документаційного процесу

     Визначним і водночас визначальним явищем в історії records management на початку ХХІ ст. стала поява міжнародного стандарту у сфері КДП – ISO 15489–2001 “Information and documentation. Records management” (“Інформація та документація. Керування документацією”). Після ухвалення делегатськими зборами Міжнародної ради архівів на ХХХV Міжнародній конференції Круглого столу архівів – СІTRA (Рейк’явік, 10–13 жовтня 2001 р.) рекомендацій до впровадження й користування ISO 15489–2001 “Інформація та документація. Керування документацією” [5], документ потрапляє до переліку міжнародних стандартів, що потребували національної гармонізації, тобто розроблення відповідної, адаптованої до умов організації діловодства на державному рівні версії, з тим, щоб міжнародний стандарт рекомендаційного характеру набув чинності як обов’язковий для вико-нання нормативний документ.

Хрестоматійним став факт, що оповідає про основу ISO 15489-2  – 2001 – національний стандарт Австралії [6]. Однією із причин розроблення останнього називають введення стандарту систем управління якістю ISO 9000. Констатація потреби «якісних документів» не супроводжувалася визначенням порядку, умов середовища їх створення та функціонування, чинників, які визначають рівень його «якості».

Тому, коли на початку 1990-х рр. Австралійська професійна спілка ке-руючих документацією виступила із пропозицією забезпечити операційну сумісність і розробити досконалу методику керування документаційними процесами, відразу знайшлися однодумці, бажаючі підтримати проект. До організаційного комітету виконавців увійшли професійні асоціації, провідні заклади фахової освіти, урядові установи тощо. У ході роботи над стандартом їх склад розширився за рахунок залучення незалежних експертів.

Результатом кількарічного вивчення національної нормативно-правової бази і міжнародного досвіду у сфері керування документаційними процесами стала поява документа. “Загальні положення” – “Обов’язки”–“Стратегія” – “Контроль”–“Експертиза цінності і розміщення документів”–“Зберігання” – такі складові частини стандарту, що унормовувалися актом на національному рівні. Загальне описання кожного напряму КДП, операційні обов’язки персоналу різного рангу у розробленні й реалізації політики в сфері діловодства, достовірне документування діяльності установ, аналіз забезпечення повноти реалізації функцій і напрямів діяльності організацій, проведення експертизи цінності документів, упорядковане зберігання документів із метою користування ними у подальшому – ці та інші концепти наповнили зміст стандарту, вигідно вирізнивши його з-поміж інших, і запропонували модель керування документаційними процесами у визна-чених межах.

Його прогресивність була відзначена Міжнародною радою зі стандартизації, що підтверджувалося бажанням поважної інституції уподібнити модифікований варіант AS 4390 на міжнародному рівні. Наступним кроком розроблення міжнародного стандарту з КДП із посиланням на досвід австралійських колег було заснування спеціального підкомітету Технічного комітету (далі – ТК) 46/ ПК 11 ISO, котрий мав узгодити дискусійні моменти, пов’язані з упровадженням стандарту, зокрема питання меж сфери застосування, термінології, користувачів, структури тощо. У результаті тривалих консультацій учасники ТК 46 / ПК 11 ISO ухвалили такі:

1) відсутність архівної ланки у схемі КДП;

2) рекомендаційний характер стандарту у зв’язку із відсутністю механізмів його провадження;

3) укрупнення структурних одиниць.

Підкомітет розробив також методичні вказівки, які давали відповідь на питання: “Яким чином здійснювати керування документаційними процесами?”. Особливу увагу автори приділили докладному технологічному опису розроблення і впровадження систем ведення документації, інструментарію здійснення класифікування діяльності установи, укладання переліків документів зі строками зберігання, класифікації забезпечення збереженості та доступу, словниковому контролю, а також засобам, методам відбирання, реєстрування, класифікації документів, визначення рівнів доступу і забезпечення збереженості, передавання документів на зберігання, проведення експертизи цінності документів, їх пошуку та користування ними.

Обговорення проекту майбутнього стандарту викликало низку цікавих пропозицій від країн-учасниць розробки. Деякі із них, з огляду на доцільність і універсальність зауваження і побажання, були втілені у форму і відбилися у змістові документа. Отже, акумулювавши передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією, ISO 15489-1 –2001 “Information and documentation. Records management” [7] (чинний від 15 вересня 2001 р.) регламентував керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов’язані документувати інформацію та користуватися документами. Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001.

Структурно ISO 15489–2001 складається з двох частин: частина перша – Загальні положення (керування документаційними процесами), частина друга – Практичне керівництво (з КДП). Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документацією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватних осіб, зобов’язаних створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування попередньої частини стандарту. У першій частині стандарту “Загальні положення” містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи. Тут же обґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування. Визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т. ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КДП, перспективи їх розвитку, викладено вимоги до документування процесів КДП, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КДП. Також визначається відповідальність установ за створювані документи та раціональну роботу з ними. У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і т. д.), зазначених у першій частині стандарту, з їх описом, що допомагають забезпечувати керування документацією.

Творення ISO 15489–2001 [5] – яскравий приклад узагальнення часткового ви-падку, ґрунтованого на серйозних залежностях один від одного – досвіду однієї країни у сфері роботи з документами і здобутків світової спільноти. Організація технологічних циклів КДП у різних країнах має специфіку, що зумовлено історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це викликало загальний характер рубрикації та формульованих норм ISO. Проте, маємо визнати, що завдяки попереднім зусиллям низки міжнародних організацій (Міжнародна рада архівів, ЮНЕСКО (програма RAMP), Міжнародна рада з керування документацією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації тощо) керуванню документаційними процесами упродовж другої половини ХХ ст. надано загальні риси, що сприяло швидшому просуванню проекту ISO.

Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у різних галузях економіки, проте, він може мати місце, наприклад, у роботі з науково-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов’язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в де-яких країнах поняття “керування документаційними процессами” охоплює й керування архівними документаційними процесами. З огляду на зміст стандарту, під “керуванням документаційними процессами” розуміють:

1) керування континуумом документів (континуум документів (record con­tinuum)) – графічною і теоретичною моделлю, що охоплює послідовний і взаємо-пов’язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документацією, її створення і до зберігання та користування документами в архіві. Режимом роботи з документацією називається система правил створення і зберігання документів певної сфери, починаючи від проектування системи роботи з документацією і до передачі в архів чи знищення документа;

2) забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів;

3) створення повної, точної, достовірної, придатної для користування документації, що відображає діяльність установи;

4) керування документаційними процесами як цінним майном і інформацій-ними ресурсами;

5) підвищення ефективності, раціоналізація керування документацією, діяльності установи шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією.

     Після набуття чинності ISO 15489-1 –2001 [7] у багатьох країнах Європи, Азії, Америки до групи нормативних документів з інформації та документації ввійшли національні аналоги міжнародного узагальнюючого нормативного документа у сфері керування документацією ISO 15489–2001 [6]. Випадки копіткої адаптації загальних інтернаціональних положень у сфері КДП до конкретних національних умов його застосування, зокрема щодо технологій реалізації, засвідчили зворотній напрям дій фахівців на державному рівні: від міжнародного до національного. Так, упродовж     2000-х рр. задля вищої ефективності функціонування стандарту уповно-важений орган із питань стандартизації Великої Британії – British Standard Institu­tion підготував серію посібників, присвячених тлумаченню й деталізації окремих його положень. З метою пристосування спеціальної термінології ISO 15489–2001 [7] до традицій уживання понятійно-категоріального апарату КДП провідні галузеві інституції різних країн розробили спеціальні термінологічні словники чи доповнили текст документа додатковими супутніми роз’ясненнями, як це трапилося, наприклад, у Латвії.

Стрімка реорганізація діловодства в Україні останнього десятиліття, викликана процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, змусила уважніше вивчати міжнародний досвід із керування документацією. Закономірним і неминучим кроком у цьому напрямі стало студіювання ISO 15489–2001 “Information and documentation. Records management” [5], з’ясування можливостей його застосування, шляхів упровадження. Систематична робота групи розробників над проектом модифікованої версії ISO 15489–2001 відбилася на тому, що вперше в історії вітчизняних термінологічних стандартів у тезаурус ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” [8] увійшло поняття “керування документацією”. Згідно зі стандартом керування документацією тлумачиться як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання та функціонування службових документів.